Підприємство скерувало директора у відрядження до Мадрида, придбало квитки на літак в обидва кінці, переказало на картку кошти на відрядження. Але з пів дороги довелося повернутися, бо в Мадриді запровадили карантин. Як відшкодувати витрати на відрядження?
Відшкодування витрат на відрядження і віднесення до витрат
Позаяк витрати на придбання підприємством квитків фактично понесені, підприємство відносить їх до складу витрат у загальному порядку.
А витрати, здійснені директором у перерваному відрядженні (на придбання квитка з пів дороги в Україну), а також добові витрати за фактичні дні відрядження мають бути відшкодовані йому, за умови що директор відзвітує про ці витрати, подавши авансовий звіт, долучить до нього документи, які підтверджують понесені витрати.
Тому що ці витрати понесені не з власної примхи директора (працівника підприємства), а пов'язані з відрядженням. А згідно зі ст. 121 КЗпП, працівники мають право на відшкодування витрат і одержання інших компенсацій у зв'язку зі службовими відрядженнями.
Позаяк ці витрати будуть відшкодовані, їх відносять до складу витрат у загальному порядку.
Iстотний аспект: директор може не мати документів, які підтверджують, що рейс, яким він добирався до місця відрядження, на пів дорозі завернули у зв'язку з карантином. Тоді, на наш погляд, підтвердженням може бути письмове пояснення директора, додане до авансового звіту, де він описує цю ситуацію, а також посилання на повідомлення в ЗМI, в Iнтернеті про запровадження карантинних обмежень.
Запитання — відповідь
Якщо виданий працівникові на відрядження аванс не покриватиме витрат на придбання квитка і добові, то в який строк підприємство має остаточно розрахуватися з працівником за понесені у відрядженні витрати?
Чинним законодавством цей строк не визначено. Тож він має визначатися внутрішніми документами підприємства. Наприклад, колективним договором, положенням про відрядження тощо.
Суму заборгованості підприємства перед працівником за понесеними у відрядженні витратами відображають на кредиті субрахунку 372.
Чи потрібно оподатковувати податком на доходи фізосіб і військовим збором відшкодовані директору витрати на придбання квитка, на виплату добових?
Не оподатковуються відшкодовані підприємством працівникові (директору) витрати на відрядження, які відповідають вимогам, установленим пп. 170.9.1 ПКУ. Якщо витрати не відповідають таким вимогам, їх слід включити до складу оподатковуваного доходу працівника й утримати податок на доходи фізосіб (18%) та військовий збір (1,5%).
Витрати на придбання директором квитка, аби долетіти з пів дороги в Україну
Не є доходом платника податку — фізособи, яка перебуває у трудових відносинах зі своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, сума відшкодованих йому в установленому законодавством порядку витрат на відрядження у межах фактичних витрат, а саме на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті) (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ).
Далі в пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ сказано, що зазначені витрати не є об'єктом оподаткування лише за наявності підтвердних документів — у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі B, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі на чартерні рейси.
У цій нормі пишуть про витрати до місця відрядження і назад з місця відрядження. А в ситуації, яку ми розглядаємо, працівник не дістався до місця відрядження і придбав квиток не від місця відрядження, а з іншого місця. Тому формально вимоги пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ не виконані. Це означає, що суму відшкодування працівникові (директору) вартості квитка слід включити до складу оподатковуваного доходу працівника й утримати податок на доходи фізосіб (18%) та військовий збір (1,5%).
Причому для утримання податку на доходи базу оподаткування треба збільшити на «натуральний» коефіцієнт згідно з п. 164.5 ПКУ. Для утримання військового збору збільшувати базу оподаткування на «натуральний» коефіцієнт не потрібно, тому що це не передбачено ПКУ.
Припускаємо, що податкова саме так трактуватиме наведену норму ПКУ. Хоча тут може бути й інше розуміння — по суті, а не за формою. По суті, працівник скеровувався у відрядження, і за об'єктивними обставинами воно не відбулося.
Тому вартість відшкодованого йому підприємством квитка ніяк не може бути його доходом. Якби працівник не купив квитка, він би залишився за кордоном і не потрапив би додому, в Україну. То невже можливість повернутися додому призводить до оподаткування?
Для уникнення непорозумінь із податковою рекомендуємо отримати з цього питання індивідуальну податкову консультацію.
Добові витрати
У підпункті «а» пп. 170.9.1 ПКУ зазначено, що не включаються до оподатковуваного доходу добові в розмірі не вище ніж 80 євро за кожен день відрядження за курсом НБУ на такий день.
Далі в цьому пункті сказано, що сума добових у разі відрядження до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), визначається згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (позначок прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Як ми з'ясували вище, до місця відрядження працівник так і не дістався. Формально було «напіввідрядження». У ситуації, яку ми розглядаємо, не було позначок прикордонних служб у паспорті про перетин кордону. Є лише квитки в один кінець і назад.
Очевидно, що податкова може розцінити це як відсутність достатнього документального підтвердження. А тому для уникнення непорозумінь може бути доречним включити суму добових до оподатковуваного доходу працівника (зі збільшенням на «натуральний» коефіцієнт для утримання податку на доходи фізосіб). Особливості оподаткування такі самі, як ми зазначили вище для оподаткування відшкодованих витрат на придбання квитка.
Хоча з цього питання можна отримати індивідуальну податкову консультацію. Можливо, податкова буде не настільки суворою і не побачить необхідності в оподаткуванні добових.
Податківці — про оподаткування добових
...якщо сума добових для відрядження за кордон, яка розрахована відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу, виплачена у національній валюті України (гривні) і внаслідок коливання обмінного курсу валют збільшується сума таких добових, то різницю між виданими добовими та добовими, розрахованими з урахуванням цих коливань, слід розглядати як надміру витрачені кошти, що підлягають поверненню працівником до каси товариства або зарахуванню їх на відповідний рахунок підприємства. У разі неповернення таких коштів у встановлені законодавством строки їх сума включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку з відповідним оподаткуванням.
Крім того, оподаткуванню підлягає уся сума добових у разі відсутності відповідних підтвердних документів.
Олександр ЗОЛОТУХІН, «Дебет-Кредит»