Як обліковується та документально оформлюється використання підприємством майна працівника (ноутбук, принтер, телефон, інше майно, МШП, матеріали)?
Оренда
Договір оренди (найму) майна регулюється главою 58 ЦКУ. При цьому договір оренди транспортного засобу за участю фізособи підлягає нотаріальному посвідченню (ст. 799 ЦКУ). Договори оренди іншого рухомого майна (зокрема, оргтехніки) обов'язковому нотаріальному посвідченню не підлягають.
За договором найму (оренди) наймодавець (працівник) передає або зобов'язується передати наймачеві майно у користування за плату на певний строк. Безпосередньо передача майна від працівника підприємству в оренду оформлюється актом приймання-передачі.
Позичка
За договором позички одна сторона (позичкодавець) безоплатно передає або зобов'язується передати другій стороні (користувачеві) річ для користування протягом встановленого строку. Фактично це є безоплатним договором оренди. Його правовому регулюванню присвячена глава 60 ЦКУ.
Позаяк договір позички є безоплатним, то відповідно у працівника, який надає роботодавцю таке майно у користування, не виникає оподатковуваного доходу (а у підприємства — витрат). При цьому підприємство, як і за договором оренди, може нести витрати на обслуговування та утримання такого майна.
Як і у випадку оренди, укладаються відповідний договір та акт приймання-передачі майна.
Зверніть увагу, що як за договором оренди, так і за договором позички користувачем майна є підприємство, тож працівник може використовувати таке майно лише для потреб підприємства і не може використовувати його для власних потреб.
Бухгалтерський облік
Як за договором позички, так і за договором оренди вартість відповідного об'єкта підприємство-отримувач відображає на позабалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи». Її визначають відповідно до акта приймання-передачі.
Якщо укладено договір оренди і підприємство сплачує працівнику кошти за використання майна, то в обліку нарахування орендної плати відображається записом Д-т 23, 91-94 К-т 685. Амортизація на орендоване або отримане в позичку майно не нараховується.
Матеріали
Зверніть увагу, що як за договором позички, так і за договором оренди підприємство зобов'язане повернути працівнику саме ту річ, яку отримало. У випадку використання підприємством матеріалів працівника може бути оформлено договір позики. За таким договором одна сторона (позикодавець) передає у власність другій стороні (позичальникові) речі, визначені родовими ознаками, а позичальник зобов'язується повернути позикодавцеві таку ж кількість речей того ж роду та такої ж якості.
Відмінністю договору позики від позички є те, що предметом позики є речі, визначені родовими ознаками, а предметом позички — речі, визначені індивідуальними ознаками. Позичка завжди є безоплатною, оплатна позичка — це оренда.
У такому випадку, якщо працівнику виплачується винагорода за договором позики, вона оподатковується податком на доходи фізосіб та військовим збором (за ставками 18% та 1,5%). Якщо ж працівнику не буде повернуто таку саму кількість речей, вважаємо, що інша компенсація розглядатиметься податківцями як операція з придбання такого майна у фізособи і підлягати оподаткуванню податком на доходи фізосіб та військовим збором за договірною вартістю що вказана в акті передачі майна.
Не слід забувати відображати виплати працівнику за користування чи придбання майна у формі №1ДФ.
Отримання матеріалів відображається записом Д-т 20 К-т 685, а повернення відповідно Д-т 685 К-т 20.
ДПС — про ремонт майна працівника
<...> Відповідно до ст. 125 Кодексу законів про працю України працівники, які використовують свої інструменти для потреб підприємства, установи, організації, мають право на одержання компенсації за їх зношування (амортизацію).
Розмір і порядок виплати цієї компенсації, якщо вони не встановлені в централізованому порядку, визначаються власником або уповноваженим ним органом за погодженням із працівником. <...>
Так, згідно із пп. 168.1.1 п. 168.1 ст. 168 Кодексу податковий агент, який нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь платника податку, зобов'язаний утримувати податок і військовий збір із суми такого доходу за його рахунок, використовуючи ставку податку, визначену ст. 167 Кодексу, і ставку військового збору, встановлену пп. 1.3 п. 16-1 підр. 10 р. XX Кодексу.
Таким чином, у разі якщо юридичною особою за власний рахунок проводиться поточний або капітальний ремонт автомобіля найманого працівника, який використовується цим працівником при виконанні трудових обов'язків, то вартість такого ремонту включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податків як додаткове благо та оподатковується податком на доходи фізичних осіб та військовим збором на загальних підставах. <...>
IПК ДПСУ від 04.12.2019 р. №1706/6/99-00-04-07-03-15/IПК
Використання інструменту
Статтею 125 КЗпП передбачено, що працівники, які використовують свої інструменти для потреб підприємства, установи, організації, мають право на одержання компенсації за їх зношування (амортизацію). Розмір і порядок виплати такої компенсації, якщо їх не встановлено у централізованому порядку, визначаються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з працівником.
У такому випадку працівник пише заяву на ім'я керівника підприємства із проханням надати компенсацію за зношення інструменту, який використовується ним для виробничих потреб. До заяви також необхідно додати копії документів, які підтверджують, що інструмент належить працівникові (чек, технічний паспорт тощо). Крім того, наводиться і підтверджується вартість цього інструменту для визначення суми амортизації, яка підлягає компенсації. На підставі заяви керівник підприємства видає наказ про проведення компенсації.
Звертаємо увагу, що такий підхід може застосовуватися до основних засобів у вигляді інструментів. Тобто у разі використання ноутбуків, принтера або телефону, які належать працівникові, варто скористатися варіантом з безоплатною позичкою або орендою.
З метою оподаткування податком на доходи фізосіб компенсація працівникам за використання для потреб виробництва їхнього інструменту розцінюється як додаткове благо у вигляді суми грошового або майнового відшкодування будь-яких витрат або втрат платника податку, крім тих, які обов'язково відшкодовуються згідно із законом за рахунок бюджету або звільняються від оподаткування відповідно до розділу IV Податкового кодексу (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ), і оподатковується податком на доходи фізосіб за ставкою 18% та військовим збором за ставкою 1,5%.
Водночас виплачену працівникові компенсацію віднесено до переліку виплат, на які ЄСВ не нараховується (п. 11 розділу I Переліку №1170).
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. №435-IV.
- Перелік №1170 — Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 р. №1170.
Станіслав ГОРБОВЦОВ, «Дебет-Кредит»