Мобільний зв'язок на підприємстві

Мобільні телефони вже давно зайняли важливе місце в нашому житті. За ці роки підприємства навчилися обходити підводні камені валових, а потім податкових витрат на мобільний зв'язок, визнання права на податковий кредит з ПДВ, додаткового блага для працівників... Оператори мобільного зв'язку теж рухаються вперед і пропонують нові, більш зручні умови надання послуг зв'язку для бізнесу. Про те, які на сьогодні справи з обліком витрат на мобільний зв'язок, розповімо у статті.

У цій статті ми будемо виходити з того, що самі телефони чи смартфони підприємство придбаває самостійно, після чого надає їх працівникам для використання за призначенням. Питання оренди телефонних апаратів у працівників чи надання їх у позичку підприємству ми не розглядатимемо. Але зауважимо, що документування та облік витрат на мобільний зв'язок будуть однаковими незалежно від того, на якій підставі у діяльності підприємства використовуються телефонні апарати.

Придбання телефону

Придбати мобільний телефон чи смартфон¹ нині можна у роздрібних магазинах з продажу електроніки або ж замовити в інтернет-магазині. Щоб купівля телефону була легкою та простою, купувати його слід в українському інтернет-магазині, тому що в разі купівлі телефону в іноземному інтернет-магазині для підприємства це буде вже імпортна операція. Пересилання товарів через митний кордон України у міжнародних поштових та експрес-відправленнях регулюється главою 36 МКУ.

Якщо телефон купується за готівку чи за допомогою корпоративної картки у роздрібних пунктах продажу, проводити таку покупку слід через підзвітну особу². При цьому слід звернути увагу на ціну пристрою, що купується за готівку, — вона не повинна перевищувати 10000 грн. Як ми знаємо, готівкові розрахунки суб'єктів господарювання (далі — СГ) обмежені саме такою сумою. СГ мають право здійснювати розрахунки готівкою між собою та/або з фізособами протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами лише в межах граничних сум розрахунків готівкою, встановлених НБУ (п. 2.3 Положення №637). 10-тисячний ліміт готівкових розрахунків між СГ установлено п. 1 Постанови №210. Ця проблема знімається, якщо оплата за телефон буде здійснюватися платіжною карткою — підзвітна особа може сплатити будь-яку суму за телефон, не звертаючи уваги на цінник.

¹ Далі будемо називати всі ці пристрої просто телефонами.

² А інакше і не вийде.

При купівлі телефону в інтернет-магазині можливі варіанти оплати: готівкою при отриманні телефону (пам'ятаючи про 10 тисяч грн), корпоративною карткою або безготівковим переказом коштів з рахунку підприємства на рахунок продавця. При оплаті готівкою або карткою обов'язково слід отримати від продавця чек РРО! Тільки цей документ буде підтвердженням витрат підзвітної особи на придбання телефону, а також підставою для оприбуткування пристрою. У разі оплати шляхом переказу коштів підставою для оприбуткування телефону буде видаткова накладна продавця.

Iнколи підприємства купують телефони у фізосіб, як правило, у працівників. У цьому разі слід оформити акт закупівлі ТМЦ у фізособи, в якому навести всю необхідну інформацію щодо цієї угоди: ціну телефону, його модель, дату випуску, комплектність тощо. Такий акт складається у довільній формі, з дотриманням вимог ст. 9 Закону про бухоблік.

При виплаті фізособі коштів — як готівкою, так і шляхом банківського переказу — з них утримуються ПДФО за загальною ставкою 18% та військовий збір за ставкою 1,5%. Фізособа отримує на руки кошти в сумі договірної вартості телефону за мінусом сум ПДФО та військового збору. Сплатити до бюджету ці суми треба в день переказу коштів продавцю (пп. 168.1.2 ПКУ), а якщо платимо фізособі готівкою, то можна сплатити податки протягом трьох наступних банківських днів (пп. 168.1.4 ПКУ).

Ставку ПДФО у розмірі 5%, передбачену п. 173.1 ПКУ, можна застосувати лише у разі, якщо буде визначена оціночна вартість телефону — за нормами Закону про оцінку майна. Саме така умова міститься в абз. 2 п. 173.1 ПКУ — ставка 5% застосовується до доходу від продажу об'єкта рухомого майна, який визначається виходячи з ціни, зазначеної у договорі купівлі-продажу, але не нижче від оціночної вартості цього об'єкта, визначеної згідно із законом. Якщо немає оціночної вартості, немає можливості і визначити дохід з метою п. 173.1 ПКУ. В податковому розрахунку за формою №1ДФ за той квартал, коли була здійснена виплата коштів, цей дохід відображається з ознакою 102 — якщо застосували загальну ставку 18% та з ознакою 105 — якщо застосували ставку 5%.

У бухобліку насамперед має значення очікуваний строк корисного використання (експлуатації) телефону. Щоб телефон потрапив до лав малоцінних необоротних матеріальних активів (далі — МНМА) або ОЗ, цей строк повинен бути більшим від одного року (або операційного циклу, якщо він довший за рік). Якщо ж строк корисного використання телефону менший від одного року, то його слід обліковувати вже у складі малоцінних швидкозношуваних предметів на однойменному рахунку 22.

Водночас поряд зі строковим критерієм в бухобліку важливо зважати і на критерій малоцінності, установлений в обліковій політиці підприємства (п. 5.2 П(С)БО 7 «Основні засоби»). Як правило, платники податку на прибуток встановлюють цю межу на рівні аналогічного податкового параметра — 6000 грн без ПДВ відповідно до пп. 14.1.138 ПКУ, — так зручніше, бо виникає менше різниць при формуванні фінрезультату з метою оподаткування. Але в бухобліку можна встановлювати будь-яку вартісну межу МНМА, тож неплатники податку на прибуток не обов'язково мають орієнтуватися саме на величину 6000 грн. Телефони, що коштують менше від цієї межі, прийнятої в бухобліку, оприбутковуються як МНМА на субрахунку 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи», а ті, що більше, — як основні засоби на субрахунку 109 «Iнші основні засоби» (або рахунок 104 «Машини та обладнання») (див. приклад 1). Відповідно здійснюється і нарахування амортизації — або за методами амортизації основних засобів (п. 26 П(С)БО 7), або одним з двох методів амортизації МНМА — 50%/50% або 100% (п. 27 П(С)БО 7).

Коригування фінрезультату з метою податку на прибуток. Це стосується лише тих платників податку на прибуток, які коригують свій фінрезультат відповідно до пп. 134.1.1 ПКУ. Якщо телефон коштує понад 6000 грн, щодо нього слід вести одночасно бухгалтерський та податковий облік первісної вартості, амортизації та залишкової вартості — за правилами П(С)БО 7 та за нормами ст. 138 ПКУ. Телефони дорожчі за 6000 грн обліковують відповідно до ст. 138 ПКУ, а дешевші — включають до фінрезультату за правилами бухобліку, за одним з двох методів списання їх первісної вартості — або 50%/50%, або 100%. Податківці у листі ДФСУ від 05.02.2016 р. №2457/6/99-99-19-02-02-15 зазначають: через те що МНМА не належать до основних засобів, то різниці, які визначаються згідно зі ст. 138 ПКУ, коригування за такими активами у платника податку на прибуток не виникають.

Коригування фінрезультату на суми податкової та бухгалтерської амортизації, а також інші коригування, передбачені ст. 138 ПКУ, спричиняють заповнення додатка АМ до декларації з податку на прибуток¹. У додатку АМ відображають податкову амортизацію відповідно до ст. 138 ПКУ. Дані з додатка АМ переносять до рядка 1.2.1 додатка РI до декларації. Суму амортизації за даними бухобліку показують у рядку 1.1.1 додатка РI. Якщо в цих двох рядках будуть різні цифри, виникне різниця, яку фіксують у підсумкових рядках 01 та 02 додатка РI.

¹ Чинна наразі форма декларації затверджена наказом Мінфіну від 20.10.2015 р. №897.

А тим, хто не коригує фінрезультат, жодних коригувань робити не треба.

Право на податковий кредит з ПДВ при придбанні телефону, що буде використовуватись у діяльності, пов'язаній зі здійсненням оподатковуваних операцій, виникає на загальних підставах відповідно до ст. 198 ПКУ, за умови реєстрації податкової накладної постачальника в Єдиному реєстрі податкових накладних (п. 201.1 ПКУ) або наявності інших документів із п. 201.11 ПКУ.

Приклад 1 Підприємство придбало два мобільні телефони. Перший телефон придбано для директора в інтернет-магазині на умовах передоплати згідно з виставленим рахунком за ціною 12399,00 грн, у т. ч. ПДВ — 2066,50 грн, вартість без ПДВ — 10332,50 грн. Після оплати телефон отримано в магазині, що підтверджується видатковою накладною продавця. При оприбуткуванні телефону встановлено строк його корисного використання — 3 роки, як з метою бухобліку, так і з метою оподаткування (пам'ятаємо, що мінімальний строк використання телефону з метою оподаткування — 2 роки відповідно до пп. 138.3.3 ПКУ). Отже, щомісячна сума амортизації вартості цього телефону:10332,50 грн : 3 роки : 12 місяців = 287,01 грн.

Другий телефон придбано у роздрібній торговій точці підзвітною особою за готівку, за ціною 6900,00 грн, у т. ч. ПДВ — 1150,00 грн. Підтвердженням цієї покупки є чек РРО. Під час купівлі телефону з продавцем було узгоджено реєстрацію податкової накладної на ім'я підприємства — роботодавця підзвітної особи. Вартісна межа МНМА в обліковій політиці підприємства становить 6000,00 грн без ПДВ, а вартість МНМА списується до витрат в розмірі 100% у місяці введення в експлуатацію. Цей телефон призначається для менеджера з продажу, який займається збутом продукції підприємства. Облік описаних операцій показаний у таблиці 1.

Таблиця 1

Облік придбання мобільних телефонів

Послуги мобільного зв'язку

Документальне оформлення. Насамперед слід визначитися з умовами, на яких буде укладатись договір з оператором мобільного зв'язку. Найпоширенішими є умови придбання пакетів мобільних послуг, спеціально розроблених операторами для бізнесу, на умовах абонентської плати. Як правило, плата встановлюється за місяць, а також надання послуг зв'язку блокується при перевищенні працівником обсягу пакетних послуг і поновлюється після здійснення доплати. Утім, умови операторів можуть бути різними. Також оператори пропонують багато інших послуг саме для бізнесу, наприклад контроль витрат на мобільний зв'язок в розрізі мобільних номерів — оператор сам розподілить витрати на ті, які компенсуються підприємством, і на ті, які оплачуються самими працівниками, і виставить відповідні рахунки. Ця послуга базується на встановленні певних лімітів витрат для кожного номера.

На основі умов договору з мобільним оператором слід скласти та затвердити наказом керівника положення про використання мобільного зв'язку на підприємстві. Зокрема, в цьому положенні наводяться підстави застосування мобільного зв'язку у господарській діяльності, список посад згідно зі штатним розписом підприємства, яким надаються певні пакети мобільних послуг. У положенні чи наказі керівника призначається куратор (координатор та ін.) — працівник, який буде спілкуватись з оператором з приводу надання мобільних послуг підприємству.

Варто також відрегулювати ситуацію перевищення працівниками ліміту пакетних послуг — чи здійснюватиметьсяпідприємством додаткова оплата мобільних послуг до кінця місяця, чи ні, і за яких умов. За потреби у цьому положенні можна надати куратору (або іншому працівнику — заступнику директора, керівнику підрозділу тощо) повноваження на прийняття рішення про покриття понадлімітних витрат працівників. Якщо цього не буде зроблено, таке рішення на підприємстві може прийняти тільки керівник. Не зайвим буде внести до положення умови щодо оплати роумінгу (наприклад, роумінг безумовно оплачується підприємством тільки під час закордонних відряджень працівників), а також визначити окремі умови, за яких буде оплачуватись роумінг під час відпусток працівників. До положення також варто включити пункт про заборону користування мобільним зв'язком з особистою метою, визначити документообіг щодо питань використання мобільного зв'язку.

Вносити до положення замість посад конкретні прізвища працівників недоцільно, бо працівники можуть звільнятися з посад чи переходити з однієї посади на іншу, а обсяг послуг мобільного зв'язку зумовлений саме посадою, а не особистістю працівника. Наприклад, керівникові зазвичай потрібен більший обсяг мобільних послуг, аніж рядовому бухгалтеру чи менеджеру. Працівники на цих посадах можуть змінюватись, але їхні робочі функції, а отже, і потреба у мобільному зв'язку — ні. Iнакше кожна зміна прізвища на будь-якій посаді спричинятиме необхідність затвердження нового положення.

ПДФО. ДФСУ в ЗIР, підкатегорія 103.02, у відповіді на запитання: «Чи виникає об`єкт оподаткування ПДФО, якщо ЮО сплачує вартість виробничих розмов, які здійснюють її працівники з мобільних телефонів, що обліковуються на балансі ЮО?» — дійшла висновку, що вартість послуг мобільного зв'язку не є додатковим благом працівників і не оподатковується ПДФО та військовим збором у разі дотримання таких вимог:

— працівники користуються мобільним зв'язком лише з виробничою метою за наявності відповідних документів, що підтверджують використання мобільного зв'язку лише з такою метою;

— мобільні телефони, з яких відбуваються дзвінки, перебувають на балансі підприємства.

Чому варто ставити телефони на баланс

На нашу думку, податківці дещо перестраховуються, дозволяючи використання лише пристроїв, що належать підприємству, але все ж таки трохи заскладно буде довести їм, що ваші працівники надали свої мобільні пристрої підприємству в оренду та при цьому не використовують їх із власною метою. Тож рекомендуємо підприємствам придбавати мобільні пристрої на власний баланс.

Щодо документального оформлення для неутримання ПДФО та військового збору, на думку ДФС, повинен бути в наявності такий пакет документів:

— угода про надання послуг мобільного зв'язку;

— список працівників, які забезпечуються мобільними телефонами у зв'язку з виробничою необхідністю;

— розрахункові документи, що надаються оператором мобільного зв'язку абоненту, у яких відображаються час переговорів і номер адресата, а також вартість розмов (послуга з так званої деталізації рахунка) тощо.

Зазначеного пакета документів достатньо для того, аби оплата виробничих телефонних розмов працівників не оподатковувалася ПДФО та військовим збором.

ВАСУ — про підтвердження витрат на мобільний зв'язок

Питання документального оформлення витрат на мобільний зв'язок стало предметом розгляду Вищого адміністративного суду України ще у 2010 році — в ухвалі від 18.05.2010 р. у справі К-4877/08-С*. На думку ВАСУ, документами, які підтверджують використання мобільного зв'язку (роумінгу) виключно з виробничою метою, є наказ керівника про придбання мобільних телефонів, правила користування мобільним зв'язком, затверджені керівником, та список працівників, які забезпечуються мобільними телефонами.

* http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/9635620.

Як правило, щомісяця оператор мобільного зв'язку виставляє рахунок, у якому наводиться інформація про обсяг отриманих мобільних послуг та про надходження оплат. Згідно з цим рахунком бухгалтер проводить в обліку витрати на мобільний зв'язок у сумі вартості наданих пакетів послуг та інших послуг згідно з договором. Якщо за певним номером сталося перевищення ліміту, слід прийняти рішення про те, як покриватимуться ці витрати — за рахунок підприємства чи працівника. Це рішення оформлюється у вигляді наказу керівника підприємства або розпорядження працівника, уповноваженого на прийняття таких рішень.

Також згідно з рахунком звіряються оплати підприємства за мобільний зв'язок. Якщо всі оплати були здійснені самим підприємством і всі вони відображені у рахунку, то сальдо розрахунків з оператором на субрахунку 631 в бухобліку підприємства повинно збігатися з даними рахунка оператора. Але ось тут можливі деталі. Працівники можуть самостійно вносити оплату за послуги понад встановлений пакет або оплачувати послуги в межах пакета, якщо підприємство з якихось причин цього не зробило вчасно.

Доля таких оплат залежатиме від наявності належних розрахункових документів. Якщо працівник поповнив рахунок у точці продажу мобільних послуг оператора, у нього повинен бути чек РРО. У разі придбання скретч-картки теж має бути відповідний розрахунковий документ затвердженої форми¹, виданий продавцем скретч-картки². Поповнення мобільного рахунку через термінал самообслуговування (ПТКС) теж має підтверджуватися розрахунковим документом³. Відповідно, якщо розрахункових документів немає (вони були втрачені, не видавалися продавцем скретч-картки або ПТКС видав документ не затвердженої форми), відшкодувати працівнику витрати на оплату мобільного зв'язку не буде можливості.

¹ Актуальна на сьогодні форма розрахункового документа затверджена Положенням про форму та зміст розрахункових документів від 21.01.2016 р. №13.

² Позицію податківців щодо скретч-карток (лист ДФСУ від 03.11.2017 р. №14664/Г/99-99-15-02-02-14) та коментар «ДК».

³ Більш докладно про ПТКС ми писали в окремій статті у «ДК» №46/2017.

Якщо працівники якимсь чином перевищили наданий їм ліміт користування мобільним зв'язком, то вартість такого перевищення буде для них оподатковуваним доходом. За умови що така компенсація передбачена колективним (трудовим) договором, то вона з метою оподаткування вважається заробітною платою, а отже, обкладається ПДФО за ставкою 18%, військовим збором — за ставкою 1,5% і на неї нараховується ЄСВ.

А якщо ця компенсація не передбачена колективним (трудовим) договором, з метою оподаткування вона вважатиметься додатковим благом працівника, отриманим у негрошовій формі (пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ), і, відповідно, обкладатиметься ПДФО за ставкою 18% та військовим збором за ставкою 1,5%. Сума ПДФО розраховується із застосуванням «натурального коефіцієнта» (п. 164.5 ПКУ).

Компенсація працівниками сум переліміту витрат на мобільний зв'язок — як грошовими коштами, так і шляхом утримання із зарплати — не спричиняє коригування фінрезультату з метою оподаткування.

У бухгалтерському обліку витрати на мобільний зв'язок відносяться до складу виробничих, загальновиробничих, адміністративних витрат, витрат на збут чи інших операційних витрат залежно від сфери, де працюють працівники, що користуються мобільним зв'язком. При цьому робиться бухгалтерський запис: Д-т 23, 91, 92, 93, 94 К-т 631.

У частині податково-прибуткового обліку жодних коригувань бухгалтерського фінрезультату до оподаткування нормами ПКУ не передбачено.

Право на податковий кредит з ПДВ при придбанні послуг зв'язку для використання їх у діяльності, пов'язаної зі здійсненням оподатковуваних операцій, виникає на загальних підставах відповідно до ст. 198 ПКУ, за умови реєстрації податкової накладної оператора зв'язку в Єдиному реєстрі податкових накладних (п. 201.1 ПКУ) або наявності інших документів із п. 201.11 ПКУ.

Приклад 2 Підприємство уклало договір з оператором мобільного зв'язку, за яким придбано та передплачено два пакети мобільних послуг — для директора та менеджера з продажу: «Пакет-500» та «Пакет-120». Щомісячна абонентська плата за пакети становить 500,00 грн та 120,00 грн відповідно, з урахуванням ПДВ та збору до ПФУ, який становить 7,5% від вартості послуг без ПДВ. В абонентську плату 500,00 грн входить 7,5% збору до ПФУ — 29,41 грн, вартість послуг без ПДВ — 392,16 грн, сума ПДВ — 78,43 грн. В абонентську плату 120 грн входить 7,5% збору до ПФУ — 7,06 грн, вартість послуг без ПДВ — 94,12 грн, сума ПДВ — 18,82 грн.

За перший місяць користування пакетами підприємство сплатило абонентську плату у повному розмірі. В цьому місяці директор побував у закордонному відрядженні, а менеджер — у відпустці. Оператор надіслав рахунки за послуги мобільного зв'язку, до яких було включено абонентську плату за користування пакетами та роумінг: за номером директора — в сумі 300 грн (у тому числі 17,65 грн — збір до ПФУ, 235,29 грн — вартість послуг без ПДВ, 47,06 грн — сума ПДВ), за номером менеджера — 290 грн (у тому числі 17,06 грн — збір до ПФУ, 227,45 грн — вартість послуг без ПДВ, 45,49 грн — сума ПДВ). Доплата за роумінг здійснюється окремо після виставлення рахунку оператором.

За результатами розгляду цієї ситуації було прийнято рішення віднести вартість роумінгу директора до складу адмінвитрат (оскільки він був у відрядженні), а вартість роумінгу менеджера надати йому як додаткове благо та списати до складу інших операційних витрат (трудовим договором це не передбачено, відшкодування менеджером вартості роумінгу роботодавцем не вимагається). Вартість роумінгу 290,00 грн менеджера оподатковується ПДФО з урахуванням «натурального коєфіцієнта» К = 100 : (100 - 18) = 1,219512. Сума ПДФО становить: 290,00 х 1,219512 х 18% = 63,66 грн. Сума військового збору обчислюється без коефіцієнта: 290,00 грн х 1,5% = 4,35 грн.

На вартість роумінгу менеджера слід нарахувати податкові зобов'язання з ПДВ згідно з п. 198.5 ПКУ, адже ці суми не використані в господарській діяльності підприємства.

За другий місяць користування підприємство сплатило абонентську плату за номер директора в сумі 500 грн, а менеджер оплатив свій пакет послуг самостійно двома платежами — 80,00 грн та 40,00 грн. Розрахунковий документ (квитанцію ПТКС) на 80,00 грн менеджер надав у бухгалтерію разом з авансовим звітом, а розрахунковий документ на 40,00 грн він втратив. Суму ПДВ у квитанції не відображено. У рахунку від оператора зв'язку відображено всі платежі — в сумі 500,00 грн, 80,00 грн та 40,00 грн. Платіж в сумі 80,00 грн відшкодовується менеджеру як витрати, пов'язані з діяльністю підприємства, а платіж в сумі 40,00 грн не відшкодовується менеджеру та відноситься до складу доходів підприємства. Також у рахунку оператора зазначено, що директор отримав послуги зв'язку понад пакетний обсяг на суму 150 грн, які було оплачено підприємством після отримання рахунку. Директор визначив, що це його особисті витрати та компенсує підприємству ці витрати шляхом утримання із заробітної плати, що підтверджується наказом директора. Оскільки директор компенсує вартість переліміту, податкові зобов'язання з ПДВ згідно з п. 198.5 ПКУ не нараховуються. Облік всіх описаних операцій показано у таблиці 2.

Таблиця 2

Облік витрат на мобільний зв'язок

Нормативна база

• МКУ — Митний кодекс України від 13.03.2012 р. №4495-VI.
• ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
• Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
• Закон про оцінку майна — Закон України від 12.07.2001 р. №2658-III «Про оцінку майна, майнових прав та професійну оціночну діяльність в Україні».
• Положення №637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою правління НБУ від 15.12.2004 р. №637.
• Постанова №210 — Постанова НБУ від 06.06.2013 р. №210 «Про встановлення граничної суми розрахунків готівкою».
• П(С)БО 7 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 7 «Основні засоби», затверджене наказом Мінфіну від 27.04.2000 р. №92.

Ганна ЛІСОВА, спеціаліст з оподаткування та бухобліку