Відображення відпусткових в Д1 прямо залежить від того, як відбувається їх нарахування у бухобліку.
Якщо обрати спосіб нарахування всіх відпусткових у місяці виплати, незалежно від того, на які місяці припадає відпустка, тоді відображення в Д1 таке.
Наприклад, ви виплатили і нарахували у травні відпусткові за травень-червень:
— ті, що виплачені за травень, відображають у Д1 за травень як нарахування травня;
— ті, що виплачені за червень, відображають також у Д1 за травень, але як нарахування червня.
Якщо ж сума відпусткових нараховується у бухобліку пропорційно до календарних днів відпустки в кожному місяці (як зазначається у п. 1.6.1 Інструкції №5), тоді перехідні відпусткові відображають у додатку Д1 у тих місяцях, у яких вони нараховані. Травневі — у Д1 за травень, а червневі — у Д1 за червень.
Порядок відображення відпусткових у додатку Д1
Місяць відображення: відпусткові відображають у тому місяці, коли їх нараховано у бухобліку (дата проведення за К-т 661).
1. Окремий рядок: відпусткові зазначають окремо від зарплати. У графі 09 вписують КТН «10».
2. Кількість рядків: кількість рядків з відпустковими дорівнює кількості місяців, на які припадають дні відпустки.
3. Коди категорій (гр. 08):
- «1» — працівник без інвалідності (ЄСВ 22%);
- «2» — працівник з інвалідністю (ЄСВ 8,41%).
4. Графа 09 (КТН): завжди «10» — ознака відпусткових.
5. Графа 10 (місяць): місяць, на який припадають дні відпустки, навіть якщо це звітний або наступний місяць.
6. Графи 12, 13, 15. Не заповнюються.
7. Графа 14 (дні трудових відносин):
- якщо в місяці є і зарплата, і відпусткові, — заповнюють лише в рядку по зарплаті;
- якщо весь місяць — відпустка, то заповнюють у рядку, в якому відображаються відпусткові;
- за майбутній місяць (наприклад, червень) гр. 14 у рядку про відпусткові заповнюють, лише якщо працівник увесь місяць у відпустці.
8. Графа 16 — повна сума відпусткових, що припадають на конкретний місяць.
9. Графа 17 (у межах максимальної бази) — сума в межах 15 МЗП (у 2025 році — 160 000 грн), розподілена за місяцями надання відпустки.
10. Графа 20 (ЄСВ) — сума ЄСВ, нарахована на відпусткові.
11. Графи 21 — 24: заповнюють аналогічно до зарплати.
12. Графа 25 (ознака 0/1): не заповнюють у звіті з типом «Звітний», лише для «Звітного нового» чи «Уточнюючого» при виправленні помилок.