Він досить простий і короткий:
1) визначаємо кількість календарних днів відпустки, на яку працівник має право. Наприклад, якщо йдеться про щорічну основну відпустку, то робимо це так. Припустімо, що за рік стажу працівник має право на 24 к. д. відпустки. Тому спочатку рахуємо стаж, який дає право на відпустку. А далі рахуємо кількість зароблених днів відпустки: 24 : 365 х кількість днів стажу. І віднімаємо кількість днів уже використаної відпустки. Різниця і буде кількістю днів відпустки, що їх працівник заробив, але не використав;
2) оформлюємо відпустку — про те, як це зробити, ми розповідали тут;
3) рахуємо середню зарплату для оплати відпусток, застосовуючи правила, зазначені вище. При цьому визначаємо розрахунковий період і дохід, який припадає на цей розрахунковий період. Дохід ділимо на кількість календарних днів розрахункового періоду. Якщо ж розрахункового періоду зовсім немає, рахуємо середню зарплату виходячи з окладу (або мінімальної зарплати, якщо оклад менший за неї).
Наведемо приклади нарахування виплати за дні щорічної відпустки в різних випадках та за різними категоріями працівників.
Приклад 1. Нарахування відпусткових працівникові, який відпрацював увесь розрахунковий період.
Посадовий оклад працівника становить 20 000 грн, жодних доплат та премій протягом розрахункового періоду йому не нараховували. На лікарняному та у відпустці без збереження зарплати він протягом розрахункового періоду не перебував.
Працівник іде у щорічну відпустку з 01.05.2025 на 10 к. д.
Розрахунок відпусткових здійснюємо так:
1) розраховуємо фактичний заробіток працівника за 12 місяців розрахункового періоду (з 01.05.2024 до 30.04.2025 включно): 240 000 грн = (20 000 грн х 12 календарних місяців);
2) визначаємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді, на які потрібно поділити отриманий фактичний заробіток працівника: 365 к. д. На святкові і неробочі дні розрахунковий період не зменшуємо;
3) розраховуємо середньоденну зарплату: 657,53 грн = 240 000 грн : 365 к. д.;
4) сума нарахованої виплати за дні щорічної відпустки становить: 6 575,30 грн = 657,53 грн х 10 к. д.
Приклад 2. Нарахування відпусткових працівникові, який відпрацював не весь розрахунковий період.
Працівника прийнято на роботу з 01.12.2024. Його посадовий оклад становить 10 000 грн, жодних доплат та премій протягом розрахункового періоду йому не нараховували. На лікарняному та у відпустці без збереження зарплати він протягом розрахункового періоду не перебував.
Працівник іде у щорічну відпустку з 10.08.2025 на 10 к. д.
Розрахунок відпусткових здійснюємо так:
1) розраховуємо фактичний заробіток працівника за 8 місяців розрахункового періоду (з 01.12.2024 до 31.07.2025 включно): 80 000 грн = (10 000 грн х 8 календарних місяців);
2) визначаємо кількість календарних днів, на які потрібно поділити отриманий фактичний заробіток працівника: 243 к. д. = 31 к. д. + 31 к. д. + 28 к. д. + 31 к. д. + 30 к. д. + 31 к. д. + 30 к. д. + 31 к. д.;
3) розраховуємо середньоденну зарплату: 329,22 грн = 80000 грн : 243 к. д.;
4) сума нарахованої виплати за дні щорічної відпустки становить: 3292,20 грн = 329,22 грн х 10 к. д.
Приклад 3. Нарахування відпусткових працівникові, якщо у розрахунковому періоді він мав відпустку без збереження зарплати.
Працівник, який працює на підприємстві вже 5 років, іде у щорічну відпустку з 01.08.2023 на 10 к. д. Посадовий оклад працівника становить 10 000 грн, жодних доплат та премій протягом розрахункового періоду йому не нараховували. Але він перебував у відпустці без збереження зарплати у січні — березні 2025 року — 90 к. д.
Розрахунок відпусткових здійснюємо так:
1) визначаємо кількість календарних днів розрахункового періоду, на які потрібно поділити отриманий фактичний заробіток працівника: 275 к. д. = 365 к. д. - 90 к. д. відпустки без збереження зарплати;
2) розраховуємо фактичний заробіток працівника протягом розрахункового періоду: 90000 грн = (10000 грн х 9 календарних місяців);
3) розраховуємо середньоденну зарплату: 327,27 грн = 90000 грн : 275 к. д.;
4) сума нарахованої виплати за дні щорічної відпустки становить: 3272,70 грн = 327,27 грн х 10 к. д.
Приклад 4. Нарахування відпусткових працівниці, яка вийшла з відпустки для догляду за дитиною віком до трьох років.
Працівниця перебувала у відпустці для догляду за дитиною віком до трьох років, після якої у липні 2025 р. одразу вирішила використати щорічну основну відпустку (12 к. д.). Її посадовий оклад станом на 01.07.2025 становить 14 000 грн.
Розрахунок відпусткових здійснюємо так:
1) розраховуємо заробіток працівниці за 12 місяців розрахункового періоду на підставі окладу за штатним розписом: 168000 грн = (14000 грн х 12 календарних місяців);
2) визначаємо кількість календарних днів, на які треба поділити отриманий фактичний заробіток працівниці: 365 к. д. Святкові та неробочі дні не віднімаємо;
3) розраховуємо середньоденну заробітну плату: 460,27 грн = 168000 грн : 365 к. д.;
4) сума нарахованої виплати за дні щорічної відпустки становить: 5523,24 грн = 460,27 грн х 12 к. д.
Увага! За таким самим принципом рахується середня зарплата для оплати відпусток (та компенсації за невикористані відпустки) і для будь-якого працівника, який з якихось причин не має розрахункового періоду. Наприклад, якщо працівник останні 12 місяців перебував у відпустці без збереження зарплати.
Приклад 5. Нарахування відпусткових працівниці відразу після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
Працівниця перебувала у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами з 1 січня 2025 року до 6 травня 2025 року. Її посадовий оклад станом на 01.05.2025 дорівнює 15 000 грн. Нарахована сума допомоги по вагітності та пологах становить 62 000 грн. Працівниця вирішила з 07.05.2025 піти у щорічну відпустку на 10 к. д.
Розрахунок відпусткових потрібно було здійснити так:
1) розраховуємо фактичний заробіток працівниці за 12 місяців розрахункового періоду (з 01.05.2024 до 30.04.2025 включно). У неї відпрацьовано було 8 місяців, а 126 днів тривала відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, за яку отримала допомогу. Така відпустка і допомога входять до розрахунку не повністю, а лише в тому розмірі, який припадає на розрахунковий період (до кінця квітня).
Тому дохід рахуємо так: (15000 грн х 8 міс.) + (62000 грн : 126 х 120 к. д.) = 120000 грн + 59047,62 грн = 179047,62 грн;
2) визначаємо кількість календарних днів, на які потрібно поділити отриманий фактичний заробіток працівниці: 365 к. д.;
3) розраховуємо середньоденну зарплату: 490,54 грн = 179047,62 грн : 365 к. д.;
4) сума нарахованої виплати за дні щорічної відпустки становить: 4905,40 грн = 490,54 грн х 10 к. д.
Приклад 6. Нарахування відпусткових працівникові, якщо протягом розрахункового періоду були підвищення окладу і місячні премії.
Працівник іде у щорічну відпустку з 10.07.2025 на 10 к. д. Посадовий оклад працівника з 01.07.2024 до 31.07.2024 становив 15 000 грн. З 01.09.2024 було підвищено оклади за штатним розписом на 10%. Відповідно його оклад став 16 500 грн. На лікарняному та у відпустці без збереження зарплати протягом розрахункового періоду він не перебував.
У січні 2025 року нараховано премію за грудень 2024 року в сумі 5 000,00 грн.
У лютому 2025 року нараховано премію за січень 2025 року в сумі 3 200,00 грн.
У січні працівник відпрацював 23 дні, у грудні — 22 дні, у лютому — 20 днів (умовно).
Розрахунок відпусткових здійснюємо так:
1) визначаємо кількість календарних днів, на які треба поділити отриманий фактичний заробіток працівниці: 365 к. д., святкові та неробочі дні не віднімаємо;
2) розраховуємо фактичний заробіток працівника за 12 місяців розрахункового періоду (з 01.07.2024 до 30.06.2025 включно).
При цьому найскладніше з врахуванням премій. Адже до заробітку січня включається премія за грудень, а до заробітку лютого — премія за січень. Проте в якому розмірі?
Розрахуємо суму премії, яка належить до заробітку кожного з місяців зазначеного періоду:
— січень — 5 000 грн: 22 відпрацьовані дні у грудні × 23 відпрацьований день у січні = 5 227,27 грн.
Зверніть увагу! Унаслідок розрахунку премія, нарахована в січні за грудень, вийшла більша за ту, що була фактично нарахована. Проте обмеження, встановлене Порядком №100, враховувати премію в розмірі, не більшому за фактичний, стосується лише випадку, якщо період, за який вона була нарахована, відпрацьований не повністю (частково). В нашому прикладі грудень працівник відпрацював повністю. Тому до розрахунку відпусткових беремо премію в отриманому більшому за фактичний розмірі!
— лютий — 3 200,00 грн : 23 відпрацьовані дні у січні х 20 відпрацьованих днів лютого = 2 782,61 грн.
Отже, загальна сума заробітку для розрахункового періоду становитиме: 203 009,88 грн = (15 000 грн х 2 календарні місяці) + (16 500 грн х 10 календарних місяців) + 5 227,27 + 2 782,61;
3) розраховуємо середньоденну зарплату: 556,19 грн = 203 009,88 грн : 365 к. д.;
4) сума нарахованої виплати за дні щорічної відпустки становить: 5561,90 грн = 556,19 грн х 10 к. д.
Приклад 7. Нарахування відпусткових працівникові, якщо період, за який нараховано премію, відпрацьовано частково.
Посадовий оклад працівника на 01.08.2025 становить 15 000 грн. Працівник іде у щорічну відпустку з 10.08.2025 на 10 к. д. У березні 2025 року він 16 к. д. був у відпустці без збереження зарплати (відпрацював лише 11 днів, за які йому було нараховано 7 800 грн умовно).
Розрахунок відпусткових здійснюємо так:
1) розраховуємо фактичний заробіток працівника за 12 місяців розрахункового періоду (з 01.08.2024 до 31.07.2025 включно).
При цьому зазвичай працівнику зарплата нараховувалася лише за окладом, за одним винятком: у квітні 2025 року було нараховано премію за березень 2025 року у сумі 2 500,00 грн.
У березні працівник відпрацював 11 днів, у квітні — 22 дні (умовно). До заробітку квітня включається премія за березень. Проте в якому розмірі?
2500,00 грн : 11 відпрацьованих днів у березні х 22 відпрацьовані дні квітня = 5 000,00 грн.
Але до розрахунку можна взяти лише 2 500,00 грн — не більше від фактичної суми!
Отже, загальна сума заробітку за розрахунковий місяць становитиме: 175 300 грн = (15 000 грн х 11 календарних місяців) + 2 500 грн + 7 800 грн;
2) визначаємо кількість календарних днів, на які потрібно поділити отриманий фактичний заробіток працівника: 349 = 365 к. д. - 16 к. д.;
3) розраховуємо середньоденну зарплату: 502,29 грн = 175 300 грн : 349 к. д.;
4) сума нарахованої виплати за дні щорічної відпустки становить: 5 022,90 грн = 502,29 грн х 10 к. д.
Приклад 8. Нарахування відпусткових працівникові, якщо протягом розрахункового періоду працівник деякий час перебував на лікарняному.
Посадовий оклад працівника становить 15 000 грн. У жовтні 2024 року він перебував на лікарняному 10 к. д. Сума нарахованих лікарняних за період хвороби — 5 000 грн, нарахована зарплата за жовтень 2024 року — 8 000 грн умовно.
Працівник іде у щорічну відпустку з 10.07.2025 на 10 к. д.
Розрахунок відпусткових здійснюємо так:
1) розраховуємо фактичний заробіток працівника за 12 місяців розрахункового періоду (з 01.07.2024 до 30.06.2025 включно): 178 000 грн = (15 000 грн х 11 календарних місяців + 5 000 грн + 8 000 грн);
2) визначаємо кількість календарних днів, на які треба поділити отриманий фактичний заробіток працівника: 365 к. д.;
3) розраховуємо середньоденну зарплату: 487,67 грн = 178 000 грн : 365 к. д.;
4) сума нарахованої виплати за дні щорічної відпустки становить: 4 876,70 грн = 487,67 грн х 10 к. д.