Для повідомлення працівника про конкретний період надання відпустки можна використати типову форму наказу №П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки».
Але ця форма має рекомендований характер. Тож, на нашу думку, наказ про надання відпустки можна скласти у довільній формі.
За потреби наказ про надання відпусток можна видати відразу на декількох працівників.
У наказі про надання відпустки мають бути такі реквізити:
- Найменування юрособи вищого рівня (за наявності).
- Найменування юрособи.
- Код ЄДРПОУ.
- Назва виду документа (НАКАЗ).
- Дата (датою наказу є дата його підписання).
- Місце складання.
- Реєстраційний індекс (номер) наказу.
- Заголовок до тексту документа («Про надання (вид відпустки, власне ім’я, прізвище працівника)».
- Текст:
- розпорядче слово (НАКАЗУЮ або НАДАТИ);
- прізвище, ім’я та по батькові працівника;
- назва посади та структурного підрозділу;
- вид відпустки (щорічна основна; щорічна додаткова; відпустка працівникам, які мають дітей; відпустка у зв’язку з навчанням; відпустка без збереження заробітної плати тощо);
- тривалість відпустки (у календарних днях);
- період відпустки;
- робочий рік, за який надаєте відпустку (для щорічної), календарний рік для відпусток, які надають щороку;
- дата початку відпустки.
- Підстава для видання наказу (графік відпусток, заява, довідка-виклик навчального закладу тощо).
- Підпис керівника.
- Візи.
- Відмітка про ознайомлення.
Наказ про надання відпустки Зразок 4.
Не забудьте також призначити осіб, які тимчасово виконуватимуть обов’язки працівника чи працівників, які йдуть у відпустку! Це можна зробити як у наказі про відпустку, так і окремим кадровим наказом.