Особова картка — це основний документ з обліку особового складу в організації.
Після укладення трудового договору й оформлення наказу про прийняття на роботу на кожного працівника підприємства потрібно завести особову картку.
Типову форму особової картки №П-2 затверджено спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495/656.
Зверніть увагу! Мінекономіки в листі від 25.09.2024 №4701-05/70518-09 зазначило, що наказ №495 не встановлює прямого обов'язку для роботодавців вести особові картки саме за цією формою. Але ми й надалі рекомендуємо застосовувати її, бо це найбільш відомий і зрозумілий як для роботодавців, так і для контролерів вид групування інформації щодо працівника.
Особова картка працівника складається з 5 розділів, але зараз нас цікавить саме розділ V.
Цей розділ заповнюють безпосередньо при наданні відпусток:
— щорічних (основних та додаткових);
— творчих;
— відпусток за власний кошт тощо.
Крім того, тут зазначають період, за який вони надаються, дати початку і закінчення та номер наказу, на підставі якого надається відпустка.
Не забувайте вести особові картки і на внутрішніх сумісників! Адже достовірний облік відпусток потрібен окремо за кожною посадою.