Дехто з роботодавців вважає, що планувати, коли саме надаватимуться відпустки наступного року, і взагалі — надавати відпустки заплановано, а не тоді, коли захочеться працівникові і на це погодиться роботодавець, — це зайва бюрократія. Тим паче під час воєнного стану, коли запланувати майбутнє на цілий рік важко. Втім, це вимога чинного законодавства, і її на час війни не скасовано!
Складання графіка відпусток передбачено ст. 10 Закону про відпустки.
Враховуючи, що Закон про відпустки поширюється на всіх громадян України, які перебувають у трудових відносинах із підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізособи, то обов’язок зі складання графіка встановлено для всіх роботодавців.
І незалежно від кількості працівників.
Норм закону щодо складання графіка відпусток потрібно дотримуватися і в разі, коли на підприємстві працюють, наприклад, три людини. Таке роз’яснення міститься у листі Мінсоцполітики від 29.07.2015 №191/10/136-15.
Узгоджений графік відпусток дозволяє організувати планомірне надання щорічних відпусток усім працівникам.
Звісно, на час дії воєнного стану роботодавець не несе відповідальності за ненадання два роки поспіль щорічної основної відпустки повної тривалості (ст. 12 Закону №2136). Проте і накопичування невикористаних відпусток — це погано: як для здоров’я працівників, так і для фінансового становища роботодавця, якому колись, у разі звільнення працівника, доведеться одразу сплатити чималу суму грошової компенсації. Саме тому закон передбачає регулярне надання щорічних відпусток і поступове створення резерву на їх оплату.
Наявність графіка дозволяє скоротити документообіг. Як зазначає Мінекономіки у листі від 31.03.2020 №3512-06/21620-07, законодавством не передбачено написання заяви про надання щорічної відпустки, якщо така відпустка надається у строки, визначені графіком відпусток.
При цьому конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.
А ось якщо працівник виявить бажання використати щорічну відпустку в інший період, ніж передбачений графіком відпусток, це питання має вирішуватися за погодженням сторін трудового договору (між працівником і роботодавцем).
Як правило, у такому разі заявник повинен написати заяву, на яку роботодавець накладе резолюцію: чи погоджується він надати щорічну відпустку в зазначені у ній терміни, чи через певні обставини пропонує перенести її на інший період. Далі на підставі цієї заяви видається наказ (розпорядження) про надання відпустки.
При цьому, як наголошує Мінекономіки, роботодавець може як задовольнити прохання працівника про перенесення строків щорічної відпустки, визначених графіком, так і відмовити йому.
Графік складають заздалегідь, і це надає можливість планувати потребу у трудових ресурсах та рівномірно розподіляти відпустки персоналу протягом року. Звісно, можна надавати всім працівникам відпустки одночасно, у найпопулярніші для відпочинку періоди. Наприклад, влаштовувати на підприємстві новорічні канікули або не працювати один місяць улітку. Але дозволити собі таке може далеко не кожен бізнес, і вже, безумовно, не бюджетники. Тому з працівниками доводиться домовлятися, хто і коли протягом року піде у щорічну відпустку, таким чином, щоб і працівник був задоволений, і робота не стояла.