Облік придбання пального: за готівку і безготівково

Для потреб оподаткування до пального відносять скраплений газ, паливо моторне альтернативне, паливо моторне сумішеве, речовини, що використовуються як компоненти моторних палив, інші товари (пп. 215.3.4 ПКУ). Всі ці товари є нафтопродуктами і підакцизними товарами.

А от у бухобліку маємо визначення нафтопродукту — це продукт, отриманий під час перероблення нафти, газового конденсату або їх суміші, за винятком продуктів нафтохімії (Інструкція №281).

Суб’єкти господарювання (СГ) — юридичні особи, громадяни України, іноземці та особи без громадянства, які здійснюють господарську діяльність та зареєстровані відповідно до закону як підприємці (ч. 1 ст. 55 ГКУ). Держава, органи державної влади та органи місцевого самоврядування не є суб’єктами господарювання (ст. 8 ГКУ). Фізичні особи без статусу ФОПа теж не є суб’єктами господарювання. Придбати пальне можна тільки у СГ. Це означає, що, наприклад, придбати пальне у працівника або в іншої фізособи не можна. Не кажучи вже про те, що сама торгівля пальним, як оптова, так і роздрібна, потребує наявності у продавця відповідної ліцензії.

Найпоширенішими є дві форми розрахунку за придбане пальне:

1) безготівкова форма розрахунку, яка може застосовуватися у разі:

— придбання оптової партії пального у СГ і подальшого зберігання його у власних цистернах;

— придбання пального на АЗС (за відомостями, талонами, паливним картками);

2) готівкова форма розрахунку — тільки у разі придбання пального на АЗС.

У разі готівкового розрахунку, без укладання договору, вид палива буде ідентифіковано на АЗС за фактом заправлення транспортного засобу. Якщо ж це безготівковий розрахунок за договором, часто підприємство-покупець не обмежується одним видом палива, а придбаває різні види для всіх своїх транспортних засобів. Тому предметом договору постачання є саме нафтопродукти, з подальшою ідентифікацією номенклатури у специфікаціях, додатках до договору. У цьому разі відпуск оптової партії палива здійснюється з доставкою до місця зберігання підприємства-покупця палива або без неї, на АЗС — за відомостями, талонами, паливними картками у бак транспортного засобу.

Докладно придбання пального з використанням талонів та карток ми розглянули в «ДК» №5/2024.

Придбання палива оптовою партією для власних потреб включає: укладання договору з постачальником, оплату, постачання, оприбуткування та зберігання пального. Марку, кількість пального, ціну та умови поставки зазначають у договорі. Як правило, оплата здійснюється до постачання палива, а постачання — транспортними засобами постачальника. Фактичний обсяг пального визначають у момент постачання.

Після укладення договору попередня оплата рахунку — це перша подія, за якою постачальник складає податкову накладну.

Покупець, своєю чергою, формує заявку-доручення до договору постачання, зазначаючи кількість, ціну, місце постачання, автомобіль, постачальника, місце зберігання тощо. Порядок формування такої заявки визначають договором. Також потрібна довіреність на представника покупця, який отримуватиме пальне.

Приймання, транспортування, зберігання та використання пального регламентуються Інструкцією №281.

З прибуттям транспортного засобу перевіряють наявність і цілісність пломб на автоцистерні, технічний стан та відповідність даним товарно-транспортної накладної (№1-ТТН (нафтопродукт).

Масу палива під час приймання визначають зважуванням на автомобільних вагах або об’ємно-масовим методом.

Зазвичай толеранс (допустиму похибку) зазначають у договорі, а якщо ні, то краще про це подбати завчасу та запитати у постачальника сертифікат якості.

За результатом постачання формують видаткову накладну та за потреби складають розрахунок коригування при поверненні зайво сплачених коштів або податкову накладну на перевищення вартості фактичних обсягів постачання над сумою попередньої оплати.

Кому можна зберігати пальне без ліцензії?

Зберігання пального потребує отримання ліцензії на зберігання (ст. 15 Закону №481). Це стосується як постачальника, так і покупця. Ліцензію видають терміном на 5 років. У ліцензії зазначено термін дії та обсяг пального, що може зберігатися, тому перед отриманням ліцензії необхідно врахувати всі ємності, і бензовози також. Адже паливозаправник — це ємність, що використовується для зберігання пального відповідно до Закону №481. Ліцензію потрібно отримувати на кожне місце зберігання, щодо бензовоза — на місце, де він розміщений.

Нагадуємо, що зберігання пального у баку автомобіля і в каністрах до 5 л не потребує отримання ліцензії.

А ще, згідно зі ст. 15 Закону №481, ліцензії на право зберігання пального не отримують на місця зберігання пального, що використовуються:

— підприємствами, установами та організаціями, які повністю утримуються за кошти державного або місцевого бюджету;

— підприємствами, установами та організаціями системи державного резерву;

— суб’єктами господарювання (у тому числі іноземними суб’єктами господарювання, які діють через свої зареєстровані постійні представництва) для зберігання пального, яке споживається для власних виробничо-технологічних потреб виключно на нафто- та газовидобувних майданчиках, бурових платформах і яке не реалізується через місця роздрібної торгівлі.

А от решта випадків зберігання пального, навіть придбаного для власних потреб, потребує ліцензії.

Бухоблік придбання палива оптовою партією

Наявність та рух палива, що придбається чи заготовлюється для технологічних потреб виробництва, експлуатації транспортних засобів, обліковують на субрахунку 203 «Паливо» (Інструкція №291). Аналітичні рахунки для палива визначають відповідно до специфіки діяльності підприємства. Найчастіше групування здійснюють за місцем зберігання та використання пального (бак, каністра, резервуар), марки (дизельне паливо, бензин А-92, А-95).

Приклад 1 Придбання пального партією з попередньою оплатою (безготівкова форма розрахунку)

ТОВ уклало договір на постачання дизельного палива 07.12.2023. За умовами договору право власності на дизельне паливо до покупця переходить у місці розвантаження у резервуар покупця. Ціна — 43,87 грн/л, у т. ч. ПДВ. Оплату проведено 11.12.2023 за 30 000 л — 1 316 100 грн. Паливо отримано 13.12.2023 загальною кількістю 32 000 л — 1 403 840 грн. У ТТН зазначено, що дизельне паливо було завантажено у резервуар покупця 12.12.2023. Остаточний розрахунок проведено 13.12.2023. Відображення в обліку див. у таблиці 1.

Таблиця 1

Облік придбання пального партією з попередньою оплатою за безготівковим розрахунком (до прикладу 1)

Заправляння транспортних засобів за відомостями на АЗС

Укладаючи договір, треба визначити транспортні засоби, що обслуговуватимуться на АЗС. Відпуск нафтопродуктів відображають у відомості на відпуск нафтопродуктів за формою №16-НП, яку підписують оператор АЗС та водій. На підставі даних відомості не рідше одного разу на місяць формують зведені відомості-рахунки за марками нафтопродуктів та цінами, встановленими протягом місяця. У рахунках обов’язково зазначають кількість та загальну вартість відпущених нафтопродуктів, у тому числі податок на додану вартість (пп. 10.3.2.2 Інструкції №281).

Під час кожного заправлення водієві надається чек РРО, який є підставою для оприбуткування палива.

За результатами відомості-рахунку проводять остаточний розрахунок. Проте останнім часом такий спосіб відпуску застосовують нечасто.

Заправляння транспортних засобів на АЗС за готівку або платіжними картками

Якщо спосіб оплати пального — готівка або платіжні картки, то пальне придбавається через підзвітну особу. Підтвердження придбання пального — чек РРО. Підставою для нарахування сум ПДВ, що відносяться до податкового кредиту без отримання податкової накладної, є чек, який не може перевищувати 200 грн на день (без урахування ПДВ) (п. 201.11 ПКУ). В інших випадках треба подавати документи на АЗС для складання податкової накладної.

А тепер щодо звітування. Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, складають та подають у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, суми виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого терміну, з метою розрахунку суми податку;

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

У решті випадків звіт можуть подавати, якщо це передбачено внутрішнім положенням та/чи розпорядженням (наказом) керівника. Також доцільно визначити терміни звітування. Адже щодо готівки, яка видається під звіт, питання щодо термінів не виникає. Готівка видається на строк не більше ніж два робочі дні, включаючи день отримання готівки під звіт (Положення №148). За даними прикладу 2 водій авто 2 чек на придбання палива надасть до бухгалтерії не пізніше ніж 15.12.2023.

А в разі розрахунку платіжною карткою ситуація інша. Адже підзвітна особа у разі розрахунку платіжною карткою має надати чек до закінчення місяця, наступного за місяцем, в якому було придбано пальне (пп. 170.9.3 ПКУ).

Якщо водії авто 1 та 3 відзвітують через місяць, то і списання пального можна буде провести через місяць. Вимоги ст. 4 Закону про бухоблік будуть порушені. Адже витрати мають бути відображені у бухгалтерському обліку в момент їх виникнення.

Встановлення термінів звітування для підзвітних осіб для підприємства є достатньо актуальним. Це забезпечить не лише достовірність даних бухгалтерського обліку, а й зменшить навантаження під час формування податкової звітності, зокрема ПДВ.

Проте якщо такі чеки не відповідають вимогам ПКУ щодо включення чека без наявності податкової накладної (тобто їх сума більша від 240 грн з ПДВ), то і податкового кредиту не буде. Можливо, для деяких підприємств таке тривале надання документів не є проблемою, але під час формування квартальних та річних звітів це додасть клопоту бухгалтерові.

Приклад 2 Придбання пального через підзвітну особу (розрахунок готівкою або платіжною карткою)

ТОВ має два вантажні автомобілі та один легковий. Легковий автомобіль закріплено за директором, вантажні автомобілі — за водіями підприємства. Водій одного з вантажних автомобілів (авто 1) 14.12.2023 заправив автомобіль на 30 л дизельного палива, ціна — 45 грн/л з ПДВ. Оплату здійснив своєю зарплатною карткою.

Водію іншого вантажного автомобіля (авто 2) 14.12.2023 видано кошти з каси для придбання дизельного палива у сумі 3 000 грн. Водій авто 2 заправив автомобіль на 40 л. Залишок коштів в сумі 1 200 грн повернув цього самого дня.

Директор використав корпоративну картку для оплати пального (авто 3), заправивши авто на 20 л бензину, ціна — 55 грн/л з ПДВ. Водії відзвітували щодо використання коштів, подавши чеки 15.12.2023.

Водій авто 1 під час придбання пального подав документи підприємства на АЗС для отримання податкової накладної. Вона була складена 14.12.2023.

Водії авто 2 та 3 оформлення податкових накладних від АЗС не вимагали (а сума в чеку перевищує 240,00 грн з ПДВ). Тому сума ПДВ за їхніми чеками включається не до податкового кредиту, а до вартості пального відповідно до п. 9 НП(С)БО 9. Відображення в обліку див. у таблиці 2.

Таблиця 2

Облік придбання пального через підзвітну особу з розрахунком готівкою або платіжною карткою (до прикладу 2)

Таким чином, підтвердженням придбання пального за готівку є чек РРО, виданий оператором АЗС. З 1 квітня 2023 р. підзвітна особа може не складати звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, — достатньо надання підтвердних документів.

Нормативна база

• ГКУ — Господарський кодекс України від 16.01.2003 №436-IV.
• ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 №2755-VI.
• Закон №481 — Закон України від 19.12.1995 №481/95-ВР «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, коньячного і плодового, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, рідин, що використовуються в електронних сигаретах, та пального».
• Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
• Інструкція №281 — Інструкція про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України, затверджена наказом Мінпаливенерго, Мінекономіки, Мінтрансзв’язку, Держспоживстандарту від 20.05.2008 №281/171/578/155.
• Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148.
• НП(С)БО 9 — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 9 «Запаси», затверджене наказом Мінфіну від 20.10.1999 №246.