Відповідь на запитання, чи можна надавати працівникові аванс на нове відрядження, якщо він ще не відзвітував за попереднє, залежить від двох чинників:
— форми надання авансу (готівкою чи ні);
— облікової політики підприємства-роботодавця.
Аванс на відрядження надано на рахунок працівника
Перерахування авансу на рахунок працівника за декілька відряджень чи одразу за наступне після закінчення попереднього законодавством не заборонено. Правило, яке передбачає не видавати кошти на наступне відрядження без звітування за попереднє при видачі коштів на картку, передбачено п. 20 розділу III Інструкції №59, яка діє тільки для державних органів, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за бюджетні кошти, і спрямована виключно на економію бюджетних коштів.
На приватні підприємства Інструкція №59 не поширюється. Але підприємство може самостійно встановити обов’язок внутрішнім Положенням про службові відрядження.
Готівка на відрядження
Порядок видачі готівки на відрядження та подальше звітування регулюються п. 19 Положення №148. А ось це Положення діє для всіх!
Видачу підзвітній особі готівки під звіт здійснюють за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми. Якщо працівник отримав готівку на відрядження і не відзвітував, то отримати аванс на наступне відрядження він не може, на відміну від ситуації з платіжною карткою.
Строки звітування за витрачені кошти та повернення невикористаних коштів
Своєю чергою, пп. 170.9.3 ПКУ визначено, що документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків із використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти чи їхні реквізити, й повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:
— завершує таке відрядження;
— завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за кошти особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.
Але такий звіт нині подають не в кожному випадку.
В яких випадках подається авансовий звіт
Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ його обов’язково складають у двох ситуаціях:
а) наявність оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО та ВЗ;
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
Якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти чи їхні реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки у межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається.
Хоча підприємство-роботодавець може встановити обов’язок для всіх або окремих працівників звітувати за кожним відрядженням. Або коротші строки звітування.
І незалежно від того, подано авансовий звіт чи ні, строки повернення надміру використаних коштів (тобто щодо витрат, не підтверджених належним чином документально) — залишаються обов’язковими для всіх! Якщо повернути їх пізніше, ніж установлено ПКУ, ці кошти стануть оподатковуваним доходом працівника.
Щоб уникнути цього, не радимо робити зарахування такого залишку коштів у наступне відрядження. Чинне законодавство не прописує прямо можливості такої процедури, натомість установлює обов’язок для працівника повернути такий залишок.
Якщо аванс не використано повністю
Якщо у працівника залишилися невикористані кошти і він повинен повернути їх підприємству, тут уже є невизначеність, коли він мусить це зробити. У ПКУ для такої ситуації немає рішення.
Податківці наголошують, що нормами законодавства не передбачено окремих строків для повернення суми коштів/електронних грошей, отриманих як аванс на відрядження або під звіт, якщо відряджений працівник не використав частину суми такого авансу.
ДПСУ про строки повернення невикористаних підзвітних коштів
Податківці згадують п. 11 розд. II Інструкції №59 для бюджетних підприємств і встановлюють строк, як і для готівкових коштів, зокрема, кошти потрібно повернути до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи.
Увага: це правило стосується тільки державних установ та бюджетних підприємств, і воно також спрямоване на заощадження бюджетних коштів.
Для решти підприємств це правило не діє і, отже, притягти їх до відповідальності за порушення цього строку не можна. Натомість діє правило оподаткування неповернених коштів, якщо вони не будуть повернені протягом строку, передбаченого пп. 170.9.3 ПКУ, тобто йдеться про повернення залишку авансу до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершив відрядження. Якщо цей термін буде прострочено, з працівника потрібно буде утримати ПДФО та ВЗ незалежно від того, чи повернув він кошти, чи ні.
Кошти не повернули вчасно
Якщо кошти не повернено чи повернено невчасно, підприємство має нарахувати на суму неповернених коштів ПДФО за ставкою 18% та утримати суму податку за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.
Якщо працівник припиняє трудові відносини з особою, що видала такі кошти/електронні гроші, податок утримується за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку, а у разі недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до податкового зобов’язання платника податку за наслідками звітного (податкового) року.
І в першому, і в другому випадку застосовують коефіцієнт за п. 164.5 ПКУ.
Також потрібно буде утримати військовий збір (без застосування коефіцієнта) за ставкою, чинною на дату утримання.
А якщо, навпаки, авансу забракло?
Якщо авансу забракло і підприємство має виплатити кошти працівникові, то нормами ПКУ та Положенням №148 строки відшкодування витрат не регулюються. Тоді орієнтуємося на загальні норми ЦКУ щодо зобов’язань, зокрема на строки виконання зобов’язання і строки позовної давності.
Якщо у зобов’язанні встановлено строк виконання, то виконуємо цей строк (ст. 530 ЦКУ), якщо ні, то кредитор має право вимагати його виконання у будь-який час. Боржник повинен виконати такий обов’язок у семиденний строк від дня пред’явлення вимоги, якщо обов’язок негайного виконання не випливає з договору або актів цивільного законодавства. Це загальні норми ЦКУ, а підприємство може встановити такі строки у Положенні про відрядження.
Якщо строків не встановлено, то повернути борг працівникові потрібно протягом 7 днів від дня, коли працівник пред’явив вимогу про повернення.