Що каже ПКУ
Не є доходом платника податку — фізособи, який перебуває у трудових відносинах зі своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому в установленому законодавством порядку витрат на відрядження у межах фактичних витрат, а саме (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ):
— на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);
— оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни);
— на найм інших житлових приміщень;
— оплату телефонних розмов;
— оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування;
— інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат.
Зазначені витрати не будуть об’єктом оподаткування ПДФО за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у т. ч. електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в т. ч. чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізособи, у т. ч. бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.
Хто належить до членів керівних органів підприємства?
Розглянемо це на прикладі найпоширенішої форми підприємств — ТОВ.
У статуті товариства зазначають, зокрема, органи управління товариством, їхню компетенцію, порядок ухвалення ними рішень (ст. 88 ЦКУ). Управління діяльністю господарського товариства здійснюють (ст. 89 ГКУ):
— його органи;
— посадові особи, склад і порядок обрання яких визначається залежно від виду товариства;
— у визначених законом випадках учасники товариства.
Учасники товариства мають право брати участь в управлінні товариством у порядку, передбаченому Законом про ТОВ/ТДВ та статутом товариства (ст. 5 Закону про ТОВ/ТДВ).
Отже, у статуті товариства зазначають відомості про органи управління, а це наглядова рада (у разі створення), виконавчий орган товариства, що керує поточною діяльністю товариства. Голова та члени правління наглядової ради, а також голова ревізійної комісії ТОВ відповідно до законодавства є членами керівних органів.
Для керівництва господарською діяльністю підприємства власник (власники) безпосередньо або через уповноважені органи чи наглядова рада такого підприємства (у разі її утворення) призначає керівника підприємства, який є підзвітним власникові, його уповноваженому органу чи наглядовій раді. Керівник підприємства, головний бухгалтер, члени наглядової ради (у разі її утворення), виконавчого органу та інших органів управління підприємства відповідно до статуту є посадовими особами цього підприємства. Статутом підприємства посадовими особами можуть бути визнані й інші особи (ч. 3 ст. 65 ГКУ).
Вищеперелічені особи є членами керівних органів підприємства. Отже, витрати на відрядження засновника не будуть оподатковуваним доходом, якщо засновник товариства перебуває з товариством у трудових відносинах або є головою чи членом виконавчого органу і це передбачено у статуті.
Але як оформити таке відрядження?
Для скерування засновника у відрядження видають наказ, у якому зазначають термін і мету такого відрядження — мета поїздки має збігатися з основною діяльністю підприємства. Наприклад, це може бути документальне підтвердження участі засновника у переговорах, виставках і, як наслідок, укладений контракт або участь у конференції, тематика якої збігається з діяльністю підприємства.
Отже, сума відшкодованих витрат на відрядження у межах фактичних витрат та на підставі підтвердних документів не є додатковим благом засновника і не підлягає оподаткуванню ПДФО і ВЗ, бо він є членом керівного органу підприємства. Тому витрати на відрядження, які не є оподатковуваним доходом, не відображатимуться у додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ.
При цьому витрати на відрядження засновника можуть ураховуватися у складі витрат без коригування фінрезультату до оподаткування — за умови дотримання вищенаведених вимог.
Що кажуть податківці?
Кошти, отримані фізособою на відрядження, не включаються до розрахунку загального місячного (річного) оподатковуваного доходу за умови дотримання таких вимог:
— наявність документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;
— наявність підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат.
Також не є об’єктом оподаткування витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи (добові витрати).
В іншому випадку або якщо засновник товариства не є членом керівних органів цього товариства, то з метою оподаткування сума відшкодованих йому витрат на відрядження та добових витрат включається до його загального місячного (річного) оподатковуваного доходу як додаткове благо та оподатковується ПДФО і військовим збором на загальних підставах.
ІПК ДПСУ від 14.09.2020 №3832/ІПК/99-00-04-05-03-06
Чи є інші варіанти?
Відшкодування витрат можливе також за договором ЦПХ. Проте статусу відрядження така поїздка не має!
Наприклад, між підприємством (ТОВ) та засновником може бути укладено договір про комерційне представництво.
За договором (ст. 243, 244 ЦКУ) засновник представлятиме ТОВ перед контрагентами. У такому договорі можна зазначити порядок відшкодування понесених витрат та механізм відшкодування: або всі витрати нестиме одразу підприємство, тобто воно зобов’язується придбати квитки, замовити номер у готелі та надати кошти для щоденного перебування на зустрічі (добові), або перелічені та інші витрати будуть відшкодовані засновникові після його повернення на підставі складеного звіту про використання коштів.
Відображення у додатку 4ДФ
Витрати на відрядження, які не є оподатковуваним доходом, у 4ДФ не відображають.
А от якщо працівник/засновник порушив умови, встановлені п. 170.9 ПКУ, то такі витрати оподатковуються ПДФО (із застосуванням коефіцієнта за п. 164.5 ПКУ) і ВЗ. I називаються надміру витраченими коштами (пп. 164.2.11 ПКУ). У 4ДФ такий дохід відображають з ознакою доходу «118».
Якщо засновник не перебуває у трудових відносинах з підприємством, поїздка не оформлена відрядженням або цивільно-правовим договором, тобто просто ухвалено рішення (оформлене наказом) здійснити на користь засновника певні грошові виплати: відшкодування понесених витрати на проїзд, проживання тощо, — вони є оподатковуваним доходом засновника у вигляді додаткового блага (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ). Тоді суму доходу, нарахований ПДФО та ВЗ треба показати у 4ДФ з ознакою доходу «126».
ПДФО та ВЗ сплачують до бюджету під час виплати оподатковуваного доходу.