Під час війни як ніколи актуальним є надання матеріальної допомоги фізособам, зокрема й своїм працівникам. Про новорічні подарунки дітям працівників ми поговоримо в окремій статті, а зараз згадаємо, як порадувати самих батьків.
Далі з’ясуємо документальне оформлення такої операції, а також відображення її в обліку та наявність податкових наслідків.
Документальне оформлення
Для відображення в обліку будь-якої господарської операції потрібні відповідні первинні документи. Це встановлено ст. 9 Закону про бухоблік. Первинні документи мають бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. Не є винятком і матеріальна допомога фізособам.
Одразу зауважимо, що тим роботодавцям, які бажають зекономити на сплаті податків та ЄСВ при виплаті матдопомоги працівникам, краще оформити саме благодійну допомогу, а ще краще — нецільову.
У разі надання благодійної допомоги фізособам потрібні:
— заява від фізособи;
— складений наказ керівника підприємства на підставі даних із таких заяв про надання благодійної допомоги;
— виписка банку, що підтверджуватиме надання допомоги грошима (якщо допомогу надавали у безготівковій формі), або видатковий касовий ордер (якщо фінансування здійснено готівкою).
Зразок заяви на отримання допомоги див. нижче.
Зразок
Правила надання благодійної допомоги у готівці
Обмеження у розрахунках готівкою, встановлені Положенням №148, не поширюються на пожертвування та благодійну допомогу. Тому надавати окремому працівникові благодійну допомогу готівкою можна у будь-якій сумі на день.
Але на її розмір все ж таки варто звернути увагу — з метою оподаткування!
Розмір неоподатковуваної благодійної допомоги у 2023 році
Неоподатковувані види та розмір благодійної допомоги визначено п. 170.7 ПКУ. Цей пункт ділить благодійну допомогу на цільову (тобто таку, що надається із заздалегідь відомою метою і має саме за цією метою бути використана) і нецільову (коли такої чіткої мети немає і не треба доводити, як отримана допомога була використана).
Деякі види цільової благодійної допомоги теж є неоподатковуваними. Але вони потребують документів, які підтверджують цільове використання коштів. А роботодавцю і працівникові, звісно, що менше документів, то краще. Тому найпростіший спосіб надати матдопомогу — це нецільова благодійна допомога.
Не включається до оподатковуваного доходу сума нецільової благодійної допомоги, у тому числі матеріальної, що надається резидентами — юридичними або фізичними особами на користь платника податку протягом звітного року сукупно у розмірі граничного доходу для застосування ПСП (пп. 170.7.3 ПКУ).
Нагадаємо, що цільовою є благодійна допомога, що надається під визначені умови та напрями її витрачання, а нецільовою вважається допомога, яка надається без установлення таких умов або напрямів. Тож, надаючи нецільову допомогу, слід врахувати ці особливості.
У 2023 році розмір такого доходу становить 3 760 грн. Отже, цього року без наслідків в оподаткуванні ПДФО та військовим збором можна надати працівникам нецільову благодійну допомогу в розмірі 3 760 грн.
При наданні такої допомоги у розмірі більше ніж 3 760 грн сума перевищення включатиметься до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку і підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором.
Зверніть увагу!
Надати матдопомогу можна буде і в січні 2024 року — тоді неоподатковуваний розмір нецільової благодійної допомоги буде навіть більший — 4 240 грн. Про це ми написали в «ДК» №48/2023.
А загальні правила оподаткування і в грудні, і в січні будуть однакові.
Якщо допомога надається у грошовій формі. Тоді базою утримання ПДФО і військового збору є сума перевищення матдопомоги над неоподатковуваним лімітом. Ставка ПДФО для оподаткування таких виплат встановлена на рівні 18% незалежно від суми перевищення. Також сума перевищення оподатковуватиметься військовим збором за ставкою 1,5%.
Якщо допомога надається у негрошовій формі. У цій ситуації базою утримання ПДФО є сума такого перевищення, збільшена на натуральний коефіцієнт. Для ставки ПДФО 18% він становить 1,2195. Військовий збір в обох випадках утримується зі суми перевищення без збільшення на такий коефіцієнт.
Відображення в єдиній «зарплатній» звітності
Згідно з Довідником ознак доходів фізичних осіб всю суму нецільової благодійної допомоги, як ту, що не перевищує, так і ту, що перевищує неоподатковуваний ліміт, в додатку 4ДФ відображають з ознакою доходу «169».
Відповідно, у самому податковому розрахунку та інших додатках до нього суму благодійної допомоги не відображають, адже вона не є базою для нарахування ЄСВ.
ЄСВ на суми нецільової благодійної допомоги
Нецільова благодійна допомога не належить до основної або додаткової зарплати та інших заохочувальних, компенсаційних виплат. Тому вона не є базою для нарахування ЄСВ.
Але податківці мають сталу думку щодо цього. Вони погоджуються, що нецільова благодійна допомога не є базою нарахування ЄСВ. Але тому що вважають її різновидом матеріальної допомоги працівникам одноразового характеру. Така допомога не входить до фонду оплати праці на підставі пп. 3.31 Інструкції №5. А отже, на її суму ЄСВ нараховувати не потрібно.
Думка податківців
...відповідно до п. 1 частини першої ст. 7 Закону [про ЄСВ] базою нарахування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — єдиний внесок) для платників, які згідно з п. 1 частини першої ст. 4 Закону [про ЄСВ] є роботодавцями, визначено суму нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону України «Про оплату праці».
Визначення видів виплат, що відносяться до основної, додаткової заробітної плати та інших заохочувальних та компенсаційних виплат, при нарахуванні єдиного внеску передбачено Інструкцією [№5].
Оскільки нецільова благодійна допомога не належить до основної, додаткової заробітної плати та інших заохочувальних, компенсаційних виплат, а відповідно до п. 3.31 розд. 3 Інструкції №5 є матеріальною допомогою разового характеру і, відповідно «іншою виплатою, що не належить до фонду оплати праці», то вона не є базою нарахування єдиного внеску.
Але зверніть увагу! ПКУ не встановлює умови щодо одноразовості нецільової благодійної допомоги для звільнення її від оподаткування. Насправді неоподатковуваний ліміт встановлюється як загальна сума такої допомоги за календарний рік, а скільки разів вона надаватиметься (і з кількох джерел), для оподаткування ПДФО та ВЗ не має значення.
Інша річ — ЄСВ. На думку податківців, ЄСВ не буде лише в тому разі, якщо матдопомога виплачується одноразово.
А одноразовою нецільова благодійна допомога вважатиметься лише при виконанні таких умов:
— допомогу виплачують окремому працівникові, наприклад, у зв’язку зі сімейними обставинами;
— необхідність у її отриманні виникла раптово;
— рішення про видачу та розмір такої допомоги ухвалює керівник підприємства на власний розсуд.
От лише в такому разі ЄСВ на суму допомоги не нараховується і в податковому розрахунку та додатку 1 вона не відображається.
Із позиції податківців випливає, що надавати допомогу в одному місяці всім працівникам (або більше ніж половині працівників) означає ризикувати. Бо тоді ДПС стверджуватиме, що допомога не відповідає критеріям визнання одноразової допомоги. Тому під час перевірок податківці наполягатимуть на нарахуванні ЄСВ та на оподаткуванні ПДФО і військовим збором уже за зарплатними правилами.
У роботодавців, у штаті яких є тільки один працівник (він же директор і часто засновник), постає запитання: чи вважатиметься надана благодійна допомога одноразовою? На жаль, роз’яснення ДПС щодо цього немає, тож варто отримати власну ІПК.
Правила сплати ПДФО та військового збору
ПДФО сплачується до бюджету під час виплати оподатковуваного доходу у грошовій формі, єдиним платіжним документом (пп. 168.1.2 ПКУ). Це стосується й виплати благодійної допомоги, яка має оподатковуватися ПДФО та військовим збором.
Нагадаємо, що Наказом №11 затверджено Класифікацію доходів бюджету за ПДФО, зокрема:
— 11010100 — ПДФО, що сплачується податковими агентами з доходів платника податку у вигляді заробітної плати;
— 11010400 — ПДФО, що сплачується податковими агентами з доходів платника податку інших ніж заробітна плата.
Тож при сплаті ПДФО з благодійної нецільової допомоги слід використовувати код 11010400.
А ось щодо військового збору, то код бюджетної класифікації в усіх випадках однаковий — 11011000 «Військовий збір».
Нагадаємо також про нові правила складання платіжних інструкцій щодо реквізиту «Призначення платежу», які набирають чинності з 1 грудня 2023 року. Про них ми написали в «ДК» №48/2023.
Податок на прибуток
Податкова різниця не поширюється на надання благодійної допомоги фізособам (пп. 140.5.10 ПКУ). Тому й збільшувати фінрезультат на суму наданої допомоги не потрібно (навіть тим, хто податкові різниці застосовує).
На об’єкт оподаткування податком на прибуток надання допомоги працівникам та іншим фізособам впливає тільки у бік зменшення (і то на етапі визнання витрат у бухгалтерському обліку).
А от якщо раптом ви вирішили надати благодійну допомогу не працівникам, а фізособам-підприємцям, то доведеться на її суму збільшити свій фінрезультат.
Бухгалтерський облік
У бухгалтерському обліку виплати благодійної допомоги призводять до зменшення активів, а отже, відповідно до п. 5 НП(С)БО 16 відображаються у складі витрат.
Витрати у вигляді перерахованої благодійної допомоги визнають витратами періоду, в якому вони були понесені (п. 7 НП(С)БО 16). Такі витрати відображатимуть у бухгалтерському обліку за дебетом субрахунку 949 «Інші операційні витрати» або 977 «Інші витрати діяльності» (п. 29 цього самого НП(С)БО).
Приклад 1 22.11.2023 ТОВ «В» надало працівникові за його заявою нецільову благодійну допомогу в розмірі 3 500 грн. Це перша така допомога, надана цьому працівникові поточного календарного року. Основна зарплата за листопад 2023 року — 10 000,00 грн.
У такому разі ТОВ «В», як податковий агент, має визначити базу оподаткування. І це буде лише 10 000,00 грн, адже благодійна допомога не перевищує неоподатковуваного розміру.
Сума утриманого ПДФО: 10 000,00 х 18% = 1 800,00 грн.
Сума утриманого військового збору: 10 000,00 х 1,5% = 150,00 грн
Сума нарахованого ЄСВ: 10 000,00 х 22% = 2 200,00 грн. ЄСВ на суму благодійної допомоги не нараховується, бо це одноразова допомога.
У ф. №4ДФ вся сума наданої благодійної допомоги (3 500 грн) буде відображена з ознакою доходу «169».
Таблиця
Відображення у бухобліку надання благодійної допомоги працівникам і утримання та перерахування податків (за умовами прикладів 1 і 2)
| № з/п |
Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн | |
| Д-т | К-т | |||
| 1. | Нараховано нецільову благодійну допомогу | 949 | 663 | 13 500,00 |
| 2. | Утримано з оподатковуваної частини допомоги та сплачено до бюджету: | |||
| ПДФО (13 500 - 3 760 - 3 500) х 18% | 663 | 641 | 1 123,20 | |
| військовий збір (13 500 - 3 760 - 3 500) х 1,5% | 663 | 642 | 93,60 | |
| 3. | Сплачено до бюджету військовий збір та ПДФО | 641,642 | 311 | 1 216,80 |
| 4. | Перераховано на зарплатні картки допомогу | 663 | 311 | 12 283,20 |
| 5. | Списано на фінансовий результат витрати на виплату допомоги | 79 | 949 | 13 500,00 |
Приклад 2 23.11.2023 ТОВ «В» надало за заявою іншого працівника першу цього року нецільову благодійну допомогу в розмірі 10 000 грн. Основна зарплата за грудень 2018 року — 10 000,00 грн.
У такому разі ТОВ «В», як податковий агент, має визначити базу оподаткування для ПДФО 16 240 = (10 000 - 3 760) + 10 000 грн.
Сума утриманого ПДФО: 16 240 х 18% = 2 923,20 грн.
Сума утриманого військового збору: 16 240 х 1,5% = 243,60 грн.
Сума нарахованого ЄСВ: 10 000,00 х 22% = 2 200,00 грн. ЄСВ на суму благодійної разової допомоги не нараховується у такому разі.
У формі №4ДФ вся сума наданої благодійної допомоги у розмірі 10 000 грн буде відображена з ознакою доходу «169».
У таблиці відобразимо операції щодо надання благодійної допомоги обом працівникам і утримання та перерахування ПДФО з цих сум та військового збору до бюджету.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 №2755-VI.
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Закон про ЄСВ — Закон України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
- Інструкція №5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 №5.
- Наказ №11 — Наказ Мінфіну від 14.01.2011 №11 «Про бюджетну класифікацію».
- Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148.
- НП(С)БО 16 — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», затверджене наказом Мінфіну від 31.12.1999 №318.