Нормами Порядку №41 передбачено, що додаток 4 до Розрахунку «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ призначений для відображення персоніфікованих відомостей про суми нарахованого (виплаченого) на користь фізичних осіб доходу та нарахованих (перерахованих) до бюджету податку на доходи фізичних осіб та військового збору (тобто зарплати, винагороди тощо) й інших обов’язкових реквізитів (ПІБ, ІПН, паспортних даних, ознак доходів тощо), та/або коригування цих показників.
1 Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4.
Отже, при кожному нарахуванні зарплати працівникам (графи 3а та 3 додатка 4ДФ) утриманий ПДФО (графи 4а та 4) та ВЗ (графи (5а та 5) має бути зазначено правильно без зменшення на якусь частину суми переплати, тому що не відбувається безпосередньо коригування податків та зборів щодо конкретного працівника. Тобто за фактом у додатку 4ДФ відображають ту суму утриманого ПДФО та ВЗ із заробітної плати працівників, яка фактично утримана і підлягає сплаті.
Тож стає зрозумілим, що використання переплати з ПДФО та ВЗ, яку бухгалтер бачить в електронному кабінету в розділі «Стан розрахунків із бюджетом» та в бухобліку підприємства, жодним чином не зменшує утримання із зарплати за відповідний місяць працівника. Відповідно, ПДФО не може бути відображений у меншій сумі в додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ. Тому переплату з ПДФО та ВЗ не відображають у додатку 4ДФ.
Нагадаємо, що в інтегрованій картці податкового агента показують лише сплачені суми ПДФО та ВЗ. Але ці суми в картці не нараховують, бо податковий агент сам не сплачує ПДФО та ВЗ, а лише утримує їх із доходів інших осіб та перераховує до бюджету. Нарахування сум ПДФО та ВЗ слід перевіряти самостійно за даними поданої звітності (додатка 4ДФ).
Переплатою можна скористатися лише при формуванні платіжних інструкцій для банку на сплату ПДФО та ВЗ із зарплати за наступні місяці: під час чергової виплати зарплати можна сплатити менше ПДФО та ВЗ — на суму переплати. Банк не контролює повноту сплати ПДФО та ВЗ, а перевіряє тільки факт наявності платіжної інструкції на сплату будь-якої суми ПДФО та ВЗ.
Тому якщо сума переплати більша за ту суму, яку потрібно сплатити із зарплати до бюджету в черговому місяці, то, щоб виконати вимогу пп. 168.1.2 ПКУ про те, що банки приймають платіжні документи на виплату доходу лише за умови одночасного подання розрахункового документа на перерахування цього податку до відповідного бюджету або розрахункового документа на зарахування коштів у сумі цього податку на єдиний рахунок, визначений ст. 35-1 ПКУ, на практиці потрібно подати банку платіжну інструкцію на сплату ПДФО/ВЗ на суму хоча б 1,00 грн, аби банк мав змогу провести таку платіжну інструкцію з виплати зарплати на рахунок працівника чи видав готівку на виплату зарплати. Крім того, до платіжної інструкції на 1,00 грн варто додати інформацію про ту платіжну інструкцію, якою було здійснено переплату з ПДФО/ВЗ із написанням відповідного повідомлення для банку (у спеціально відведеному полі).
Якщо сума переплати менша за суму чергового платежу з ПДФО та ВЗ, просто потрібно доплатити різницю.