Визначення особи й оплата
Визначення особи, яка заміщатиме директора на час його відсутності, залежить від структури штату підприємства і від рішення самого директора. Так, згідно зі ст. 64 ГКУ підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників та штатний розпис.
Тож виконання обов’язків тимчасово відсутнього директора можна покласти на заступника (за його наявності) або іншого працівника підприємства без звільнення його від основної роботи зі встановленням доплати на умовах, передбачених у колективному договорі.
Якщо у штаті підприємства є заступник директора (чи інший працівник), до посадових обов’язків якого входить виконання обов’язків директора на час його відсутності, то призначати в.о. іншого працівника немає потреби. Відповідно доплата такій особі за виконання обов’язків директора не провадиться. Якщо обов’язки директора покладаються на працівника, до посадових обов’язків якого не входить виконання таких обов’язків, то провадиться доплата за ст. 105 КЗпП. Непроведення доплати є порушенням трудового законодавства.
Право підпису
Для того щоб на час відсутності директора особа, яка його заміщатиме, мала право підпису, їй потрібно делегувати його.
Директор має право делегувати право підпису
За відсутності заступника та наявності у директора права делегувати виконання своїх повноважень іншій особі директор видає наказ про причину свої відсутності (відпустка, тимчасова непрацездатність, мобілізація тощо) й одночасно призначає особу, яка тимчасово виконуватиме його обов’язки у період відсутності. Тож потрібно прописати в наказі тимчасове покладання обов’язків директора на іншого працівника.
Директор без права делегування підпису
Правочин, що його вчиняє юрособа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства (абз. 2 ч. 2 ст. 207 ЦКУ).
Довіреність складають у довільній формі з дотриманням вимог ст. 244 — 250 ЦКУ.
Тобто, щоб особа, яка заміщатиме директора, могла представляти інтереси підприємства у правовідносинах із третіми особами, потрібно видати їй довіреність. У довіреності слід зазначити період, на який вона видана, а також проставити дату видачі. Довіреність, у якій не зазначено дату її вчинення, є нікчемною (ст. 247 ЦКУ).
Також у довіреності необхідно уточнити обсяг повноважень представника директора, а саме: які договори він має право підписувати, які акти виконаних робіт, рахунки та інші документи, звітність.
Якщо ж засновник включив до ЄДР відомості про інших осіб, окрім директора, то вони можуть діяти від імені підприємства без довіреності.
Звертаємо увагу: якщо статут не надає директорові можливості передати свої повноваження іншій особі, то питання щодо заміни має вирішуватися загальними зборами учасників.
Повідомлення держреєстратора
Повідомляти держреєстратора про те, що функції директора на час його відсутності виконуватиме інша особа (на підставі наказу, довіреності), не потрібно, бо до ЄДР вносять відомості про зміну керівника, а в цьому випадку директор не змінюється і його повноваження не припиняються, він лише відсутній з поважної причини.
Консультують податківці
<...> Для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, автор повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває автор, шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису (далі — Повідомлення) в електронному вигляді за формою згідно з додатком 2 до Порядку №557.
Пунктом 4 розд. ІІІ Порядку №557 передбачено, що до Повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів. <...>
Враховуючи вищезазначене, у разі тимчасової відсутності (відпустка, лікарняний) головного бухгалтера на сформовану податкову звітність в електронному вигляді накладаються кваліфікований електронний підпис керівника (директора) та печатка (за наявності).
При тимчасовій відсутності (відпустка, лікарняний) директора (керівника) на сформовану податкову звітність в електронному вигляді накладаються кваліфіковані електронні підписи посадових осіб, яким делеговано право підпису, шляхом направлення Повідомлення, яке прийняте контролюючим органом, у такому порядку:
— першим — головного бухгалтера;
— другим — особи, зазначеної у Повідомленні з типом підпису «Директор»;
— третім — печатка (за наявності).
Роз’яснення ГУ ДПС у Тернопільській області від 28.09.2020
Повідомлення, довідки чи запити до податкової
Про оформлення електронного підпису на в.о. директора потрібно повідомити податковий орган за основним місцем обліку підприємства (п. 3, 4 розд. ІІІ Порядку №557). У цьому випадку до податкової подають повідомлення за формою, наведеною в додатку 2 до Порядку №557.
КЕП та зразок підпису до банку
Після делегування права підпису на всіх документах має стояти вже підпис П. І. Б. особи, яка виконуватиме обов’язки. Для цього цій особі потрібно замовити і мати власний КЕП, а для зняття готівки з поточного рахунку в банку подати до банку оновлений перелік осіб, які відповідно до законодавства України мають право розпорядження рахунком.
Передавати іншій особі пароль від КЕП директора абсолютно неприпустимо! Щойно інша людина дізналася пароль КЕП директора, цей КЕП стає скомпрометованим. Тож кожна особа — і директор, і особа, яка його замінює, — мусить мати виключно власний КЕП.
Оформлення підпису тимчасово виконувача обов’язків керівника
У Правилах організації діловодства зазначено, що до найменування посади керівника слова «Виконувач обов’язків» або «В. о.» додаються в разі заступництва керівника за наказом (розпорядженням).
Держпраці у Дніпропетровській області з цього питання наголосила, що визначення поняття «заступництво» міститься лише в Роз’ясненні Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС №30/39, в якому ним вважається виконання службових обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, якщо це спричинено виробничою необхідністю. Таке формулювання суперечить вимогам КЗпП, якими підприємства мають керуватися, застосовуючи норми чинного законодавства.
Статтею 105 КЗпП законодавчо визначено виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від основної роботи.
Це означає, що працівник, який виконує обов’язки керівника, обіймає свою основну посаду, тому підписувати документи в разі покладення на нього обов’язків тимчасово відсутнього керівника він має за посадою, яку обіймає (наприклад, інженер, бухгалтер тощо), і цю саму посаду слід зазначати під час їх підписання.
Отже, підприємство може самостійно визначати, який варіант оформлення підпису тимчасово виконувача обов’язків керівника вибрати в такому випадку: чи в.о. директора, чи залишити працівника за посадою, яку обіймає. Адже щодо цього чинне законодавство обмежень не встановлює.
Нормативна база
- Порядок №557 — Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами, затверджений наказом Мінфіну від 06.06.2017 №557.
- Правила організації діловодства — Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5.