Оформлення авто, за якого відшкодування витрат не оподатковується ПДФО та ВЗ
Відразу наголосимо: якщо використання автомобіля буде правильно документально оформлене, то у працівника не виникне оподатковуваного доходу щодо сум відшкодування підприємством витрат на придбання працівником пального для такого автомобіля. Адже в такому разі автомобіль працівника матиме статус службового і надаватиметься працівникові (разом із пальним) виключно зі службовою метою.
Тобто при використанні підприємством авто працівника за договором оренди чи договором позички відшкодування підприємством витрат працівника на придбання пального для такого автомобіля не оподатковуватиметься ПДФО та ВЗ.
Використання авто, що належить працівникові, у господарській діяльності підприємства можна оформити одним із трьох договорів:
1) договором про використання автомобіля працівника в діяльності підприємства, наказом про використання автомобіля працівника в діяльності підприємства. За цим договором виплачується компенсація, як правило, в розмірі амортизації;
2) договором оренди автомобіля та актом приймання-передачі автомобіля;
3) договором позички (безоплатного використання) та актом приймання-передачі автомобіля.
Договори оренди та позички мають бути нотаріально посвідчені (ст. 799 та 828 ЦКУ).
Крім того, окремим наказом по підприємству слід передбачити обов’язок саме цього працівника слідкувати за наявністю пального в автомобілі і, за потреби, придбавати таке пальне. А також прописати в ньому про компенсацію витрат, якщо працівник придбає пальне за власні кошти.
Свого часу Мінфін в УПК №181 (див. «ДК» №19/2019) щодо відшкодування працівникові витрачених його власних коштів на придбання товарів поставив крапку в питанні оподаткування ПДФО та ВЗ. У ній зроблено висновок, ідентичний до висновку Мінфіну, наведеного у листі від 26.02.2019 №11220-16-63/5675 (див. «ДК» №13/2019, коментар «ДК»), а саме:
— на підставі ст. 21, 29 та 30 КЗпП, якщо працівник у межах його трудових обов’язків придбає товар, то незалежно від того, чи за власні, чи підзвітні кошти він це зробить, такі відносини слід розглядати як трудові;
— при підтвердженні роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених працівником витрат у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції) виплачена сума компенсації за придбані товари (роботи, послуги) за власні кошти на користь роботодавця не є доходом для потреб оподаткування ПДФО і ВЗ.
Коли оподатковується відшкодування витрат на пальне
Якщо не оформити право працівника купувати пальне для цього авто за власні кошти із наступною компенсацією, то при компенсації витрат на пальне виникає додаткове благо у вигляді безоплатно отриманих товарів, робіт, послуг на підставі пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ в розмірі вартості використаного пального (ознака «126» в додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ). ПДФО розраховується з бази оподаткування як вартість придбаного пального, збільшена на натуральний коефіцієнт — 1,219512 (для ставки 18%). Для нарахування ВЗ натуральний коефіцієнт не застосовують.