Наказом Мінфіну від 09.05.2023 №239 затверджено:
— форму Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт;
— Порядок складання Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт.
Цей наказ набрав чинності 13.07.2023 — у день офіційного опублікування в «Офіційному віснику України» №61. Тож з 13 липня 2023 року потрібно використовувати нову форму авансового звіту та діяти за новими правилами її складання.
І справді, згідно з Наказом №239 авансовий звіт можна підписувати не тільки власноруч, а й з використанням електронного цифрового підпису відповідно до вимог законів про електронні документи та електронний документообіг, про електронні довірчі послуги.
Суб’єктами електронного документообігу є: автор, підписувач, адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов’язків у процесі електронного документообігу (ст. 1 Закону про електронний документообіг).
Отже, накладати КЕП на авансовий звіт слід у такій послідовності:
1) працівник (який звітує);
2) головний бухгалтер або особа, яка відповідає за ведення бухобліку (як особа, яка перевіряє);
3) керівник підприємства (як особа, яка затверджує).
Тобто підписи накладаються в тій самій послідовності, як і в разі підписання паперового авансового звіту власноруч.