Позика працівнику в обліку і звітності

Надання грошової позики працівникам — досить поширена операція. Розгляньмо, як документально оформити позику працівнику та як її відобразити в обліку та звітності.

Документальне оформлення позики працівникові

Щоби надати працівникові позику, слід укласти з ним письмовий договір.

Відповідно до ст. 1047 ЦКУ договір позики оформляється письмово, якщо його сума не менше ніж у десять разів перевищує встановлений законом розмір неоподатковуваного мінімуму доходів громадян (у 2021 р. — 170,00 грн), а у разі коли позикодавцем є юрособа, то незалежно від суми.

На що потрібно звернути увагу при складанні договору про грошову позику:

1. Договір грошової позики є укладеним з моменту передачі грошей позичальникові, а не з дати його підписання (ч. 1 ст. 1046 ЦКУ). Грошова позика вважається поверненою позикодавцю у момент зарахування позиченої грошової суми на його банківський рахунок (ч. 3 ст. 1049 ЦКУ). Проте ця норма суперечить ч. 1 ст. 1049 ЦКУ, яка свідчить, що позичальник повинен повернути отриману позику в тому порядку, який установлено договором. Тож на практиці датою повернення позики буде дата її погашення у порядку, встановленому договором, а якщо з якоїсь причини такого порядку договором не встановлено, то згідно з ч. 3 ст. 1049 ЦКУ — за датою зарахування коштів на банківський рахунок позикодавця.

2. У договорі може бути зазначено, що повернення позики — за вимогою. Якщо нічого не написати, то повернення буде за вимогою. Водночас граничного терміну, на який можна надати кошти у позику, ЦКУ не встановлено, а отже, він встановлюється лише за угодою сторін договору.

3. Позикодавець має право на отримання від позичальника відсотків від суми позики, якщо інше не встановлено договором або законом. Розмір та порядок отримання відсотків встановлюються договором. Якщо договором не встановлено розміру відсотків, він визначається на рівні облікової ставки НБУ. У разі відсутності іншої домовленості сторін відсотки виплачуються щомісяця до дня повернення позики (ч. 1 ст. 1048 ЦКУ).

Зверніть увагу!

Надання позики під проценти — це вже фінансова послуга відповідно до пп. 5 п. 1 ст. 1 і пп. 6 п. 1 ст. 4 та ст. 5 Закону про фінпослуги. Тому постає запитання: чи можуть роботодавці — не фінансові установи надавати працівникові позику під проценти?

У суперечливості цього питання можна переконатися виходячи з практики застосування законодавства судами України. Зокрема, колегія суддів Судової палати у цивільних справах Верховного Суду України в мотивувальній частині свого рішення від 17.12.2008 р. у справі №6-19856св08 встановила, що надання позики особою, яка не є учасником ринку фінансових послуг, іншій із правом одержання процентів позикодавцем від позичальника суперечить положенням Закону про фінпослуги.

Натомість колегія суддів Судової палати у цивільних справах ВСУ ухвалила протилежні рішення. Наприклад, рішення від 14.04.2010 р. у справі №6-3465св10, яким на користь позикодавця-фізособи стягнуто не лише заборгованість, а й проценти за договором позики.

ВСУ в останньому рішенні зазначає, що Закон №2664-III є спеціальним нормативним актом, який регулює відносини учасників ринку фінансових послуг і не поширюється на всіх інших юридичних і фізичних осіб — суб'єктів договору позики, правовідносини яких регулюються нормами ст. 1046, 1048 ЦКУ.

Ще один важливий висновок зроблено Судовою палатою у цивільних справах ВСУ в постанові від 18.07.2012 р. (справа №6-79цс12). У мотивувальній частині суд зазначив, що договір позики як загальна договірна конструкція є підставою для виникнення правовідносин, учасниками яких є будь-які фізичні або юридичні особи, бо ЦКУ не містить жодного винятку як щодо суб'єктного складу, так і щодо права на одержання від позичальника процентів від суми позики, розмір і порядок одержання яких встановлюються договором.

Один з останніх прикладів подібних роз'яснень ми розглядали в «ДК» №9-10/2021, коментуючи IПК ДПСУ від 16.01.2021 р. №201/IПК/99-00-21-02-02-06 («ДК» №9-10/2021). Щоправда, це роз'яснення надавали податківці, і вони розглядали питання «чи може фізособа надавати процентну позику» саме з погляду ПКУ. Про неможливість такої ситуації з погляду цивільного права вони не згадували.

Тому, на нашу думку, надавати процентну позику працівнику роботодавець може (навіть якщо він не є фінустановою). Проте має бути готовим захищати це своє право у суді.

4. Позика може бути як видана, так і погашена частинами, а не загальною сумою, якщо інше не встановлено договором. Позика може бути повернена позичальником достроково, якщо інше не встановлено договором (ч. 2 ст. 1049 ЦКУ).

I ще про процедуру видачі та погашення позики. Грошова позика працівникові може бути видана як готівкою, так і в безготівковій формі. Позаяк ідеться про позику звичайній фізособі, а не ФОПу, то в цьому разі діє обмеження щодо готівкових розрахунків з фізособами в сумі 50000 грн. Докладніше про це обмеження ми писали в «ДК» №46/2018. Те саме обмеження діятиме і при поверненні позики (сплаті процентів) готівкою до каси позикодавця. Якщо позика повертатиметься через касу банку, це обмеження не діятиме!

Документом, що підтверджує факт видачі або повернення позики, буде або касовий ордер (при готівковій операції), або виписка банку (при безготівковій операції). Також документом, що підтверджує повернення позики готівкою, у позичальника буде квитанція до прибуткового касового ордера або квитанція банку.

Облік надання, повернення та списання позики у позикодавця

У бухгалтерському обліку позикодавця розрахунки з працівником щодо наданої йому позики не відображають на рахунку 66 «Розрахунки з оплати праці». Бо, як уже було сказано вище, відносини позики — не трудові, а цивільно-правові.

Для обліку розрахунків із позичальником використовують субрахунок 377 «Розрахунки з іншими дебіторами». Відповідно до Iнструкції №291, цей субрахунок можна використовувати, зокрема, і для всіх видів розрахунків із працівниками, крім розрахунків із заробітної плати і з підзвітних коштів. За дебетом цього субрахунку відображають видачу позики, а за кредитом — її повернення або списання у кореспонденції з рахунками обліку коштів — 301, 311. Але якщо сторони домовляться про утримання позики або її частини із зарплати працівника після сплати податків, то буде проведення Д-т 661 К-т 377.

Якщо строк повернення позики понад 12 місяців з дати балансу, така заборгованість належить до довгострокової та відображається на субрахунку 183 «Iнша дебіторська заборгованість». Коли термін погашення позики стане меншим за 12 місяців з дати балансу, вона буде переведена на субрахунок 377 (Д-т 377 К-т 183). Якщо позика має погашатися частинами в різні строки за графіком, такий аналіз проводиться для кожної частини.

Приклад 1 У жовтні 2021 р. підприємство надало ПФД працівнику, строк повернення всієї суми наданої ПФД — липень 2023 року. Звітний період у підприємства — квартальний. У жовтні 2021 р. підприємство робить у себе в бухобліку запис Д-т 183 К-т 311. На кожну дату балансу, яка настає раніше липня 2022 року (тобто до 30.06.2022 р. включно), підприємство обліковує цю заборгованість як довгострокову на рах. 183, і тільки у балансі на 30.09.2022 р. ця заборгованість перекласифіковується в короткострокову: Д-т 377 К-т 183.

Чи треба дисконтувати позику?

Довгострокову грошову позику працівнику потрібно дисконтувати на загальних підставах, навіть якщо вона безпроцентна. Про правила такого дисконтування ми писали в «ДК» №49/2019.

Проте часто, для уникнення дисконтування, рекомендують не встановлювати в договорі конкретного строку повернення фіндопомоги, а визначити таке повернення моментом пред'явлення позикодавцем вимоги до позичальника повернути фіндопомогу (див. ст. 1049 ЦКУ). Після надходження вимоги повернення має відбутися протягом тридцяти днів. Заборгованість за таким договором вважається поточною, бо строк її погашення невідомий, і тому вона формально не підлягає дисконтуванню. Проте така тактика може бути ризикованою в плані повернення суми позики.

Резерв сумнівних боргів за позикою

Надана ПФД є фінансовим активом для підприємства, адже вона погашатиметься коштами, тобто в майбутньому згенерує грошовий потік. Поточну дебіторську заборгованість, яка є фінансовим активом, відображають у балансі за мінусом резерву сумнівних боргів. Iншими словами, під поточну заборгованість з наданої ПФД, яка обліковується на рахунку 377, слід створювати резерв сумнівних боргів. Якщо операції з надання позик працівникам не є систематичними, тобто позики надаються одному або декільком працівникам, то в такому разі доцільно розраховувати резерв за методом застосування абсолютної суми сумнівної заборгованості, коли величина резерву визначається на підставі аналізу платоспроможності окремих дебіторів, коли аналізуються перспективи погашення кожної наданої суми ПФД (див. п. 8 НП(С)БО 10). Якщо всі працівники-позичальники вчасно погашають свої зобов'язання, то сумнівної заборгованості немає і резерв не створюється.

У бухобліку створення резерву сумнівних боргів відображають записом: Д-т 944 К-т 38 (у цей момент виникають витрати), а списання безнадійної заборгованості за рахунок такого резерву — записом Д-т 38 К-т 377 (у цей момент витрати вже не виникають). За загальним правилом, якщо суми створеного резерву недостатньо для списання дебіторської заборгованості, то списання безнадійної дебіторської заборгованості показують проведенням Д-т 944 К-т 377, тобто витрати виникають на момент списання заборгованості. Проте, якщо нараховувати резерв за методом застосування абсолютної суми сумнівної заборгованості, така ситуація малоймовірна, бо під кожну сумнівну суму буде створено власний резерв.

Нарахування та використання резерву сумнівних боргів може стати причиною коригування фінрезультату у тих платників податку на прибуток, які коригують фінрезультат на різниці, передбачені нормами ПКУ. Базу оподаткування з податку на прибуток визначають виходячи з бухгалтерського фінрезультату до оподаткування, відкоригованого на різниці, передбачені нормами ПКУ. Різниці можуть не застосовувати платники, бухгалтерський дохід у яких за останній рік не перевищує 40 млн грн, про свій вибір вони зазначають у декларації (п. 134.1 ПКУ).

Як визначено у п. 139 ПКУ, при нарахуванні резерву сумнівних боргів платник податку на прибуток збільшує фінрезультат до оподаткування на суму витрат на формування резерву сумнівних боргів. Також збільшення фінрезультату відбуватиметься і в разі списання заборгованості, анульованої за власним рішенням кредитора до закінчення строку позовної давності, безпосередньо на витрати, тобто понад суму резерву сумнівних боргів. Однак при списанні дебіторської заборгованості за рахунок такого резерву фінрезультат до оподаткування не підлягає зменшенню на суму списаної заборгованості.

Докладніше про податкові наслідки списання заборгованості у платника податку на прибуток читайте в «ДК» №14/2019. Докладно про облік дебіторської заборгованості як такої ми писали в «ДК» №41/2021 і «ДК» №41/2021.

Чи може надавати таку позику платник єдиного податку?

Якщо позикодавець — «єдинник», то на суму єдиного податку результати дисконтування не впливають, так само як і нарахування резерву сумнівних боргів. Тому якщо «єдинник» не проведе дисконтування та/або не нарахує резерву, то він порушить тільки правила бухобліку. Відповідне адміністративне правопорушення передбачене ст. 164-2 КУпАП: зокрема ведення бухобліку з порушенням установленого порядку, внесення неправдивих даних до фінансової звітності, які тягнуть за собою накладення адмінштрафу.

Єдиним моментом, на який слід звернути увагу «єдиннику», — це фіскальний підхід податківців до таких операцій узагалі.

Так, в IПК від 28.02.2019 р. №806/10/IПК/14-29-12-03-22 податківці прирівняли надання ПФД на постійній основі до фінансового посередництва, яке заборонене платникам єдиного податку. Але одноразове надання ПФД у цій IПК податківці все ж таки «дозволяли».

Проте є й інші, фіскальніші консультації податківців щодо «єдинників». Наприклад, тернопільські податківці зазначають: «Фізичні особи — підприємці — платники єдиного податку першої — третьої груп не можуть надавати фінансову допомогу, у тому числі безповоротну, оскільки такий вид діяльності не дає права застосовувати спрощену систему оподаткування». Зрозуміло, що такий самий підхід вони можуть застосувати і щодо «єдинників»-юросіб.

Тому, перш ніж надавати позику, платникам єдиного податку краще отримати індивідуальну податкову консультацію. I або діяти за нею, або, якщо вона не сподобається, оскаржити її у суді.

Податкові наслідки для фізособи-позичальника

Якщо фізособа-позичальник вчасно виконує зобов'язання за договором позики, то у неї не виникає оподатковуваного доходу, а отже, і ПДФО та військового збору.

Підприємство-позикодавець для свого працівника є податковим агентом і зобов'язане відобразити суму наданої ПФД у додатку Д4 до зведеної звітності.

Підпунктом 165.1.31 ПКУ встановлено, що до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника ПДФО не включається основна сума поворотної фінансової допомоги, що отримується платником податку.

Основну суму ПФД, фактично отриману працівником, відображають у додатку Д4 до об'єднаної звітності з ознакою доходу «197». Коли працівник повертає ПФД позикодавцю, в додатку 4ДФ цей факт не фіксують, бо фізособа не отримує коштів, а навпаки, повертає. Не відображатимуть у 4ДФ з тієї самої причини і проценти, якщо їх сплачуватиме фізособа (адже це не її дохід, а витрати).

А от якщо ПФД не буде повернута, тоді у позичальника виникає дохід.

Якщо фізособа-боржник не виконує зобов'язання у строк, визначений договором, та протягом строку давності, тобто не повертає грошової позики, то сума заборгованості включається до оподатковуваного доходу платника податку.

Це відбувається:

— або у разі її анулювання (прощення) кредитором до закінчення строку позовної давності на підставі пп. «д» пп. 164.2.17 ПКУ, якщо вона перевищує 25% мінімальної зарплати, встановленої на 1 січня звітного податкового року (у 2021 році це 1500 грн);

— або у разі закінчення строку позовної давності на підставі пп. 164.2.7 ПКУ, якщо сума неповернутої позики перевищує суму, що становить 50% місячного прожиткового мінімуму, чинного для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року (у 2021 році це 1135 грн). Фізособа самостійно сплачує податок з таких доходів та зазначає їх у річній податковій декларації. Загальна позовна давність встановлюється тривалістю у три роки.

Прощення боргу з неповерненої ПФД. Якщо підприємство прийняло рішення про прощення боргу працівнику після повернення суми позики до закінчення строку позовної давності та письмово повідомило такого працівника-боржника про прощення боргу, то таке підприємство має відобразити у звітному періоді прощення у додатку 4ДФ оподатковувану суму прощеної заборгованості (яка перевищує 25% мінзарплати) з ознакою доходу «126», а неоподатковувану (менше ніж 25% мінзарплати) — з ознакою доходу «189».

Консультують податківці

З метою оподаткування податком на доходи фізичних осіб до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу включається дохід, отриманий платником податку як додаткове благо (крім випадків, передбачених ст. 165 ПКУ) у вигляді основної суми боргу (кредиту) платника податку, прощеного (анульованого) кредитором за його самостійним рішенням, не пов'язаним із процедурою банкрутства, до закінчення строку позовної давності, у разі якщо його сума перевищує 25% однієї мінімальної заробітної плати (з розрахунку на рік), встановленої на 1 січня звітного податкового року (у 2020 році — 1180,75 грн (4723 грн х 25%)) (пп. 164.2.17 «д» ст. 164 Податкового кодексу).

При цьому кредитор зобов'язаний повідомити платника податку — боржника шляхом направлення рекомендованого листа з повідомленням про вручення, або шляхом укладення відповідного договору, або надання повідомлення боржнику під підпис особисто про прощення (анулювання) боргу та включити суму прощеного (анульованого) боргу до податкового розрахунку суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичної особи.

Дохід, отриманий платником податку як додаткове благо у вигляді основної суми боргу (кредиту), прощеного (анульованого) кредитором за його самостійним рішенням, не пов'язаним із процедурою банкрутства, до закінчення строку позовної давності, що перевищує у 2020 році — 1180,75 грн, включається до його оподатковуваного доходу та відображається в податковому розрахунку за ф. 1ДФ з ознакою доходу «126».

Не включається до оподатковуваного доходу сума, що не перевищує у 2020 році — 1180,75 грн*, та суми процентів, комісії та/або штрафних санкцій (пені), прощених (анульованих) кредитором за його самостійним рішенням, не пов'язаним із процедурою його банкрутства, до закінчення строку позовної давності (такі доходи відображаються у податковому розрахунку за ф. 1ДФ з ознакою доходу «189»).

* У 2021 році — 1500 гривень. — Прим. ред.

Водночас підприємство звільняється від обов'язку утримувати ПДФО та військовий збір із доходу боржника. Фізособа, якій простили борг (про що її сповістили), має самостійно сплатити податки — 18% ПДФО та 1,5% військового збору на підставі поданої річної декларації (пп. «д» пп. 164.2.17 ПКУ).

Якщо ж підприємство взагалі не повідомило фізособу про прощення боргу або не отримало повідомлення про вручення рекомендованого листа, то воно має виконати всі обов'язки податкового агента, в т. ч. з утримання ПДФО та військового збору зі суми прощеного боргу.

Щодо застосування натуркоефіцієнта

...Оскільки основна сума боргу (кредиту), прощеного (анульованого) кредитором за його самостійним рішенням, не пов'язаним з процедурою банкрутства, до закінчення строку позовної давності обчислюється у грошовому виразі, то застосування коефіцієнта при нарахуванні вказаного доходу не провадиться.

Лист ДФСУ від 18.12.2015 р. №27262/6/99-99-17-03-03-15

Якщо основна сума боргу з неповерненої позики менша за 1500 грн у 2021 році, тоді такі суми не є доходом фізособи на підставі пп. 165.1.55 ПКУ. Нагадаємо: згідно з пп. 165.1.55 ПКУ до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються такі доходи, як основна сума боргу (кредиту) платника податку, прощеного (анульованого) кредитором за його самостійним рішенням, не пов'язаним із процедурою банкрутства, до закінчення строку позовної давності у сумі, що не перевищує 25% однієї мінімальної зарплати (з розрахунку на рік), встановленої на 1 січня звітного податкового року.

Списання боргу у зв'язку із закінченням строку позовної давності. Відповідно до пп. 164.2.7 ПКУ сума заборгованості фізособи за укладеним договором позики, за якою минув строк позовної давності та яка перевищує 50% місячного прожиткового мінімуму для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, включається до загального річного оподатковуваного доходу.

Фізособа самостійно сплачує ПДФО та військовий збір з таких доходів та зазначає їх у річній податковій декларації.

Підприємство-позикодавець відображає в додатку 4ДФ суму позики, що залишилася неповерненою після закінчення строку позовної давності, з ознакою доходу «107».

Позаяк фізособа й у цьому випадку має самостійно сплачувати податки, то радимо підприємству у разі списання заборгованості після закінчення строку позовної давності письмово повідомити про це працівника.

Якщо ж сума заборгованості менша від 50% місячного прожиткового мінімуму для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, тоді вона не включається до загального річного доходу фізособи, але також має бути відображена в додатку 4ДФ з ознакою доходу «127».

ЄСВ на суму позики, наданої працівникові, не нараховується у будь-якому разі, адже цей вид доходу міститься у п. 13 р. I Переліку №1170.

Щоправда, там перелічені три цілі, на які має видаватися така позика: для поліпшення житлових умов, на індивідуальне будівництво, заведення домашнього господарства. Але, на нашу думку, будь-яка позика працівнику не може оподатковуватися ЄСВ, адже такий вид доходу не згадується в ст. 7 Закону про ЄСВ і в Iнструкції №5 у частині доходів, які формують фонд оплати праці.

Приклад 2 Працівникові Петренку П. П. у травні 2021 р. надано з каси грошову безпроцентну позику в сумі 50000 грн до кінця 2021 р., як було передбачено умовами договору. У грудні 2021 р. Петренко П. П. повертає позику до каси у повному розмірі.

Працівникові Гришку Г. Г. у травні 2021 р. перераховано на рахунок грошову безпроцентну позику в сумі 30000 грн. У договорі передбачено погашення позики шляхом щомісячного утримання із зарплати частини позики в розмірі 5000 грн протягом шести місяців — з червня до грудня 2021 р.

Працівникові Чередниченку В. В. у 2016 році було видано позику в сумі 40000 грн зі строком повернення наприкінці 2017 року, з яких 34000 грн він повернув вчасно, а 6000 грн залишилися неповернутими. У грудні 2017 року було створено резерв сумнівних боргів на цю суму. Станом на кінець 2021 року закінчується строк позовної давності за цією заборгованістю, й у грудні 2021 року заборгованість Чередниченка В. В. списується як така, за якою закінчився строк позовної давності.

Працівникові Пивовару П. П. у січні 2021 року було надано позику в сумі 15000 грн, а в грудні 2021 року цю заборгованість прощено та списано.

Чередниченко В. В. та Пивовар П. П. зобов'язані подати декларацію про доходи за 2021 р., в якій має бути відображено отриманий дохід у вигляді списаного та анульованого позикодавцем боргу, і самостійно сплатити ПДФО та військовий збір.

Відображення відповідних операцій в обліку позикодавця показано у таблиці.

Таблиця

Відображення в обліку надання, повернення та списання грошової безпроцентної позики працівникам

Нормативна база

• ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
• ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. №435-IV.
• Закон про ЄСВ — Закон України від 08.07.2010 р. №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
• Закон про фінпослуги — Закон України від 12.07.2001 р. №2664-III «Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг».
• Iнструкція №5 — Iнструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. №5.
• Iнструкція №291 — Iнструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Мінфіну від 30.11.1999 р. №291.
• Перелік №1170 — Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 р. №1170.
• НП(С)БО 10 — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 10 «Дебіторська заборгованість», затверджене наказом Мінфіну від 08.10.1999 р. №237.

Юлія ЄГОРОВА, «Дебет-Кредит»