Закон №1217, який вносить зміни до КЗпП щодо запровадження електронних трудових книжок, уже підписано Президентом і навіть надруковано в «Голосі України». Проте в дію він запускатиметься поступово, а повна заміна паперових трудових книжок електронними відбудеться (в найкращому разі) протягом 5-ти років.
Закон №1217 опубліковано в «Голосі України» 10 березня 2021 року. Як зазначено в самому Законі, він набере чинності через три місяці з дня його опублікування (крім пункту 4 розділу ІІ, який набрав чинності з дня опублікування цього Закону) — тобто 10 червня 2021 року.
Отже, розгляньмо цей Закон виходячи з хронології набрання ним чинності.
Які зміни набрали чинності з 10 березня?
Кабміну доручено протягом трьох місяців з дня опублікування цього Закону (тобто до 10 червня 2021 року):
— забезпечити розроблення та затвердження нормативно-правових актів, що випливають із цього Закону;
— привести свої нормативно-правові акти у відповідність до цього Закону;
— забезпечити приведення міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади їх нормативно-правових актів у відповідність до цього Закону.
Отже, протягом трьох місяців ми побачимо декілька проєктів нормативних актів, які врегульовуватимуть порядок використання в Україні електронних трудових книжок. Проте наберуть чинності ці накази і постанови з 10 червня 2021 року, як і решта норм Закону №1217.
Що зміниться з 10 червня?
Коли приймаємо нового працівника на роботу
Нині такий працівник має надати роботодавцю трудову книжку. Цього вимагає ст. 24 КЗпП. При цьому такий нюанс, як відсутність (з будь-якої причини) у майбутнього працівника трудової книжки, ця норма не враховує. Не уточнює вона й дії працівника в разі, якщо він працевлаштовується за сумісництвом (хоча трудова книжка має, як відомо, зберігатися лише за основним місцем роботи).
За новою редакцією ст. 24 КЗпП трудова книжка подаватиметься роботодавцю лише у разі її наявності у працівника. А ще працівник матиме вибір, що саме надавати: трудову книжку чи відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. І ось тут будьте уважні: ми вперше стикаємося з юридичною назвою електронного аналогу добре знайомої нам паперової трудової книжки. Ось ці відомості з реєстру — це й буде те, що ми далі називатимемо «електронна трудова книжка»!
І ще: якщо працівник не подаватиме роботодавцю трудової книжки тому, що він її просто не має (ані паперової, ані електронної), — це перше місце роботи, він зможе подавати вимогу про оформлення трудової книжки.
Це цікаве уточнення, адже нині завести трудову книжку в такому разі протягом 5 днів з дня прийняття на роботу — це обов’язок роботодавця, який не потребує додаткових заяв від працівника. Цього вимагає п. 1.1 Інструкції №58.
Продовження цієї історії знаходимо в новій редакції ст. 48 КЗпП, яка говорить: на вимогу працівника, який уперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.
З аналізу цієї оновленої статті стає зрозуміло, що під трудовою книжкою в КЗпП буде розумітися саме «паперова трудова книжка»!
Коли звільняємо працівника
Нині згідно зі ст. 47 КЗпП у день звільнення працівника роботодавець зобов’язаний видати йому належно оформлену трудову книжку. Норма добра, але теж не враховує всіх нюансів, наприклад звільнення сумісників.
Довідково
Термін «основне місце роботи» у зв’язку з цими змінами, як не дивно, не зникне! Як зазначається у змінах до Закону про ЄСВ (де, власне, і міститься визначення того, що таке основне місце роботи, — місце зберігання трудової книжки), основне місце роботи з 10 червня 2021 року визначатиметься працівником у заяві про прийняття на роботу. Звідти воно перекочовуватиме до наказу про прийняття на роботу, до звітності з ЄСВ та до Реєстру застрахованих осіб. Тільки ось що цей термін надалі означатиме і які будуть ознаки основного місця роботи (крім лише бажання працівника), наразі незрозуміло. Це потребує додаткових пояснень від ПФУ та Мінекономіки.
У новій редакції цієї статті паперова трудова книжка працівникові при звільненні не видаватиметься. Проте на вимогу працівника треба внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника.
І ось тут ми підходимо до ще одного дуже важливого нововведення: роботодавець більше не зберігатиме трудових книжок. При прийнятті на роботу працівник надаватиме трудову книжку роботодавцю лише як джерело інформації, але після отримання такої інформації вона повертатиметься працівникові.
Облік трудової діяльності працівника
Про обов’язкове поголовне запровадження паперових трудових книжок уже через 3 місяці не йдеться. Їх заводитимуть і записи в них робитимуть лише за бажання працівників!
Але це не означає, що кадровий облік скасовують і відділи кадрів можна розпускати. Просто зміниться формат такого обліку!
Облік трудової діяльності працівників здійснюватиметься в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом про ЄСВ (ст. 48 КЗпП).
Пам’ятаєте таблицю 5 старого щомісячного Звіту з ЄСВ? А про новий додаток 5 зведеної звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ? Та сама кадрова інформація щодо прийняття і звільнення працівників, переведення їх на іншу посаду, надання їм декретних відпусток тощо? Вже кілька років вона потрапляє до Реєстру застрахованих осіб, який веде Пенсійний фонд. І ось через 3 місяці відомості з цього Реєстру стануть повноцінною заміною паперової трудової книжки. А паперова трудова книжка, по суті, поступово перетвориться на дублікат таких відомостей, і потреба в ній зникне.
Проте, звісно, Реєстр нині містить інформацію лише з початку 2000-х. А ті, хто мав трудовий стаж до запровадження обов’язкового соціального страхування, мають підтверджувати його відповідними документами — зокрема, і записами в паперовій трудовій книжці. Для призначення пенсії за віком це досі важливо, тож велика кількість працівників продовжуватиме зберігати паперові трудові книжки і вимагатиме внесення до них записів про власну трудову діяльність.
І роботодавці не зможуть їм відмовити у такій вимозі! У новій редакції ст. 48 КЗпП зазначається: власник або уповноважений ним орган на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.
Не зникне й Інструкція про порядок ведення трудових книжок. Адже, як і раніше, порядок їх ведення визначатиметься Кабміном. Проте, можливо, це означатиме, що Кабмін нарешті складе власну постанову, якою затвердить цей порядок (нині він затверджений багатьма авторами, крім КМУ). Зробити це Кабмін має теж до 10 червня.
Як користуватися так званою електронною трудовою книжкою?
Як це зробити, розповів ПФУ у схемах (див. схеми. 1 і 2).
Схема 1
Як працівникові скористатись електронним сервісом «Електронна трудова книжка»
Схема 2
Як роботодавцю скористатись електронним сервісом «Електронна трудова книжка»
Що з трудовими книжками, які зберігаються у роботодавців?
Їхню долю визначає розділ ІІ Закону №1217 («Прикінцеві та перехідні положення»).
По-перше, протягом 5 років після 10.06.2021 р. відбуватиметься включення Пенсійним фондом до Реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені ПФУ за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення, та центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин.
Тобто ПФУ, Мінекономіки та Мінсоцполітики мають скласти спільний порядок внесення до Реєстру застрахованих осіб відомостей про трудову діяльність працівників, яких цей реєстр ще не містить (тобто за період до запровадження так званої персоніфікації).
Вноситиметься така інформація, найімовірніше, з даних трудових книжок, а надаватимуть цю інформацію ПФУ або роботодавці, або самі фізособи (якщо на цей момент вони не працюватимуть і трудова книжка буде в них на руках).
По-друге, після завершення цих робіт наявні у роботодавців паперові трудові книжки видаватимуться працівникам на руки особисто під підпис.
Також роботодавець буде зобов’язаний видати належно оформлену трудову книжку працівникові, з яким укладено трудовий договір до 10.06.2021 р. та який звільняється до завершення процедури включення даних із неї до Реєстру застрахованих осіб, у день звільнення.
Як подавати інформацію з трудових книжок до ПФУ?
Подати таку інформацію зможуть як самі фізособи-працівники, так і їхні роботодавці (якщо на момент подання паперова трудова книжка зберігається у роботодавця).
Якщо інформацію подаватиме сам працівник (особисто), то він має два варіанти. Може подати трудову книжку в оригіналі до органу ПФУ. А може надіслати за допомогою вебпорталу (сайту) ПФУ електронну копію такої трудової книжки, засвідчену електронним підписом.
Роботодавець вибору не має, він подає таку інформацію через вебпортал електронних послуг ПФУ у вигляді сканованих або оцифрованих копій трудової книжки, довідок тощо.
Роботодавці, увага! Якщо працівник делегує повноваження щодо оцифрування документів про трудову діяльність роботодавцю, то такий працівник має надати згоду на обробку персональних даних, яку укладають у довільній формі. Сканована копія цієї згоди є невід’ємною складовою відомостей, що їх роботодавець подає до ПФУ.
Не забуваймо і про обов’язкове накладення електронного підпису на ці скановані або оцифровані копії.
Вимоги до копій трудових книжок
ПФУ роз’яснює, яким вимогам мають відповідати копії:
— скановані копії виготовляються з оригіналів трудової книжки та документів про стаж;
— скан-копія має бути кольорова;
— сканувати необхідно всі заповнені сторінки трудової книжки в хронологічному порядку (незаповнені сторінки трудової книжки (вкладки) сканувати не потрібно);
— скан-копія має бути чітка та читабельна;
— відскановані документи необхідно зберігати у форматах jpg або pdf;
— розмір кожного файла не має перевищувати 1 мб;
— назви файлів мають відповідати виду відсканованого документа.
І ще! Якщо у вас зберігаються паперові трудові книжки працівників і ви подаватимете їх копії до Реєстру застрахованих осіб (який веде ПФУ), до цього треба підготуватися. Зокрема, провести аудит цих трудових книжок.
Аудит трудових книжок
Пенсійний фонд України у Вінницькій області нагадує, що перед скануванням трудових книжок необхідно провести їх ретельний аудит. Насамперед перевіримо першу сторінку (титульний аркуш).
Звіряємо паспортні дані
На першій сторінці трудової книжки зазначаються відомості про працівника. Отож на відповідність паспортним даним необхідно перевірити такі записи у трудовій:
— прізвище, ім’я та по батькові працівника;
— дату народження.
Окрім того, зверніть увагу на наявність:
— підпису власника трудової книжки, яким він завірив правильність внесених даних;
— підпису особи, відповідальної за видачу трудових книжок;
— печатки закладу, де трудову заповнили вперше.
Перевіряємо записи про зміни П. І. Б.
У разі зміни працівником прізвища, імені, по батькові роботодавець зобов’язаний внести відповідні записи до його трудової книжки. Підстава — документи, що підтверджують зміни:
— паспорт;
— свідоцтво про шлюб;
— свідоцтво про зміну прізвища, імені чи по батькові тощо.
Зміни вносять на першій сторінці трудової книжки. Роблять це так:
— однією рискою закреслюють колишнє прізвище і записують нове;
— на внутрішньому боці обкладинки зазначають інформацію про документ, на підставі якого зроблено запис, із його реквізитами;
— запис завіряють підписом відповідальної особи та печаткою підприємства.
Як усунути виявлені помилки?
Помилка у записі П. І. Б. чи даті народження. Такий бланк трудової книжки вважають зіпсованим, складають акт на його списання та оформляють трудову на іншому бланку. Якщо помилився попередній роботодавець, працівникові необхідно звернутися до нього для виправлення помилки. У разі ліквідації попереднього місця роботи виправити ситуацію необхідно в судовому порядку.
Не внесено запис про зміну П. І. Б. Наразі ви є останнім роботодавцем та маєте внести відповідні зміни.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р. №322-VIII.
- Закон №1217 — Закон України від 05.02.2021 р. №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі».
- Закон про ЄСВ — Закон України від 08.07.2010 р. №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
- Інструкція №58 — Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.1993 р. №58.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»