Ще рік тому здавалося, що проблем з перевезенням у відрядженнях бути не може: літаки, поїзди, автобуси — все до ваших послуг. На жаль, у період карантину пасажирські перевезення обмежено, і часто єдиною можливістю дістатися до місця відрядження є сервіс «BlaBlaCar». Розгляньмо, які проблеми з підтвердними документами на поїздку можуть чекати на роботодавця.
Що каже законодавство про працю
Згідно зі ст. 121 КЗпП працівники мають право на відшкодування витрат і одержання інших компенсацій у зв'язку зі службовими відрядженнями.
Гарантії і компенсації при службових відрядженнях
Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.
Iнша річ, що згідно з пп. 170.9.1 ПКУ для неоподаткування податком на доходи фізичних осіб та військовим збором витрати на проїзд повинні підтверджуватися документально. Витрати не є об'єктом оподаткування лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат, і розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту. Визначення терміна «розрахунковий документ» наводиться у ст. 2 Закону про РРО. Це документ встановленої форми та змісту, яким може бути касовий чек, товарний чек, видатковий чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо. Дія Закону про РРО поширюється на всіх суб'єктів господарювання. Якщо суб'єкт господарювання звільнений від застосування РРО, у будь-якому разі він видає підтвердний документ, зокрема талон або квитанцію (приміром, якщо послуги надав ФОП, від нього можна отримати товарний чек).
РРО та РК не застосовуються:
— при продажу проїзних і перевізних документів на залізничному (крім приміського) та авіаційному транспорті з оформленням розрахункових і звітних документів та на автомобільному транспорті з видачею талонів, квитанцій, квитків з нанесеними друкарським способом серією, номером, номінальною вартістю.
За відсутності документального підтвердження компенсація витрат на проїзд включається до оподатковуваного доходу відрядженої особи. Тож відсутність квитків (інших проїзних документів) зобов'язує нарахувати й утримати податок на доходи фізичних осіб та військовий збір.
Що каже ПКУ
Витрати на відрядження в межах фактичних витрат, а саме на проїзд, відшкодовуються фізособі, яка перебуває у трудових відносинах зі своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств (додатково див. «ДК» №40/2020). З погляду оподаткування кошти, отримані платником податку на відрядження, не є його оподатковуваним доходом за пп. 170.9.1 ПКУ за виконання певних умов:
1) це витрати, пов'язані з поїздкою, зокрема витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);
2) витрати підтверджені документально транспортними квитками або транспортними рахунками (багажними квитанціями) та розрахунковими документами. Стосується це всіх видів транспорту, вартість цих витрат засвідчують документи у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій) — у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту (йдеться про авіаперевезення);
3) після завершення відрядження до закінчення п'ятого банківського дня подають Звіт про використання коштів1. У разі отримання готівки з платіжних карток для оплати витрат у відрядженні звіт подають до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження. Якщо розрахунки здійснювались у безготівковій формі карткою, звіт можна подати у строк, що не перевищує 10 банківських днів2.
1 Форму Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та порядок його складання затверджено наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №841.
2 У випадку оплати витрат у безготівковій формі карткою і за наявності поважних причин подання звіту може бути продовжено до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
Саме час згадати про такий документ, як Положення про відрядження. Цей документ не є обов'язковим, проте рекомендуємо все ж таки розробити його. Саме у цьому внутрішньому документі слід прописати: розмір добових у розрізі посад або місця та часу відрядження, перелік витрат, не заборонених відрядженій особі, зокрема вартість проживання, таксі, витрати на побутові послуги (краще — із зазначенням конкретного обсягу таких витрат) тощо. I далі, враховуючи реалії сьогодення, рекомендуємо додати (або скласти окреме розпорядження керівника) рішення про компенсацію витрат на проїзд відрядженим працівникам, які скористалися послугою перевезення «BlaBlaCar». Причини можуть бути різні: відсутність транспортних квитків, скасування авіарейсів, потягів, автобусів, ремонт транспортного засобу, будь-які не залежні від працівника обставини (зрозуміло, що скористатися такою послугою дозволяється у разі необхідності, і це не є альтернативою). Внесені уточнення до Положення про відрядження також будуть на користь підтвердження витрат у бухгалтерському обліку роботодавця.
Зверніть увагу!
За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається відрядженою особою до каси або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання Звіту про використання коштів. Не повернута у встановлений строк сума коштів оподатковується податком на доходи фізичних осіб (із застосуванням «натурального» коефіцієнта згідно з п. 164.5 ПКУ) та військовим збором.
Якщо понесені витрати у відрядженні компенсуються працівникові без документального підтвердження, застосовується аналогічний порядок оподаткування: утримуються податок на доходи фізичних осіб (причому база оподаткування визначається з урахуванням «натурального» коефіцієнта) та військовий збір.
Тож, якщо відряджена особа не надає підтвердних документів, сума відшкодування включається до загального оподатковуваного доходу такої особи як додаткове благо.
Послуга перевезення «BlaBlaCar»
В Умовах користування компанія «BlaBlaCar» уточнює, що вона не є стороною будь-якого договору, контракту чи договірних відносин будь-якого роду, укладених учасниками цієї платформи між собою.
Платформа не використовується для професійних, комерційних та інших цілей, пов'язаних з метою отримання прибутку. Компанія «BlaBlaCar» не є організацією-перевізником або агентом такої організації.
Перевезення організацією-перевізником
Відносини щодо надання послуг перевезення регулюються договором між замовником послуг та організацією-перевізником, умови якого викладені самою організацією-перевізником. Сума і порядок оплати вартості автобусної поїздки регулюються правилами й умовами відповідної організації-перевізника, тому тут питань із підтвердженням не виникає. Продаж квитків здійснюється через суб'єкта господарювання, зокрема оплата відбувається онлайн на сайті, тож у цьому разі проблем із підтвердженням та розрахунковими документами немає.
А от щодо водіїв-фізосіб, зареєстрованих у сервісі «BlaBlaCar», то після поїздки пасажир сплачує водієві узгоджену суму готівкою, частково компенсуючи витрати водія на поїздку.
Кілька слів про оплату водію
Водій не має права вимагати внеску на покриття витрат понад суму, яку фактично витрачає, — це встановлено Умовами користування «BlaBlaCar» (пп. 5.1.1 Умов). Це означає, що водій не отримує прибутку. Водій є відповідальною особою за розрахунок витрат, понесених унаслідок здійснення поїздки, та перевірку того, що сума не перевищує фактично понесених витрат (за вирахуванням розміру частки водія як окремої особи) з урахуванням суми податку, якщо це є доцільним.
Водночас водій-фізособа несе відповідальність за недотримання законодавства, включаючи обов'язок бути зареєстрованим як фізособа-підприємець або сплачувати податки з отриманих доходів як фізособа без реєстрації підприємцем тощо.
Перевезення «BlaBlaCar» — це здійснення фізособами перевезень пасажирів легковими автомобілями для власних потреб, у тому числі спільних поїздок легковим автомобілем.
Тобто перевезення здійснюється без мети отримання прибутку (безоплатно або на умовах спільного розподілу витрат на здійснення такої поїздки між водієм та пасажирами), за умови що така поїздка здійснюється водієм для власних потреб за визначеним ним маршрутом та на легковому автомобілі, яким він користується на праві власності або на інших законних підставах.
У роботодавця логічно виникає запитання: чи спрацьовує у цьому разі вимога щодо виконання функцій податкового агента? Відповідно до пп. 168.1.1 ПКУ, податковий агент, який нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь платника податку — фізособи, зобов'язаний утримувати податок на доходи фізичних осіб зі суми такого доходу за його рахунок, використовуючи ставку податку 18%, та військовий збір за ставкою 1,5%.
Так от, роботодавець, що скерував працівника у відрядження, не є податковим агентом для водія «BlaBlaCar», бо:
1) водій не отримує доходу й інших додаткових благ. Отриманий внесок не є покриттям витрат понад суму, яку водій фактично витрачає, — це встановлено Умовами користування «BlaBlaCar». Тож отриманий внесок не відповідає визначенню «дохід з джерелом їх походження з України» за пп. 14.1.54 ПКУ. Хоча варто вказати на норму ПКУ, яка може спростувати наші аргументи і є податковим ризиком. Це пп. «г» п. 164.2.17 ПКУ — дохід як додаткове благо — суми грошового відшкодування будь-яких витрат фізичної особи. Проте постає питання: як стягнути податки з водія-фізособи;
2) якщо водій отримує дохід від надання послуг перевезення, він самостійно несе відповідальність. Тому зобов'язаний зареєструватися ФОПом та сплачувати податки з такого доходу залежно від податкового статусу:
— якщо він зареєстрований як ФОП, то сплачує єдиний податок або ПДФО і військовий збір з підприємницького доходу з різниці між доходом та витратами;
— якщо не зареєстрований як ФОП, він все одно зобов'язаний подати декларацію про майновий стан і доходи і сплатити податок на доходи фізичних осіб та військовий збір, але вже без вирахування витрат.
Документальне підтвердження
Отже, підстав утримувати податок на доходи фізичних осіб та військовий збір зі сплаченого водієві внеску роботодавець не має. Але дізнатися про понесені витрати роботодавець зможе лише під час звітування відрядженої особи, яка скористалася послугами «BlaBlaCar». Які ж документи має подати відряджена особа, щоб отримати суму відшкодування витрат?
Мало того — щоб таке відшкодування не було оподатковуваним доходом працівника. Адже не є доходом фізособи сума відшкодованих їй у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат.
Виходячи з умов користування послугою «BlaBlaCar», водій-фізособа не здійснює господарської діяльності, тож зрозуміло, що не виписує жодних підтвердних документів.
Зверніть увагу!
Оплата за місце відбувається безпосередньо під час поїздки, тому, на жаль, компанія «BlaBlaCar» не може надати фіскального чека, що підтверджує оплату.
Водії, які пропонують поїздки, так само не можуть видати квиток, бо їхні поїздки не виконуються у межах професійної діяльності.
Враховуючи таку нестандартну ситуацію, рекомендуємо працівникові:
— скласти заяву з поясненням причин непідтвердження витрат на проїзд у відрядженні;
— підтвердити здійснення поїздки скриншотом. На панелі користувача можна переглянути всі деталі поїздки та бронювання пасажирів, зокрема побачити деталі про поїздку (точний час відправлення, прибуття, тривалість тощо), перевірити маршрути та побачити інформацію про вартість місця.
Крім того, нагадуємо про нашу пораду щодо окремого пункту у Положенні про відрядження або окремого розпорядження керівника щодо згоди на користування послугами «BlaBlaCar».
Також усі ці документи потрібні для відображення витрат підприємства у бухгалтерському обліку. Визнання витрат відбувається відповідно до П(С)БО 16. Враховуючи, що розпорядження, заява та скриншоти не містять обов'язкових реквізитів первинного документа, очевидно, віднесення витрат слід підтвердити оформленням бухгалтерської довідки.
Крім того, треба подбати, щоб дата на скриншоті (фактично це єдиний документ, який виконує роль транспортного квитка), що підтверджує вибуття транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, збігалася з датою вибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження. Адже дата на транспортному квитку (прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження.
Проте враховуючи, що документально підтвердити понесені витрати розрахунковим документом працівник не може, виходить:
1) у нас немає підстав, враховуючи пп. «г» п. 164.2.17 ПКУ, вважати, що кошти, які отримує водій, не є його доходом, тому що з погляду ПКУ це дохід і швидше за все саме так це трактуватимуть податківці;
2) скриншот не є підтвердним транспортним документом, як того вимагає законодавство, отже, відшкодування вартості проїзду — це підзвітні кошти відрядженої особи, які є оподатковуваним доходом;
3) на підставі цього виходить, що працедавець вимушений утримати податок на доходи фізичних осіб (із застосуванням коефіцієнта згідно з п. 164.5 НКУ) і військовий збір.
Звітність
У податковому розрахунку форми №1ДФ кошти, видані на відрядження, не відображають, тому що такі суми не є оподатковуваним доходом фізособи згідно з пп. 165.1.11 ПКУ.
Проте п. 170.9 ПКУ визначено порядок оподаткування сум надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, витрачання яких документально не підтверджено.
Такі кошти є оподатковуваним доходом згідно з пп. 164.2.11 ПКУ. У формі №1ДФ їх відображають окремим рядком з ознакою доходу «118».
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Закон про РРО — Закон України від 06.07.95 р. №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».
- П(С)БО 16 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», затверджене наказом Мінфіну від 31.12.99 р. №318.
Олена ВОДОП'ЯНОВА, «Дебет-Кредит»