Як правильно відображати витрати у Книзі обліку доходів і витрат і чи можна використовувати більше ніж один рядок для запису 1 дня (наприклад, бракує місця для запису номерів накладних)?
Відповідно до Порядку №4811 дані до книги вносяться у день, коли було отримано дохід (у готівковій чи безготівкові формі) чи були витрати (але тільки ті, що пов'язані з отриманням доходу й за якими є первинні документи (п. 177.4 ПКУ). Їх реквізити також обов'язково зазначають у книзі.
1 Порядок ведення Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджений наказом Міністерства доходів та зборів України від 16.09.2013 р. №481.
Підприємець на загальній системі оподаткування вносить до книги підсумкову суму за день (без ПДВ), навіть якщо він має кілька торгових точок або отримує дохід за кількома видами діяльності. Крім того, в листі Головного управління ДПС у м. Києві від 13.10.2016 р. №6642/В/26-15-13-02-15 зазначено, що при отриманні протягом дня доходу в готівковій та безготівковій формі кожен такий вид доходу відображають у книзі окремо (окремим рядком) підсумково за день. Такий самий порядок застосовують і до підсумкових записів за місяць, квартал, рік.
У графі 5 зазначають реквізити документа, який підтверджує понесені витрати, безпосередньо пов'язані з отриманим доходом, зокрема платіжні доручення, прибуткові касові ордери, квитанції, фіскальні чеки, акти закупівлі, акти виконаних робіт, наданих послуг та інші первинні документи, що засвідчують факт оплати.
Виходячи із запитання щодо заповнення кількох рядків за день у Книзі обліку доходів і витрат зазначимо, що це не суперечить правилам, прописаним у Порядку №481. Тож можемо запропонувати два варіанти, які, на нашу думку, не суперечитимуть цим правилам.
Варіант 1. Позаяк до книги вносять підсумкові суми за день, а при великому обсязі все запам'ятати важко, доречно буде вести поденний реєстр (для зручності його можна зробити в електронному вигляді). У ньому під номером за порядком можна зазначити перелік реквізитів документів, що підтверджують понесені витрати, наприкінці дня зробити «Сума разом за день», а потім цю загальну суму за день відобразити у Книзі. До реєстру слід додати всі підтвердні документи. Такі реєстри для зручності можна підшивати в папку. Наголосимо ще на одному моменті: позаяк у книзі відображають надходження як у готівковій, так і в безготівковій формі, то для зручності підрахунку можна вести два окремі реєстри: реєстр для обліку касових розрахунків та реєстр для безготівкових розрахунків. Тоді у книзі має бути відображено два записи окремими рядками, а в третьому — «Разом за день».
Варіант 2. Якщо обороти не дуже великі та вести реєстри не хочеться, то під номером за порядком можна робити запис кожної операції, до неї у графі 5 зазначити відповідний документ, а наприкінці дня вивести: «Разом за день готівковий розрахунок» та «Разом за день безготівковий розрахунок». На практиці бухгалтер для зручності підрахунку розподілених сум на полях книги робить позначку про використані умовні позначення. Наприклад: К — каса, Р — розрахунковий рахунок, а зліва (де дата) біля кожного рядка ставить відповідну позначку. Такий літерний розподіл можна застосовувати й у варіанті 1 ведення книги.
Світлана ЩЕРБИНА, «Дебет-Кредит»