Директор мав їхати у відрядження за кордон. Перед відрядженням на його корпоративну картку було надіслано кошти (валюту). Відрядження перенеслося на наступний тиждень. Чи має він право не повертати валюту назад на розрахунковий рахунок та чекати тиждень до наступного відрядження? Чи є обмеження?
Якщо навіть відрядження перенесли, то фактично маємо справу зі скасуванням одного відрядження та відкриттям іншого, адже дати в наказі на відрядження одні, й у ці дні працівник не перебуватиме у відрядженні, а працюватиме за звичайним графіком.
Саме через призму скасування відрядження, коли його переносять, кажуть: «Iноді виникають ситуації, коли з об'єктивних причин відрядження потрібно скасувати або перенести його на іншу дату. Серед найпоширеніших приводів для скасування відрядження: хвороба працівника, сімейні обставини, що не дають можливості вирушити у відрядження, перенесення або скасування зустрічі тощо».
У «Віснику» №23/2018, с. 29, податківці зауважують: Податковим кодексом не встановлено строків здавання готівки в разі скасування відрядження. У цьому питанні бюджетні підприємства мають дотримуватися строків повернення авансу, установлених Iнструкцією №591 (п. 11 розділу II та п. 18 розділу III), а госпрозрахункові підприємства — Положенням про службові відрядження працівників. Якщо строки повернення порушено, то така сума включається до оподатковуваного доходу працівника та є об'єктом оподаткування ПДФО і військовим збором на загальних підставах. У разі скасування закордонного відрядження працівник має повернути невитрачені кошти у валюті видачі авансу.
1 Iнструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. №59.
Що ж сказано в Iнструкції №59, яка є орієнтиром при складанні Положення про відрядження?
Згідно з п. 11 розд. II Iнструкції №59, якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про скасування поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти.
I нормами законодавства не передбачено додаткових строків для здавання коштів до каси підприємства, отриманих як аванс на відрядження, у випадках, якщо відрядження не відбулося з поважних причин (у тому числі у разі хвороби працівника).
Тобто якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про скасування поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти. Саме таке роз'яснення міститься у ЗIР, підкатегорія 103.17.
Ми недарма всюди вище виділяли фразу «якщо працівник отримав аванс на відрядження», адже у запитанні йдеться саме про корпоративні картки.
Позаяк аванс перераховувався на корпоративну картку, то фактично працівникові ще не було надано коштів під звіт на відрядження. Адже у разі перерахування коштів на корпоративну картку (так, вона в будь-якому разі є іменною) дата видача підзвітних коштів — це дата списання коштів із застосуванням корпоративної картки з рахунку підприємства.
Тож фактично працівник ще не отримав підзвітних коштів, а отже, нема про що звітувати. I, отже, вищенаведені строки щодо звітування й повернення коштів через скасування відрядження, вважаємо, тут не діють.
Підприємство, своєю чергою, якщо планує використати ці кошти з іншою метою, може доручити уповноваженому банку повернути їх на поточний рахунок без залучення працівника. Якщо ж ці кошти й надалі «зарезервовані» під відрядження, яке просто перенесли, то потреби повертати їх на поточний рахунок підприємства немає.
Катерина КАЛАШЯН, ACCA DipIFR