Практична ситуація: ви доручили певній особі укласти договір або спілкуватися з контролерами. Для цього знадобилися копії якихось документів, які треба зробити швидко. Чи може такі копії засвідчити довірена особа? Чи їй доведеться звертатися за копіями до вас? Верховний Суд навів власну позицію щодо цього1.
Довірена особа працює на підставі довіреності
Коли ми говоримо про власних працівників (які працюють за трудовими договорами), то те, що вони мають зробити в інтересах та від імені роботодавця, як правило, не потребує довіреності. Тому що, як правило, такі дії належать до їхніх службових обов'язків та прописані в посадових інструкціях. Але подекуди, коли такі працівники представляють інтереси роботодавця в державних органах, там вимагають надання довіреностей.
1 Постанова Верховного Суду від 05.08.2020 р. у справі №1140/3392/18.
Якщо ж ідеться про сторонню особу, яку залучають до виконання певного доручення на підставі цивільно-правового договору, то без довіреності не обійтись.
Визначення довіреності міститься у ч. 3 ст. 244 ЦКУ, за якою довіреність — це письмовий документ, що видається довірителем представнику для засвідчення його повноважень перед третіми особами в процесі здійснення представництва.
Довіреність від імені юридичної особи видається її органом або особою, уповноваженою на це її установчими документами (наразі говоримо про керівника юрособи), та скріплюється підписом такого керівника і печаткою (за наявності) цієї юридичної особи.
Довіреності, що видаються юридичними особами, не потребують нотаріального посвідчення, бо вони посвідчуються безпосередньо організацією шляхом підписування керівником організації та скріплюються печаткою.
Отже, довіреність — це один із документів, який оформляється для делегування повноважень керівника підприємства його представнику. Це стосується представництва перед органами державної влади, у відносинах із контрагентами та в судах.
Основні вимоги до оформлення довіреності
Типової форми довіреності нині немає. Бланк суворої звітності, на якому раніше оформлювалися довіреності, скасовано. Проте основні вимоги до довіреності є:
1) форма довіреності — звичайна письмова (як правило, на бланку юрособи) за підписом керівника, підписувача та скріплена печаткою (за її наявності);
2) у тексті довіреності мають бути зазначені місце і дата її складання (підписання), прізвища, імена, по батькові (повне найменування юридичної особи), місцезнаходження юридичної особи та відомості про представника (адреса проживання, паспортні дані), а в необхідних випадках і посаду, яку він обіймає;
3) у довіреності встановлюється дата вчинення та строк її дії. Довіреність без дати вчинення є недійсною. Якщо строку довіреності не встановлено, вона зберігає чинність до припинення її дії.
На практиці більшість керівників встановлюють строк довіреності від кількох місяців до одного року й обов'язково відкликають її в разі звільнення представника до закінчення строку дії довіреності;
4) у довіреності мають бути чітко визначені юридичні дії, які належить вчинити представникові, а також інші дії, які можуть бути необхідні чи пов'язані з метою довіреності. Наприклад, підписувати документи, посвідчувати копії документів, які складаються юрособою, надавати пояснення, складати заяви, клопотання, пов'язані з виконанням основного доручення.
Наприклад, у довіреності зазначено — «представляти інтереси юрособи при оскарженні дії податкових органів». При цьому необхідно скласти заяву чи клопотання про відкладення розгляду справи, витребувати певні докази, долучити документи до матеріалів справи, підписати такі заяви чи клопотання від імені представника, посвідчити копії поданих документів тощо.
Тож перелічити та/або передбачити наперед усі дії представника неможливо, тому у довіреності вказують на «інші дії, які можуть бути необхідними чи пов'язаними з цілями довіреності».
А ось щодо надання повноважень підписувати заяви та інші документи, що їх складає представник, та права на засвідчення копій документів, що їх він подає, у т. ч. й документів, які складаються від імені юрособи, то якщо таке право делегується, — про це потрібно обов'язково зазначити у довіреності. Iнакше такі копії просто не визнають!
Утім, ці правила продиктовані радше практикою, аніж нормою закону, що й спричинює багато спорів щодо дій представників юросіб (як і сталось у коментованій нами справі).
Підпис як обов'язковий реквізит
Підпис службового документа — реквізит службового документа, який свідчить про відповідальність особи за його зміст та є єдиним чи одним з реквізитів, що надають документові юридичної сили.
Підпункт 4.1.7 п. 4.1 ДСТУ 2732:2004
Порядок засвідчення копій документів для юросіб
На початку з'ясуймо, як правильно засвідчувати копії документів. Що саме при цьому треба написати на копії?
Пунктом 1.1 Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163-2003 (далі — ДСТУ 4163-2003) передбачено, що цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, які створені внаслідок діяльності:
- органів державної влади України;
- органів місцевого самоврядування;
- підприємств, установ, організацій та їх об`єднань усіх форм власності (далі — організацій).
Відповідно до п. 5.26 ДСТУ 4163-2003 відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Про відбиток сказано в інструкції з діловодства організації. Але позаяк наявність печатки наразі не є обов'язковою для юросіб, то ці вимоги виконують лише ті, хто має печатку.
А ось інше правило є обов'язковим для всіх юросіб. Відповідно до п. 5.27 ДСТУ 4163-2003, позначка про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту 23 «підпис» (див. зразок).
Зразок
Тож представник має знати, що копії документів слід засвідчувати правильно, інакше у їх прийнятті може бути відмовлено.
А як щодо печатки на копії?
Якщо юрособа використовує у своїй діяльності печатку, то передавати чи виготовляти спеціально печатку для представника не треба. Представник засвідчує копії документів від власного імені та не користується печаткою.
Повноваження на засвідчення копій можуть делегуватися представникові
Повернімося до коментованої нами справи. Питання в суді постало саме щодо можливості зазначення у довіреності права вчиняти дії, в тому числі засвідчувати копії документів та самої довіреності.
Верховний Суд звернув увагу, що відповідно до положень статті 238 ЦКУ представник (у тому числі і за довіреністю юридичної особи) може бути уповноважений на вчинення лише тих правочинів, право на вчинення яких має особа, яку він представляє.
I законодавством не встановлено жодних обмежень щодо зазначення у змісті довіреності посилання на уповноваження представника на засвідчення копій документів, у тому числі й довіреності, а також щодо подання таких копій до будь-якого підприємства, установи, організації незалежно від форм власності, державних органів, суду. Головне, щоб таке право мав той, хто складає та підписує довіреність!
Але щодо представництва в адміністративних судах Верховний Суд наголосив: під час вирішення питання відповідності копії документа, що підтверджує повноваження представника юридичної особи, вимогам статті 59 КАСУ, зокрема при визнанні копії довіреності такою, що є засвідченою у визначеному законом порядку, слід уникати зайвого формалізму, як-от констатації відсутності в матеріалах заяви (скарги) копії посадової інструкції особи, яка засвідчила копію відповідного документа, відсутності у довіреності вказівки на повноваження представника на засвідчення копії довіреності тощо.
Тому при оформленні довіреності представникові достатньо вказати на право засвідчення копії документів без уточнення самого переліку таких документів. I тоді вважається, що представникові надано право засвідчувати копії всіх документів, які складають та видають від імені юрособи, у т. ч. копію самої довіреності.
Але вказати на право засвідчення копії документів у тексті довіреності слід обов'язково, як і навчити представника правильно, відповідно до вимог ДСТУ 4163-2003, засвідчувати такі копії.
Висновки
Якщо у довіреності зазначено право робити та засвідчувати копії документів, то довірена особа (представник) зможе їх робити та засвідчувати, а також надавати такі копії до всіх органів державної влади, місцевого самоврядування при зверненні до суду та у відносинах із приватними структурами.
За відсутності цього у довіреності копії документів від юрособи засвідчує її керівник чи інша уповноважена на це особа.
Нормативна база
- КАСУ — Кодекс адміністративного судочинства України від 06.07.2005 р. №2747-IV.
- ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. №435-IV.
- ДСТУ 4163-2003 — Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163-2003, затверджений наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 р. №55.
Наталія КАНАРЬОВА, «Дебет-Кредит»