Iнформація, як правило, не є безоплатною. Відповідно, щоби працювати без помилок та удосконалювати якість роботи, госпсуб'єкти користуються певними джерелами інформації. От і розглянемо облік витрат на придбання періодики шляхом передплати.
Загальні поняття
Раніше про формат видань ніхто не згадував, адже в недалекому минулому всі вони друкувалися на папері. Проте минає час, усе змінюється, і сьогодні найчастіше суб'єкти господарювання оформлюють передплату на видання в електронному вигляді. Тож важко сказати, яка передплата є традиційною, тому розглянемо облік інформаційних видань, зокрема в електронному вигляді. Мало того, комплект передплати може складатися не тільки з журналу, а й включати в себе безкоштовні консультації.
У листі Мінфіну від 03.06.2015 р. №31-11420-08-10/18126 (він стосується бюджетних установ, проте нас цікавить сам підхід) роз'яснюється: якщо передплата періодичних видань здійснена з метою поповнення бібліотечних фондів, то отримані періодичні видання необхідно оприбуткувати на субрахунок 112 «Бібліотечні фонди» , який призначений для обліку бібліотечних фондів незалежно від вартості окремих примірників книг.
Обов'язкові реквізити первинного документа:
— назва документа (форми);
— дата складання;
— назва підприємства, від імені якого складено документ;
— зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
— посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
— особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
До бібліотечного фонду належать: наукова, художня і навчальна література, спеціальні види літератури та інші видання. Але видання з питань законодавства, з бухгалтерського обліку, а також іншу спеціалізовану літературу найчастіше не вважають бібліотечними фондами.
У разі коли періодичні видання не належать до бібліотечних фондів, витрати, пов'язані з придбанням періодичних видань, списуються на фактичні видатки на підставі отриманих первинних документів. Але з певною особливістю, про що у наступному розділі.
Документальне оформлення
Зрозуміло, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Тож якими документами підтверджується придбання періодичних видань?
Такими документами є накладна або акт наданих послуг передплати (передплата в друкованому вигляді)1 чи акт наданих інформаційних послуг (електронне видання)2. Якщо здійснюється передплата електронного видання, то від постачальника отримується акт, в якому зазначається, приміром: «послуги з надання інформації шляхом оновлення системи інформаційного забезпечення».
1 На кожен отриманий номер журналу навряд чи редакція буде складати накладну на отримання чергового номера.
2 Здійснюється оплата передплати на підставі рахунку та отримується доступ до електронної версії журналу на відповідний період (покупець отримує пароль).
Але не обов'язково вимагати від видавництва зазначені вище акти щомісяця (якщо передплата оформлена на триваліший термін). Факт отримання видання з погляду списання витрат у звітному періоді можна підтверджувати внутрішнім документом по підприємству. А от власне те, що передплата була насправді здійснена, підтверджуватиме платіжне доручення про оплату.
Відповідно до п. 2.6 Положення №88 підставою для перенесення інформації про господарську операцію до облікових регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг. Ясна річ, не слід забувати про наявність обов'язкових реквізитів.
Строк корисного використання періодики
Враховуючи доволі часту зміну законодавства, навряд чи придбані бухгалтерські книги можна вважати необоротним активом, який використовується більше року. Якщо йдеться про періодичні видання, то інформація, на жаль, зазвичай актуальна менше року.
Бухгалтерський облік
Специфіка придбання передплати полягає в тому, що покупець оплачує інформаційне видання наперед, проте саме видання отримує поступово протягом періоду передплати.
Відповідно до п. 9.2 П(С)БО 16, попередня (авансова) оплата запасів, робіт, послуг не визнається витратами і не включається до звіту про фінансові результати. На практиці доволі легко припуститися помилки, якщо витрати на періодичні видання відобразити відразу у складі витрат. Це призведе до завищення витрат і неправильно визначеного фінрезультату. Винятком може бути лише випадок передплати на один квартал.
Коли йдеться про передплату газет, журналів, періодичних та довідкових видань, то маємо витрати майбутніх періодів, яким притаманні певні особливості. Відповідно до п. 2.36 Методрекомендацій №433, витрати майбутніх періодів — це витрати, що мали місце протягом поточного або попередніх звітних періодів, але належать до наступних звітних періодів.
Тому у бухгалтерському обліку вартість передплати на періодичні видання обліковується на рахунку 39 «Витрати майбутніх періодів»1. Адже підприємство здійснить витрати на передплату в одному звітному періоді, а використовуватимуться понесені витрати у майбутньому, у вигляді надходження номерів видання, на яке була здійснена передплата. Витрати, відображені на рахунку 39 «Витрати майбутніх періодів», списуватимуться з цього рахунку поступово, в міру надходження номерів за призначенням використання видання. За дебетом рахунка 39 відображається їх накопичення, за кредитом — списання (розподіл) та включення до складу витрат звітного періоду.
1 У МСФЗ немає поняття «витрати майбутніх періодів», і на практиці передплата відображається у складі дебіторської заборгованості і поступово, у міру надходжень, списується на витрати.
Наприклад, якщо за звітний місяць на підприємство надходять чотири номери, то наприкінці звітного періоду підприємство з кредиту рахунку 39 може списати на витрати звітного місяця вартість чотирьох номерів. Але враховуючи, що звітним періодом для фінзвітності є квартал, не буде помилкою визнавати витрати щокварталу.
Доречно у наказі про облікову політику передбачити момент відображення витрат на передплату, зокрема уточнити, чи використовується в обліку рахунок 39, чи такі витрати визнаються як дебіторська заборгованість з поступовим списанням суми на витрати на підставі актів або внутрішнього первинного документа.
Податок на додану вартість
Нагадаємо, що операції з продажу (передплати) i доставки періодичних друкованих видань засобів масової інформації вітчизняного виробництва звільняються від обкладення ПДВ на підставі пп. 197.1.25 ПКУ.
Проте передплата періодичних видань закордонного походження під таку пільгу не підпадає. Особливість передплати періодичних видань у нерезидентів ми розглядали у «ДК» №36/2018.
Приклад 1 Підприємство оформило передплату бухгалтерського видання на півріччя. Вартість пакета передплати становить 1100 грн (без ПДВ).
Таблиця 1
Облік передплати бухгалтерського видання (до прикладу 1)
| № з/п |
Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн | |
| 1. | Перераховано кошти на передплату | 371 | 311 | 1100,00 |
| 2. | Відображено витрати майбутніх періодів | 39 | 631 | 1100,00 |
| 3. | Зарахування заборгованості | 631 | 371 | 1100,00 |
| 4. | Відображено витрати за квартал | 92 | 39 | 550,00 |
Приклад 2 Підприємство придбало книгу з бухгалтерського обліку. Прийнято рішення (що підтверджено наказом по підприємству) використовувати видання менше року. Вартість книги 300 грн (без ПДВ).
Таблиця 2
Облік придбання книги з бухгалтерського обліку (до прикладу 2)
| № з/п |
Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн | |
| 1. | Перераховано кошти за книгу видавництву | 371 | 311 | 300,00 |
| 2. | Отримано книгу (підтверджено накладною, актом) | 22 | 631 | 300,00 |
| 3. | Зарахування заборгованості | 631 | 371 | 300,00 |
| 4. | Передано книгу до бухгалтерії | 92 | 22 | 300,00 |
Приклад 3 Підприємство придбало електронну книгу «Міжнародні стандарти фінансової звітності та аудиту».
Прийнято рішення (що підтверджено наказом по підприємству) використовувати електронне видання протягом 3 років. Вартість електронної книги 600 грн (без ПДВ, вітчизняне видання).
Таблиця 3
Облік придбання вітчизняної електронної книги (до прикладу 3)
| № з/п |
Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн | Податковий облік | ||
| 1. | Перераховано кошти за книгу видавництву | 371 | 311 | 600,00 | ||
| 2. | Отримано книгу як НА | 154 | 631 | 600,00 | ||
| 3. | Зарахування заборгованості | 631 | 371 | 600,00 | ||
| 4. | Уведено в господарський оборот НА | 127 | 154 | 600,00 | ||
| 5. | Нараховано амортизацію НА | 92 | 133 | 16,66 | «+», збільшення, п. 138.1 ПКУ |
«-», зменшення, п. 138.2 ПКУ |
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Методрекомендації №433 — Методичні рекомендації щодо заповнення форм фінансової звітності, затверджені наказом Мінфіну від 28.03.2013 р. №433.
- П(С)БО 16 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», затверджене наказом Мінфіну від 31.12.99 р. №318.
- Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. №88.
Олена ВОДОП'ЯНОВА, «Дебет-Кредит»