ФОП 3-ї групи — платник ПДВ займається вантажними автоперевезеннями. Чи потрібно оформляти подорожні листи? Як списувати пальне і запчастини до транспортних засобів?
Ні, у межах безпосереднього процесу перевезення не потрібно. Річ у тім, що у текстах Закону про автотранспорт та Закону про дорожній рух вказівки оформляти подорожні листи тепер немає (завдяки Закону №3565). Тобто у межах процесу перевезення оформляти безпосереднє перевезення вантажу таким документом, як подорожній лист, немає потреби.
Проте є потреба списувати пальне і доводити факт його використання в госпдіяльності в оподатковуваних операціях у розрізі ПДВ (аби уникнути донарахування ПЗ з ПДВ у межах п. 198.5 ПКУ як за пальне, використане не у господарській діяльності). Так, згідно з пп. «г» п. 198.5 ПКУ, при придбанні ПММ, якщо не буде доведено, що ПММ використовуються в операціях, які є госпдіяльністю, слід нараховувати «умовні» ПЗ з ПДВ. Остання практика перевірок свідчить, що податківці полюбляють сумніватися в реальності використаних запасів. То що їм завадить піддати сумніву списання ПММ?!
Типових форм подорожніх листів нині немає. Суб'єкт господарювання має самостійно обрати форму первинного документа, що засвідчить факт використання палива. Суб'єкти господарювання мають право самостійно розробити та затвердити відповідні форми документів, за допомогою яких здійснюватимуться облік та списання ПММ. До речі, чек на заправляння підтверджує не фактичні витрати ПММ, а лише придбання ПММ.
Але у разі використання саме подорожнього листа треба знати певні нюанси. Форма подорожніх листів має відповідати вимогам чинного законодавства щодо оформлення первинних документів та мати всі обов'язкові реквізити, передбачені п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення №88. Тобто для списання ПММ суб'єкт господарювання має право використовувати власно розроблену форму первинного документа з усіма обов'язковими його реквізитами. Головне — у такому документі має бути зафіксовано фактичну кількість витрачених ПММ та мету, з якою їх було використано. Господарюючий суб'єкт може затвердити форми подорожніх листів на свій розсуд внутрішнім розпорядчим документом (наприклад, положенням про списання ПММ, положенням про використання службових ТЗ тощо).
Чи потрібно у самостійно розроблених формах подорожніх листів наводити такі реквізити, як «Режим роботи водія», «Завдання водієві», «Особливі відмітки» (для легкового авто) та «Маршрут руху (звідки, куди)» — (для вантажного), бо ж у переліку обов'язкових реквізитів первинних документів їх немає? На перший погляд, такі реквізити не є обов'язковими. Але з огляду на схильність податківців у всьому вбачати негосподарське використання ми все ж таки радимо включити зазначені вище реквізити до самостійно розроблених підприємством форм обліку для списання ПММ, аби за потреби якомога переконлівіше довести реальність поїздок.
Радимо у подорожніх листах наводити і дані спідометра, пробіг у кілометрах, витрачену кількість ПММ — це дасть змогу легко пройти перевірку і не доводити перевіряльникам очевидні речі. Оформлення поїздок первинними документами з якомога більшою кількістю деталей дозволить довести господарський характер службових поїздок на підприємстві, якщо справа дійде до суду.
Тепер щодо періодичності складення подорожніх листів. Складання подорожнього листа на один день було встановлене пунктом 2.1 Iнструкції №74, яка нині вже не діє. А для вантажівок прямої вимоги не було взагалі. Підприємства мають право самостійно визначати періодичність складання подорожніх листів згаданими вище внутрішніми положеннями, але не рідше одного разу на місяць. Тож жодних перешкод для оформлення одного подорожнього листа на кілька днів ми не вбачаємо.
Що ж до запчастин, то насамперед звернімо увагу на якість оформлення первинних документів для їх придбання. Адже згідно з абз. 1 п. 292.3 ПКУ до складу доходу належать безкоштовно отримані товари, роботи, послуги, а абз. 3 цієї самої норми вимагає до складу доходу включати і суми кредиторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності. Тож для уникнення при перевірках зайвого клопоту із визначенням об'єкта оподаткування єдиним податком слід подбати про повний пакет документів від постачальника на придбання запчастин (рахунок-фактура або договір (якщо закупівлі є систематичними), накладна, податкова накладна).
У своїй IПК від 27.06.2017 р. №845/Ж/99-99-13-01-02-14/IПК податківці погоджуються, що вартість придбаних запасних частин, акумуляторів, шин, автобусного скла, які використовуються у госпдіяльності платника податків, підприємець має право відобразити у гр. 2, 3 та 6 розділу II «Витрати» Книги. Такі витрати мають бути документально підтверджені і безпосередньо пов'язані із госпдіяльністю платника податку.
У цій же IПК податківці нагадують про існування Положення №102 та Норм №488. Ці документи мають цінність саме для порядку проведення технічного обслуговування і ремонту дорожніх транспортних засобів та для визначення норм експлуатації шин колісних транспортних засобів і спеціальних машин, виконаних на колісних шасі.
А от якою датою потрібно здійснювати записи про заміну шин, запчастин у межах обліку: датою придбання чи датою списання? Згідно з п. 5 Порядку №579 записи у Книзі виконуються за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід, зокрема про кошти, які надійшли на поточний рахунок платника податку та/або які отримано готівкою, вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг).
По суті, єдиноподатник 3-ї групи застосовує касовий метод (всі записи має бути здійснено датою руху коштів), а це означає, що в частині витрат записи робляться датою їх понесення: оплачено товари, роботи, послуги, сплачено податки, виплачено зарплату. Тож записи про витрати, понесені на придбання шин та акумуляторів, ФОП 3-ї групи — платник ПДВ має право зробити у Книзі у той день, коли він витратив кошти на їх придбання. Підставою для таких записів будуть банківська виписка, касовий або товарний чек тощо. За умови що використання шин та акумуляторів здійснюватиметься протягом строку, меншого за норми, зазначені у згаданих вище Положенні №102 та Нормах №488, коригування таких витрат лише з цієї причини не передбачено ані ПКУ, ані Порядком №579.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Закон №3565 — Закон України від 05.07.2011 р. №3565-VI «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо усунення надмірного державного регулювання у сфері автомобільних перевезень».
- Закон про автотранспорт — Закон України від 05.04.2001 р. №2344-III «Про автомобільний транспорт».
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Закон про дорожній рух — Закон України від 30.06.93 р. №3353-XII «Про дорожній рух».
- Iнструкція №74 — Iнструкція про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи, затверджена наказом Держкомстату України від 17.02.98 р. №74.
- Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. №88.
- Положення №102 — Положення про технічне обслуговування і ремонт дорожніх транспортних засобів автомобільного транспорту, затверджене наказом Мінтрансу від 30.03.98 р. №102.
- Порядок №579 — Порядок ведення книги обліку доходів для платників єдиного податку першої, другої та третьої груп, які не є платниками податку на додану вартість, затверджений наказом Мінфіну від 19.06.2015 р. №579.
- Норми №488 — Експлуатаційні норми середнього ресурсу пневматичних шин колісних транспортних засобів і спеціальних машин, виконаних на колісних шасі, затверджені наказом Мінтрансу від 20.05.2006 р. №488.
Юлія КЛОВСЬКА, «Дебет-Кредит»