Офіс фірми поділено на департаменти та відділи. Яким чином закріпити за керівниками департаментів (відділів) відповідальність за майно (меблі, оргтехніку), розташоване в кабінетах відповідних департаментів чи відділів? Яку взагалі може нести відповідальність за майно керівник департаменту (відділу)? Що робити, якщо виявили нестачу майна (наприклад, у разі переведення на іншу посаду чи звільнення)?
Матеріальна відповідальність керівника департаменту (відділу)
Згідно з главою IX КЗпП у загальному випадку працівники несуть обмежену матеріальну відповідальність у розмірі середнього місячного заробітку.
Відповідно до ст. 130 КЗпП, працівники несуть матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації внаслідок порушення покладених на них трудових обов'язків. При покладенні матеріальної відповідальності права і законні інтереси працівників гарантуються шляхом встановлення відповідальності тільки за пряму дійсну шкоду.
Закономірне запитання: чи можна на керівника департаменту (відділу) покласти повну матерільну відповідальність та укласти з ним договір про повну матеріальну відповідальність за активи, які розташовані в його департаменті?
Ситуації, коли на працівників покладається повна матеріальна відповідальність, перелічено в ст. 134 КЗпП. А в ст. 135-1 КЗпП передбачено, що договір про повну матеріальну відповідальність можна укласти з працівником лише у певних випадках — їх наведено в Переліку №447. З аналізу цього документа стає зрозуміло, що в ситуації, яку ми розглядаємо, укладення договору про повну матеріальну відповідальність з керівниками департаментів (відділів) нічого не дасть. Адже умови договору суперечитимуть КЗпП, тож відповідальність таких працівників залишиться обмеженою.
Проте ст. 134 КЗпП передбачає повну матеріальну відповідальність у разі заподіяння шкоди у нетверезому стані, злочином, навмисними діями, не під час виконання трудових обов'язків тощо.
Варте уваги виникнення повної матеріальної відповідальності у разі, коли шкода завдана недостачею, умисним знищенням або умисним зіпсуттям матеріалів, напівфабрикатів, виробів (продукції), в т. ч. при їх виготовленні, а також інструментів, вимірювальних приладів, спеціального одягу та інших предметів, наданих підприємством, установою, організацією працівникові в користування (п. 5 ст. 134 КЗпП). Тож якщо керівник отримає в користування (за відомістю, актом тощо) інструменти, прилади чи інші предмети, то за них він нестиме повну матеріальну відповідальність і без укладення договору. Але на нашу ситуацію п. 5 ст. 134 КЗпП не поширюється.
Отже, як ми з'ясували, покласти на керівника повну матеріальну відповідальність за майно департаменту через підписання відповідного договору в принципі неправомірно.
Та на керівника відділу (департаменту) все-таки можна покласти відповідальність за збереження майна (офісних меблів, оргтехніки). Прямо цього в КЗпП не прописано, але і заборони теж немає. Проте працівник нестиме матеріальну відповідальність (за заподіяну шкоду) в разі порушення своїх трудових обов'язків (ст. 130 КЗпП). А отже, якщо до трудових обов'язків працівника включити збереження майна, то він нестиме за нього матеріальну відповідальність. Крім того, на думку спеціалістів Мінпраці, слова «працівники несуть матеріальну відповідальність» означають, що матеріальна відповідальність може бути покладена на будь-якого працівника, який уклав трудовий договір із підприємством (див. лист Мінпраці від 18.10.2007 р. №255/06/187-07).
А от відповідно до п. 2 ст. 133 КЗпП, обмежену матеріальну відповідальність несуть керівники підприємств, установ, організацій та їхні заступники, а також керівники структурних підрозділів на підприємствах, в установах, організаціях та їхні заступники. Така відповідальність визначається в розмірі заподіяної з їхньої вини шкоди, але не більше їхнього середнього місячного заробітку. Але за умови, що таку шкоду підприємству заподіяно зайвими грошовими виплатами працівникам, неправильною організацією обліку та зберігання матеріальних, грошових чи культурних цінностей, невжиттям необхідних заходів для запобігання простоям.
Тож за збереження майна (офісних меблів, оргтехніки) загального користування керівник департаменту (відділу) нестиме лише обмежену матеріальну відповідальність (згідно зі ст. 132 та п. 2 ст. 133 КЗпП), та й то лише якщо на нього буде документально покладено відповідальність (про це — далі) за збереження такого майна.
У такій ситуації мова йтиме лише про відповідальність за ті активи, які є у загальному користуванні відділу (департаменту). За схоронність комп'ютера, яким користується працівник Петренко, керівник не несе відповідальності: за це відповідає сам Петренко.
Як закріпити відповідальність за керівником?
Тут, на наш погляд, є кілька варіантів.
1. Для того щоб закріпити за керівником департаменту (відділу) певні активи, розміщені в його департаменті (відділі), варто таку норму прописати в посадовій інструкції. З нею його ознайомлять під час приймання на посаду. Якщо ж він уже у вас працює, то, звичайно, можна внести зміни до посадової інструкції і прописати такі норми (зміни до посадової інструкції можна внести, лише попередньо повідомивши про це працівника та за його згодою — див. ст. 32 КЗпП). Докладніше про ознайомлення працівника з посадовою інструкцією, зокрема у разі внесення до неї змін, можна прочитати в «ДК» №35/2014.
2. Можна наказом керівника підприємства закріпити відповідальність начальників відділів (департаментів) за майно, яке перебуває у їхньому віданні. З таким наказом відповідних осіб слід ознайомити під підпис.
3. Відповідальність за майно відділу (департаменту), в принципі, можна прописати і в трудовому договорі.
У всіх цих випадках треба чітко сформувати перелік активів (із зазначенням інвентарних номерів), за збереження яких відповідатиме керівник департаменту (відділу), та ознайомити його з ним під підпис.
Якщо виявлено нестачу матеріальних цінностей
Факт нестачі майна має бути зафіксовано на підставі інвентаризації1. Якщо інвентаризацією встановлено, що за майно, нестачу якого виявлено, відповідає керівник департаменту (відділу), то слід з'ясувати, чи нестиме він відповідальність за таку нестачу (адже вона може виникнути з різних причин).
1 На самих правилах інвентаризації ми не спинятимемося — про це читайте в «ДК» №47/2012.
Відповідальність працівника
Працівник відповідає за завдані підприємству збитки лише (абз. 2 ст. 130 КЗпП):
1) за пряму дійсну шкоду;
2) в межах і порядку, передбачених законодавством;
3) за умови коли така шкода заподіяна підприємству винними протиправними діями (бездіяльністю) працівника.
Якщо хоча б один із зазначених пунктів не виконується, застосувати до працівника матеріальну відповідальність, навіть обмежену, не можна.
Наголосимо також, що у судовій практиці випадків стягнення з керівників відділів шкоди практично немає, бо йдеться про пряму дійсну шкоду (та відповідальність у межах середнього заробітку). Крім того, оскільки офісне майно перебуває в загальному користуванні, то до нього мають доступ багато осіб, а тому довести вину такого працівника, як правило, неможливо. Тим часом доведення відповідальності працівника за завдані збитки покладається саме на роботодавця.
Окрім цього, згідно з п. 3 Постанови №14, суд, розглядаючи таку справу, повинен, зокрема, з'ясувати:
— наявність прямої дійсної шкоди та її розмір;
— якими неправомірними діями її заподіяно та чи входили до функцій працівника обов'язки, неналежне виконання яких призвело до шкоди;
— в чому полягала його вина;
— в якій конкретно обстановці заподіяно шкоду;
— чи були створені умови, які забезпечували б схоронність матеріальних цінностей та нормальну роботу з ними;
— який майновий стан працівника.
Тому в таких випадках працівник у суді правомірно зазначатиме, що адміністрація не створила умови (звісно, якщо вони справді не були створені), за яких він у силу своїх обов'язків мав би можливість безперервно контролювати наявність відповідного майна, і що це фізично неможливо. Тому слід констатувати, що відповідне закріплення майна за однією особою, яким користується багато роботодавців, має здебільшого декларативний та виховний характер. Адже особа, яка підтвердила документально факт отримання майна, в разі якщо доведено, що саме з її вини заподіяно шкоду, цілком ймовірно, може захотіти добровільно покрити його вартість у разі втрати.
Якщо шкода встановлена, то, як ми наголосили, працівник відповідає лише за пряму дійсну шкоду (див. ст. 130 КЗпП).
Пряма дійсна шкода
Під прямою дійсною шкодою, зокрема, слід розуміти:
втрату, погіршення або зниження цінності майна;
необхідність для підприємства, установи, організації провести затрати на відновлення, придбання майна чи інших цінностей;
необхідність провести зайві, тобто викликані внаслідок порушення працівником трудових обов'язків, грошові виплати.
Є випадки, коли матеріальної відповідальності не буде (див. ч. 4 ст. 130 КзпП): у разі виробничо-господарського ризику, а також якщо працівник заподіяв шкоду, діючи у стані крайньої необхідності.
Розгляньмо ситуацію, коли все-таки встановлено, що за виявлену нестачу матеріально відповідає керівник департаменту (відділу).
Відразу наголосимо: повну матеріальну відповідальність можна застосувати лише в ситуаціях, коли це прямо передбачено — див. ст. 134 КЗпП (на цьому ми не спинятимемося).
У загальному випадку за шкоду, заподіяну підприємству при виконанні трудових обов'язків, несуть матеріальну відповідальність у розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку (див. ст. 132 КЗпП).
Розмір завданої шкоди
Розмір заподіяної підприємству шкоди визначається за фактичними втратами на підставі даних бухгалтерського обліку виходячи з балансової вартості (собівартості) матцінностей за мінусом зносу (ст. 135-3 КЗпП).
При відповідальності в межах середнього заробітку розмір шкоди розраховується за правилами Порядку №100. Для його розрахунку беруться показники за два попередні календарні місяці роботи працівника (див. п. 4 Постанови №14 ВСУ).
У разі розкрадання, недостачі, умисного знищення або умисного зіпсуття матцінностей розмір шкоди визначається за цінами, що діють у цій місцевості на день відшкодування шкоди. Законодавством може бути встановлено окремий порядок визначення розміру шкоди, що підлягає покриттю, в т. ч. у кратному обчисленні, заподіяної підприємству, установі, організації розкраданням, умисним зіпсуттям, недостачею або втратою окремих видів майна та інших цінностей, а також у тих випадках, коли фактичний розмір шкоди перевищує її номінальний розмір (для відновлення майна слід витратити більшу суму коштів, аніж вартість об'єкта згідно з обліком).
Встановити розмір шкоди, яка підлягає відшкодуванню, покликаний Порядок №116. Він диктує механізм визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей (крім дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей). Розмір матеріальних збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей визначається шляхом проведення незалежної оцінки відповідно до національних стандартів оцінки1.
1 Див., зокрема, Національний стандарт №1 «Загальні засади оцінки майна і майнових прав», затверджений постановою КМУ від 10.09.2003 р. №1440.
Якщо внаслідок проведеної оцінки та відшкодування знайденими винними особами у підприємства залишилися кошти після покриття власних збитків щодо фактичних витрат на відновлення пошкоджених або придбання нових матцінностей та вартості робіт з їх відновлення, то такий залишок слід перерахувати до бюджету, як цього вимагає п. 10 Порядку №116.
Отримання від працівника відшкодування за завдані збитки
Працівник може добровільно відшкодувати завдану підприємству шкоду (ч. 5 ст. 130 КЗпП). За згодою власника або керівника підприємства працівнику дозволяється передати підприємству для покриття завданої матеріальної шкоди рівноцінне майно або ж і взагалі відремонтувати пошкоджене майно. Для цього треба, щоби працівник подав на ім'я керівника підприємства заяву про бажання відшкодувати завдані збитки.
Можна стягнути завдані працівником збитки, видавши відповідний наказ (розпорядження) керівника. Такий наказ (розпорядження) про утримання матеріальної шкоди має бути виданий не пізніше двох тижнів з дня виявлення заподіяної працівником шкоди (ч. 2 ст. 136 КЗпП, див. також п. 20 Постанови №14). Покрити шкоду можна лише в розмірі не більше середнього місячного заробітку (звичайно, якщо в цьому разі не діятимуть правила повної матеріальної відповідальності згідно зі ст. 134 КЗпП).
Цілком можливо, що працівник буде не згоден із відрахуванням або його розміром. Тож після видання відповідного наказу не варто поспішати з утриманням матшкоди із зарплати працівника: слід зачекати 7 календарних днів із дати ознайомлення працівника з наказом. Якщо працівник не згоден, він має право звернутися до комісії з трудових спорів підприємства чи до суду (як мінімум 7 календарних днів з дати ознайомлення з наказом).
Витребувати відшкодування завданих збитків через суд. До суду підприємству доведеться звернутися, у разі коли завдана підприємству шкода перевищує середньомісячний заробіток працівника і ви хочете отримати від працівника відшкодування збитків у повному розмірі. Крім того, працівник може бути просто не згоден із наказом про стягнення з нього матшкоди. Для врегулювання ситуації вам теж доведеться звернутися до суду.
Якщо рішення суду буде на користь підприємства, то воно отримає виконавчий лист, за яким і здійснюватиметься стягнення з працівника.
Позов про стягнення з працівника матшкоди, заподіяної підприємству, можна подати не пізніше 1 року з дня виявлення заподіяної шкоди (див. ст. 233 КЗпП). Якщо строк звернення до суду пропущено з поважних причин (аргументованих причин), його можна поновити. Для цього слід подати до суду заяву та документи, які б вказували на причини затримки (п. 4 Постанови Пленуму ВСУ від 06.11.92 р. №9 «Про практику розгляду судами трудових спорів»).
Відповідно до ст. 128 КЗпП, під час кожної виплати заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань (зокрема, і сум відшкодування завданих збитків) не може перевищувати 20%. При відрахуванні із зарплати за кількома виконавчими документами за працівником у будь-якому разі має залишитися 50% заробітку. Звичайно, працівник може, за власною заявою на імІя керівника підприємства, дозволити утримати із зарплати і більші суми (навіть усю суму заробітку передати) для покриття завданих збитків.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
- Порядок №116 — Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений постановою КМУ від 22.01.96 р. №116.
- Порядок №100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. №100.
- Перелік №447 — Перелік посад і робіт, які заміщаються або виконуються працівниками, з якими підприємство повинно укласти письмовий договір про повну матеріальну відповідальність за незбереження матеріальних цінностей, затверджений постановою Держкомпраці СРСР та Секретаріатом ВЦРПС від 28.12.77 р. №447/24.
- Постанова №14 — Постанова Пленуму ВСУ від 29.12.92 р. №14 «Про судову практику в справах про відшкодування шкоди, заподіяної підприємствам, установам, організаціям їх працівниками».
Василь РОРАТ, «Дебет-Кредит»