Законодавство не передбачає порядку використання власного транспорту працівників у госпдіяльності підприємства та особливостей оплати такого використання. Загалом використання можливе на умовах оренди або безоплатно з укладенням відповідного договору. У цій статті йдеться про інший випадок — коли такого договору немає, але працівник використовує власний транспорт у діяльності підприємства. Як правило, йдеться про керівництво та працівників, робота яких має роз'їзний характер або які скеровуються у відрядження на власному автомобілі.
Загальні засади
Згідно зі ст. 125 КЗпП, працівники, які використовують свої інструменти для потреб підприємства, установи, організації, мають право на одержання компенсації за їх зношування (амортизацію). При цьому розмір і порядок виплати цієї компенсації, якщо вони не встановлені в централізованому порядку (а вони наразі не встановлені), згідно з КЗпП, визначаються власником або уповноваженим ним органом (тобто адміністрацією) за погодженням із працівником.
Автомобіль навряд чи можна прямо віднести до інструменту, проте очевидно, що норма КЗпП є досить застарілою і немає перешкод для її ширшого тлумачення. Адже автомобіль з економічного погляду належить до тієї самої категорії, що й інструмент, — знарядь праці. Тож, на наше переконання, працівники, які використовують автомобіль для потреб підприємства, мають право на одержання за нього компенсації. Мало того, компенсації за використання інструмента і транспорту Кабмін виокремлює в одному пункті Переліку №1170 (п. 11). Так само виокремлено відповідні виплати й у п. 3.22 Інструкції №5.
Плюси та мінуси. На нашу думку, якщо передбачається регулярне використання авто працівника, варто віддавати перевагу орендним відносинам. Різниця в оподаткуванні є незначною, але з погляду податкового обліку оренда є значно менш ризикованою. Проте іноді без разової компенсації не обійтися.
Слід також зважати на те, що автомобіль є джерелом підвищеної небезпеки, і використання власного автомобіля працівником із виплатою компенсації означає, що за можливу шкоду життю, здоров'ю та майну третіх осіб відповідає сам працівник. А якщо автомобіль орендує підприємство — відповідає воно.
Розміри. Як зазначалося, законодавство не встановлює розмірів компенсацій за використання автотранспорту, проте згідно зі ст. 125 КЗпП вони мають визначатися за погодженням із працівником. Це може бути умова укладеного з працівником трудового договору, окремого внутрішнього стандарту (наприклад, положення чи порядку), з яким працівник має бути ознайомлений та згодний. Або окрема заява працівника із дозволом керівника. Розглядаючи розміри компенсації, слід виходити з того, як підприємство розцінює користь від використання транспорту, хто за домовленістю з працівником оплачує ПММ та як бухгалтер підприємства оцінює податкові ризики.
Податковий облік
Витрати на виплату компенсації за використання особистого транспорту для потреб підприємства, на наш погляд, включаються до складу витрат у податковому обліку платника податку на прибуток за п. 142.1, 142.2 ПКУ. Адже йдеться про відшкодування вартості товарів, робіт, послуг, а також обов'язкові виплати працівникам. Обов'язковості цим виплатам надають, як уже зазначалося, ст. 125 КЗпП та домовленість із працівником.
Оформлення використання. Як було зазначено вище, використання автомобіля в госпдіяльності слід обумовити письмовою домовленістю з працівником та передбачити у відповідному документі розмір оплати. Водночас для зв'язку з витратами треба також довести фактичне використання цього транспорту для потреб підприємства. Як це робити, законодавство не передбачає, адже використання власного автомобіля загалом не є госпоперацією, і первинний документ тут не складається.
Тож домовленість із працівником (або внутрішній стандарт, Правила чи Порядок) має обумовлювати і порядок оформлення відповідних документів. Це можуть бути, наприклад, подорожні листи або звіт про те, яка робота чи які завдання виконувалися з використанням автомобіля. Якщо це звіт про відрядження, де працівнику дозволено використання власного автомобіля, — на наш погляд, достатньо наказу (де спеціально обумовити, що працівник їде власним автомобілем) та авансового звіту1. Плюс, звичайно, документи, що підтверджують зв'язок із госпдіяльністю.
1 Актуальна форма авансового звіту затверджена наказом Міндоходів від 24.12.2013 р. №845.
До речі, у ст. 125 КЗпП йдеться саме про «свої інструменти», а отже, на наш погляд, автомобіль має належати працівникові, а не використовуватися ним за довіреністю чи просто на праві керування. Якщо авто використовується на умовах так званої генеральної довіреності, власником де-юре є інша особа, від імені якої діє повірений (у цьому випадку — працівник), а тому тут краще укласти договір оренди.
Витрати на пальне. Ось і ще одне питання, яке не регулюється податковим законодавством з моменту набрання чинності ПКУ. Тож для доведення зв'язку з госпдіяльністю підприємству слід мати необхідні документи. Якщо автомобіль використовується на потреби підприємства — це доводить відповідний зв'язок. Проте для оплати пального і віднесення до витрат необхідно також зафіксувати його обсяг, вартість і довести зв'язок кожної поїздки із госпдіяльністю.
Облік пробігу й витрат пального. Тож документи, про які йшлося вище, мають передбачати і фіксування пробігу автомобіля під час його використання для потреб підприємства, а ще працівник надає підтвердні документи на придбані ПММ. Якщо підприємство забезпечує працівника пальним, що придбавається централізовано (власна заправка, талони або паливна картка), то підприємство цікавлять лише кілометри пробігу — для списання пального за узгодженими (затвердженими) нормами. Якщо ж працівник заправляється сам, то він мусить, на наш погляд, надати й фіскальні чеки. Проте доцільність самостійної оплати працівником пального викликає великий сумнів, адже податкову накладну навряд чи вдасться отримати, а це поставить під загрозу податковий кредит з ПДВ. Та й з огляду на особливості оподаткування ПДФО, на наш погляд, витрати на пальне доцільніше передбачити в загальній сумі відшкодування використання транспорту.
ПДФО та ЄСВ. На нашу думку, виплата компенсації за використання власного автомобіля оподатковується ПДФО згідно з абз. «г» пп. 164.2.17 ПКУ як сума грошового відшкодування витрат або втрат платника податку. Такі суми включаються до складу доходу як додаткове благо. Це саме стосується і компенсацій витрат пального, якщо вони виплачуються працівникові. На сьогодні зазначена сума є базою також для утримання військового збору (пп. 1.2 п. 16-1 підр. 10 р. XX ПКУ). Компенсація за використання особистого транспорту не обкладається ЄСВ згідно з п. 11 Переліку №1170.
Приклад Заступник директора вирушає у відрядження власним автомобілем, за що йому наказом встановлено компенсацію в розмірі 1000 грн. Добові виплачуються на загальних засадах. Нарахування компенсації відображається в обліку записом Д-т 92 К-т 663, одночасно збільшено суму адміністративних витрат у податковому обліку. Утримано ПДФО 150 грн: Д-т 663 К-т 641/ПДФО, військовий збір 15 грн: Д-т 663 К-т 641/ВЗ. Виплата на особисту картку в сумі 835 грн: Д-т 663 К-т 311.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- КЗпП— Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
- Перелік №1170 — Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 р. №1170.
- Інструкція №5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. №5.
Олексій КРАВЧУК, к. ю. н., доцент, аудитор