Нерідко працівник вирушає у відрядження на легковому авто. Але як поєднується такий спосіб проїзду працівника до місця відрядження і назад зі встановленим ст. 121 КЗпП обов'язком працедавця оплатити його? І як документально оформити таку поїздку та супутні витрати?
Гарантії відрядженим працівникам
Згідно зі ст. 121 КЗпП1, працівникам, які скеровуються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати з найму житлового приміщення в порядку і розмірах, що встановлюються законодавством. На практиці ДФСУ та Мінсоцполітики не заперечують, що такий обов'язок працедавця в цьому випадку — не виплата певних сум працівникові, а організація його поїздки до місця відрядження і назад. Водночас працедавець може як оплатити вартість проїзду зручним для працівника видом транспорту, так і самостійно придбати транспортні квитки до місця відрядження і назад, або ж орендувати (чи надати власний) транспорт, на якому працівник добереться до місця відрядження і назад. Головне — щоб працівникові такий проїзд нічого не коштував.
Але проблема навіть не в тому, що підприємство зобов'язане ще на стадії скерування працівника у відрядження забезпечити йому все необхідне для виконання службового завдання та виконати тим самим вимоги, встановлені ст. 121 КЗпП. На сьогодні дуже часто навіть контролюючі органи не вважають серйозним порушенням факти, коли за наслідками відрядження, що відбулося, у працедавця чомусь не виникло витрат ані на проїзд працівника, ані на його проживання за місцем відрядження. Пояснюється це дуже просто: щоб визнати такі витрати, працівник зобов'язаний надати первинні документи (квитки, рахунки з готелю тощо). А якщо працівник документів не надав, то це вина його, а не працедавця. Немає норми, яка б зобов'язувала контролюючі органи або працедавця покарати працівника за таку помилку. Проте якщо працедавець хоче не лише відшкодувати ці витрати, а й відобразити їх в обліку, такі видаткові документи йому потрібні.
Статус автомобіля у відрядженні
Щоб віднести до складу витрат на відрядження витрати на ПММ, паркування та інший автомобільний клопіт, працедавець повинен зробити такий автомобіль службовим, хоча б на час такого відрядження. Тут слід пояснити. Хоча сам термін «службовий автомобіль» досі використовується у вітчизняній нормативній практиці2, фактично він є застарілим. Так, визначення терміна «службовий легковий автомобіль» ми знаходимо в наказі Держкомстату від 17.02.98 р. №74, що вже втратив чинність: це легковий автомобіль, який перебуває на балансі юрособи будь-якої форми власності і використовується для задоволення власних потреб, а також може надаватися замовникові на договірних умовах (з водієм). Водночас податкові органи, як свідчить практика, негативно ставляться до визнання податкових витрат щодо об'єкта, який не належить платникові податків або хоча б не орендований ним (нагадаємо, що пп. 140.1.7 ПКУ дозволяє витрати, пов'язані з відрядженням, і витрати на оренду транспорту). Тож у своїх роз'ясненнях під службовими автомобілями податківці мають на увазі не лише ті транспортні засоби, що належать працедавцям, а й орендовані ними. А отже, щоб списати на податкові витрати затрати, пов'язані з проїздом до місця відрядження і назад, потрібно узаконити статус такого автомобіля — він має або перебувати на балансі у працедавця (належати йому), або бути орендованим (у т. ч. у самого працівника за його бажання)3.
1 Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
2 Див., наприклад, п. 12 р. ІІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордоном, затвердженої наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. №59.
3 Докладніше про оренду автомобіля див. «ДК» №41/2014 та «ДК» №41/2014.
Документальне оформлення
Наказ на відрядження. Наказ про скерування працівника у відрядження — це обов'язковий документ. Саме у ньому встановлюється майбутній маршрут службової поїздки працівника, а також чи надається йому для цього службовий автомобіль. У наказі потрібно також зазначити, що якщо працівник витратить у відрядженні власні кошти, то працедавець відшкодує йому ці витрати за наявності підтвердних документів.
Подорожній лист — потрібен чи ні? На сьогодні подорожній лист для легкових автомобілів не є обов'язковим документом. Проте це один із найзручніших документів для обліку пального, яке заливається в бак службового автомобіля перед поїздкою, і розрахунку кількості пального, яке було витрачено під час такої службової поїздки. Оскільки типова форма подорожнього листа втратила чинність, то за бажання працедавці можуть розробити свою форму первинного документа для обліку використаного пального — відповідно до ст. 9 Закону про бухоблік1 і п. 2.7 Положення №882.
Авансовий звіт. Повернувшись із відрядження, працівник зобов'язаний відзвітувати про витрати, понесені під час відрядження, за формою, затвердженою наказом Міндоходів України від 24.12.2013 р. №8453. Якщо ж ні аванс не видавався, ні корпоративна картка не використовувалася, а працівник витрачав лише свої гроші, подавати звіт саме за згаданою формою він, загалом, не зобов'язаний. Але, як правило, податківці наполягають саме на ній: вона є звичнішою і спричинює менше запитань щодо оформлення.
У будь-якому разі до звіту про витрачені кошти, свої або підзвітні, працівник зобов'язаний додати підтвердні документи: фіскальні чеки з АЗС, акти і видаткові накладні зі СТО (у разі ремонтів), квитанції за паркування тощо. Фіскальні чеки на суму понад 240 грн з ПДВ не дадуть права на ПК з ПДВ згідно з пп. «б» п. 201.11 ПКУ. Для придбання ПММ зручніше використовувати паливні талони або паливні картки4.
1 Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
3 Докладніше про заповнення авансового звіту «ДК» писав у №11/2014.
4 Докладніше про це «ДК» писав у №31/2014.
Нагадуємо, що терміни подання звіту про використання підзвітних коштів та повернення невикористаних підзвітних коштів (або ж коштів, отриманих під звіт, але про витрачення яких працівник не має оформлених відповідно до вимог законодавства первинних документів) встановлено пп. 170.9.2 — 170.9.3 ПКУ.
Податкові витрати під час відрядження працівника на службовому легковому автомобілі (у т. ч. орендованому)
У разі відрядження на службовому легковому автомобілі (в тому числі орендованому) до складу витрат платника податку відносяться сплачені під час відрядження за кордон збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами, а також витрати, пов'язані зі стоянкою та паркуванням автомобіля під час відрядження, та витрати на придбання пально-мастильних матеріалів.
Зазначені витрати можуть бути включені до складу валових витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат.
Загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс,
категорія 102.17.14
Бухгалтерський та податковий облік
Витрати, пов'язані з експлуатацією автомобіля під час відрядження, — одні з найбезперечніше пов'язаних із госпдіяльністю підприємства. І у бухобліку, і в податковому обліку вони визнаються витратами — причому саме того виду, для якого здійснюється кожна конкретна поїздка. Наприклад, якщо відрядження пов'язане з відкриттям в іншому місті нової філії, то витрати на нього будуть адміністративними. Якщо мета поїздки — участь у виставці з рекламною метою, то витрати на експлуатацію автомобіля під час поїздки будуть збутовими (п. 18, п. 19 П(С)БО 16 «Витрати», затвердженого наказом МФУ від 31.12.99 р. №318, пп. 138.10.2, пп. 138.10.3 ПКУ). Але якщо мета поїздки — благодійний захід чи інша мета, що не передбачає збільшення майбутніх вигід, придбання виробничих активів, підписання договорів про продажі тощо, то витрати на експлуатацію автомобіля, так само як і решта витрат за таким відрядженням, у бухобліку будуть іншими операційними витратами. У податковому обліку такі витрати не відображають на підставі пп. 139.1.1 ПКУ як не пов'язані з госпдіяльністю.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»