Чи повинні всі члени інвентаризаційної комісії, зокрема працівники бухгалтерії та керівник чи його заступник, особисто брати участь у проведенні інвентаризації?
Як відомо, інвентаризація активів і зобов'язань — обов'язковий передбачений законом спосіб їх перевірки та документального підтвердження, що необхідний для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності.
Згідно з п. 11 Iнструкції №691, для проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах, розпорядчим документом керівника створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівників структурних підрозділів, головного бухгалтера, які очолюються керівником підприємства або його заступником. На підприємствах, де через великий обсяг робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечено однією комісією, для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях збереження та виробництва розпорядчим документом керівника підприємства створюються робочі інвентаризаційні комісії у складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, товарознавця, економіста, бухгалтера та інших досвідчених працівників, які добре знають об'єкт інвентаризації, ціни та первинний облік.
1 Iнструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджена наказом Мінфіну України від 11.08.94 р. №69.
Iнвентаризаційні комісії не є органами, що приймають якісь рішення, тож законодавство не передбачає спеціальних вимог щодо кворуму (коли комісія може працювати за відсутності певної кількості її членів). Натомість підпункт 11.2 названої Iнструкції передбачає, що інвентаризація проводиться повним складом інвентаризаційної комісії та у присутності матеріально відповідальної особи. Тож у разі якщо член інвентаризаційної комісії не може з певних причин узяти участь у її роботі, він має бути замінений (до складу комісії мають бути внесені зміни).
Крім цього, згідно з пп. 11.4 Iнструкції №69, відповідальність за повноту і точність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, матеріальних цінностей, коштів та документів, цінних паперів та заборгованості у розрахунках несуть робочі інвентаризаційні комісії.
З огляду на таке члени постійно діючої або робочої інвентаризаційної комісії, які підписали інвентаризаційний опис, по суті, не можуть посилатися на те, що вони не були присутні під час проведення інвентаризації. Особливо це стосується таких посадових осіб, як керівник (заступник керівника) і головний бухгалтер, що, як зазначалося вище, беруть участь у роботі комісій (головний бухгалтер обов'язково бере участь у роботі постійно діючої комісії, а керівник може її очолювати).
Саме тому в разі виявлення недостовірних даних у бухобліку та фінансовій звітності, що складена на підставі неправдивих даних інвентаризаційних описів, ці посадові особи нестимуть відповідальність (залежно від завданої шкоди та інших факторів), зокрема і за внесення неправдивих відомостей не лише до самої фінансової звітності, а й до матеріалів інвентаризації. Оскільки на даних бухгалтерського обліку ґрунтується не лише фінансова, а й інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, зокрема податкова звітність, результати інвентаризації можуть мати вплив і на дані податкового обліку.
Отже, у разі якщо особа призначається членом постійно діючої чи робочої інвентаризаційної комісії, вона повинна особисто у повному складі комісії брати участь в інвентаризації, ставитися відповідально до її результатів. Підписуючи відповідний інвентаризаційний опис, треба бути переконаним, що дані у ньому є правдивими, адже він призначений не лише для формального підтвердження даних бухобліку, а також є способом документального підтвердження таких даних, і саме з урахуванням матеріалів інвентаризації складається фінансова і податкова звітність.
Олексій КРАВЧУК, к. ю. н., аудитор