Для того щоб підтвердити достовірність даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності, підпунктом 11.11 Iнструкції №691 передбачено обов'язкове проведення інвентаризації. До плану такої інвентаризації входить і перевірка розрахунків із покупцями та замовниками, постачальниками та підрядчиками, іншими дебіторами та кредиторами.
Порядок проведення інвентаризації
Під час проведення інвентаризації розрахунків підприємство-кредитор має надіслати або передати дебіторам підприємства скріплені підписом та печаткою виписки з регістрів аналітичного обліку у формі акта звіряння розрахунків, в яких зазначаються номер договору, дата і сума перерахування коштів тощо (абз. «а» пп. 11.11 Iнструкції №69).
Зауважимо щодо форми акта звіряння. Підприємство може використовувати форму, наведену у додатку 1 до Наказу №148/234/3832, або ж розробити власну, тобто скласти у довільній формі з урахуванням власних особливостей та деталізації інформації щодо кожного контрагента, яку слід підтвердити. Підприємства-дебітори зобов'язані протягом десяти днів з дня отримання виписок підтвердити заборгованість або ж заявити свої заперечення. Ці документи пред'являються інвентаризаційній комісії для підтвердження реальності заборгованості. Якщо є заперечення, заборгованість залишається непогодженою на період з'ясування. Отже, з одного боку, підприємство надсилає акти звіряння як кредитор, з іншого — отримує акти від своїх контрагентів-кредиторів. У такий спосіб відбувається звіряння дебіторської та кредиторської заборгованості на підприємстві.
1 Iнструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджена наказом Мінфіну від 11.08.94 р. №69.
2 Наказ Мінекономіки, Мінфіну, Держкомстату від 10.11.98 р. №148/234/383 «Про інвентаризацію заборгованості за станом на 1 листопада 1998 року».
Абзацом «в» пп. 11.11 Iнструкції №69 передбачено, що на рахунках обліку розрахунків із покупцями та замовниками, постачальниками та підрядчиками, іншими дебіторами та кредиторами повинні залишатися виключно погоджені суми. I лише в окремих випадках, коли до кінця звітного періоду розбіжності не усунені або залишилися нез'ясованими, розрахунки з дебіторами та кредиторами відображаються кожною стороною у своєму балансі у сумах, що випливають із записів у бухгалтерському обліку та визнаються нею правильними. Беручи до уваги той факт, що інвентаризація розрахунків — процес доволі громіздкий, за наявності великої кількості контрагентів, — випадків розбіжностей в актах звіряння може бути чимало.
Крім інвентаризації розрахунків з іншими дебіторами та кредиторами, підприємство має провести звіряння за розрахунками з установами банків, фінансовими та податковими органами. Таке звіряння також слід оформити актом, а залишки, які зазначаються в акті, погодити з відповідною установою (органом). Залишення в обліку неврегульованих сум за цими розрахунками не допускається.
Наслідки інвентаризації
Якщо дебітор та кредитор не узгодять розбіжностей, то зацікавлена сторона зобов'язана передати матеріали про розбіжності на вирішення відповідними органами. Якщо виникне спір між двома СГД, прийняти рішення щодо нього повинен господарський суд. Такої позиції дотримується Мінфін у листі від 18.09.2007 р. №31-34000-10-10/18896.
Позиція Мінфіну
Відповідно до статті 10 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства зобов'язані проводити інвентаризацію активів і зобов'язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан та оцінка. Об'єкти і періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов'язковим згідно з законодавством. Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2000 року №419 «Про затвердження Порядку подання фінансової звітності» інвентаризація активів та зобов'язань підприємства обов'язково проводиться перед складанням річної фінансової звітності.
Порядок проведення інвентаризації розрахунків, у тому числі дебіторської заборгованості, визначено підпунктом 11.11 Iнструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 11 серпня 1994 року №69. При інвентаризації розрахунків підприємство-кредитор має надсилати (передавати) дебіторам скріплені підписом і печаткою виписки з регістрів аналітичного обліку у формі акта звіряння розрахунків, в яких зазначаються номер договору, дата і сума перерахування коштів тощо. Дебітор повинен протягом десяти днів з дня отримання виписок повернути підписаний акт з підтвердженням заборгованості або з обґрунтованими запереченнями. В окремих випадках, коли до кінця звітного року розбіжності залишилися неврегульованими, допускається відображення розрахунків з дебіторами і кредиторами кожною з сторін у своєму балансі в сумах, що випливають із записів у бухгалтерському обліку. Якщо дебітор і кредитор не узгодять розбіжності, то зацікавлена сторона зобов'язана передати матеріали про такі розбіжності для прийняття рішення до господарського суду.
Лист Мінфіну України від 18.09.2007 р. №31-34000-10-10/18896 (витяг)
За підсумками звіряння даних в актах із дебіторами та кредиторами, а також на підставі даних бухобліку підприємство складає акт інвентаризації. Форму акта інвентаризації розрахунків №інв-17 «Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками й іншими дебіторами і кредиторами» затверджено Постановою Держкомстату СРСР від 28.12.89 р. №241. Акт складається в одному примірнику інвентаризаційною комісією, підписується та передається до бухгалтерії. До акта інвентаризації розрахунків додається довідка про дебіторську і кредиторську заборгованість, щодо якої термін позовної давності минув, із зазначенням осіб, винних у пропуску терміну позовної давності дебіторської заборгованості, а також назви та адреси дебіторів або кредиторів, суми, причини, дати і підстави виникнення заборгованості (додаток до форми №інв-17).
Форма №інв-17 передбачає відображення як підтвердженої, так і не підтвердженої контрагентами заборгованості, а також заборгованості, за якою минув строк позовної давності. Заборгованість, за якою минув строк позовної давності, визнається безнадійною. Тож відповідні суми підлягають списанню.
Згідно з п. 11 П(С)БО 10, поточна дебіторська заборгованість, щодо якої створення резерву сумнівних боргів не передбачено, у разі визнання її безнадійною списується з балансу. У разі якщо на підприємстві було створено резерв сумнівних боргів, вилучення безнадійної дебіторської заборгованості з активів відбувається за рахунок такого резерву. А у разі недостатності суми нарахованого резерву (або його відсутності) безнадійна дебіторська списується з активів до складу інших операційних витрат.
Кредиторську заборгованість також може бути списано з балансу, якщо вона не підлягає погашенню (п. 5 П(С)БО 11). При цьому, якщо на дату балансу раніше визнане зобов'язання визначається як таке, що не підлягає погашенню, то його сума включається до складу доходу звітного періоду. Випадки припинення зобов'язань встановлені ст. 202 ГКУ.
Насамкінець додамо, що звіряння розрахунків може відбуватися і не лише під час річної інвентаризації. Під час здійснення господарських операцій (відвантаження й одержання товарно-матеріальних цінностей, продукції, оплати тощо) інколи виникає потреба звірити наявні дані з даними певного контрагента на конкретну дату. Це дає змогу оперативно контролювати заборгованість. Тож обов'язковість, періодичність і порядок проведення звірянь можна обумовити письмово під час укладання договору з контрагентами. Це дасть змогу істотно зменшити кількість випадків, коли під час річної інвентаризації при звірянні між контрагентами виявляються розбіжності між даними в їхньому обліку.
Михайло СТЕПАНОВ, «Дебет-Кредит»