Кожному роботодавцю по працівнику: від розміщення вакансії до оформлення

Отже, розгляньмо основні етапи найму працівника:

1. Пошук кандидатів.

2. Співбесіда та добір.

3. Процедура документального оформлення:

— отримання документів від працівника;

— написання заяви та укладення трудового договору;

— видання наказу та повідомлення ДПС, ПФУ та ТЦК;

— інструктаж;

— оформлення решта кадрових документів.

Етап 1. Пошук кандидатів

Першим кроком є формування та розміщення вакансії. Роботодавець може використовувати два варіанти:

1. Онлайн-платформи. Це швидкий спосіб охопити широку аудиторію. Важливо максимально детально описати вакансію: основні обов’язки, вимоги до кандидата (досвід, навички), умови праці, графік, рівень зарплати та соціальні гарантії. Резюме кандидатів надходять безпосередньо до кабінету роботодавця.

Проте часто такі послуги для роботодавців є платними.

І в разі розміщення оголошення про вакансію треба враховувати останні вимоги, про які ми писали за посиланням.

2. Державна служба зайнятості. Не знайшовши працівника швидко і самостійно, роботодавці подають до будь-якого центру зайнятості звіт за формою №3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)». Це треба зробити не пізніше ніж через три робочі дні з дати відкриття вакансії у два способи:

— в електронному вигляді через «Електронний кабінет роботодавця» на сайті Державної служби зайнятості або через Єдиний державний вебпортал електронних послуг, у тому числі через інтегровані з ним інформаційні системи державних органів та органів місцевого самоврядування;

— у паперовій формі (із засвідченням підписом керівника/фізособи-підприємця або уповноваженої ним/нею особи).

У звіті обов’язково зазначають основні функціональні обов’язки, умови та оплату праці, режим роботи, вимоги до кандидата. Це дозволяє фахівцям служби зайнятості здійснювати якісний добір претендентів з-поміж зареєстрованих безробітних.

Зразок заповнення звіту та порядок подачі можна переглянути в наших матеріалах:

Етап 2. Співбесіда

Процес добору може складатися з кількох етапів:

— якщо роботодавець залучає рекрутера:

1. Прескринінг. Короткий телефонний дзвінок або онлайн-зустріч із рекрутером для перевірки відповідності ключовим вимогам вакансії.

2. Основна співбесіда. Може проводитися керівником підрозділу. Є різні формати: структуроване інтерв’ю (з чітким переліком питань), неструктуроване (у форматі вільної бесіди) або комбіноване.

3. Тестове завдання. Застосовується для перевірки професійних навичок та компетенцій.

4. Фінальна співбесіда. Зустріч із керівником перед остаточним ухваленням рішення.

Якщо роботодавець не залучає рекрутера, то процедура значно спрощується, зокрема залишаються лише основна співбесіда та тестове завдання.

Етап 3.Процедура документального оформлення

Після успішної співбесіди починається процес юридичного оформлення трудових відносин.

Крок 1. Отримання документів від працівника.

Кандидат має надати пакет документів, визначений статтею 24 КЗпП:

— паспорт або інший документ, що посвідчує особу;

— трудову книжку (за наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;

— у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я;

— військово-обліковий документ (п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів).

— інші документи.

Хоча РНОКПП немає у переліку, проте працівникові надати його доведеться для відображення нарахованих доходів та податків у звітності.

Звертаємо увагу, що е-паспорти в «Дії» також можуть бути застосовані для прийняття працівника на роботу, але з певними нюансами, зокрема:

— роботодавець повинен видати відповідний наказ про прийняття від працівників українські е-паспорти у мобільному застосунку «Дія»;

— роботодавець повинен мати відповідні технічні засоби для зчитування інформації з QR-коду, що дозволяє роздрукувати отриману інформацію, у т. ч. за допомогою принтера.

Про це докладніше ми розповіли за посиланням: «Е-паспорти в «Дії»: подання при прийнятті на роботу».

Крок 2. Написання заяви та укладення трудового договору.

Працівник пише заяву про прийняття на роботу, де зазначає посаду, дату початку роботи, тип зайнятості (основне місце чи сумісництво), режим роботи. На підставі заяви укладається трудовий договір.

У мирний час потрібно враховувати вимоги ст. 24 КЗпП щодо того, за яких умов додержання письмової форми є обов’язковим:

— у разі організованого набору працівників;

— у разі укладенння трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров’я;

— у разі укладенння контракту;

— коли на цьому наполягає працівник;

— у разі укладення трудового договору з неповнолітнім;

— якщо роботодавцем є приватний підприємець або фізособа;

— у разі укладення трудового договору про дистанційну роботу або про надомну роботу;

— у разі укладення трудового договору з нефіксованим робочим часом;

— у разі укладення трудового договору з домашнім працівником;

— в інших випадках, передбачених законодавством України.

Під час воєнного стану сторони можуть за згодою визначати форму договору (ст. 2 Закону №2136). Але, якщо така можливість є, краще закріпити основні умови співпраці письмово (або у вигляді електронного документа).

Зразок заяви

Зразок трудового договору, зокрема між працівником та ФОПом, про надомну роботу, дистанційну роботу, з нефіксованим робочим часом, дивіться у розділі бланків (а також понад 900 корисних бланків, форм та зразків).

Увага! Якщо сторони укладуть трудовий договір за такою формою, заяву про прийняття на роботу складати й подавати не потрібно.

Крок 3. Видання наказу та повідомлення про прийняття на роботу.

Роботодавець видає наказ про прийняття на роботу, з яким ознайомлює працівника під підпис.

Увага! Наказ про прийняття на роботу треба видавати навіть у тому разі, якщо між роботодавцем та працівником укладено трудовий договір за типовою формою.

Наказ може бути оформлено:

— за формою №П-1, затвердженою наказом Держкомстату України від 05.12.2008 №489, але наразі вона має лише рекомендований характер;

— за самостійно розробленою роботодавцем формою (але з дотриманням правил вітчизняного діловодства). Приклад такого наказу наведено нижче.

Приклад наказу про прийняття на роботу (Завантажити).

Увага! Роботодавець повинен повідомити про прийняття працівника на роботу:

— орган ДПС за місцем обліку роботодавця. Повідомлення подають до початку роботи працівника. Як заповнити та подати повідомлення, читайте за посиланням: «Повідомлення про прийняття працівника на роботу за новою формою: інструкція із заповнення та подання».

— орган ПФУ за місцем обліку роботодавця. Термін подання відомостей про трудові відносини — не пізніше ніж протягом наступного дня після прийняття працівника на роботу. Про те, як заповнити і подати відомості про трудові відносини онлайн на порталі ПФУ, читайте за посиланням.

— якщо працівник — військовозобов’язаний, то і ТЦК, у якому той перебуває на обліку, відповідно до його військово-облікового документа. Таке повідомлення треба подати протягом 7 днів з дня прийняття працівника на роботу. Про те, як заповнити повідомлення і подати його, читайте за посиланням.

Крок 4. Інструктаж.

Роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати працівника про:

— місце роботи (інформація про роботодавця, у тому числі його місцезнаходження), трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків), дату початку виконання роботи;

— визначене робоче місце, забезпечення необхідними для роботи засобами;

— права й обов’язки, умови праці;

— наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору — під підпис;

— правила внутрішнього трудового розпорядку або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку, а також про положення колективного договору (у разі його укладення);

— проходження інструктажу з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони;

— організацію професійного навчання працівників (якщо таке навчання передбачено);

— тривалість щорічної відпустки, умови та розмір оплати праці (ст. 29 КЗпП).

Усе це потрібно зробити до початку роботи та бажано під підпис про проходження інструктажу.

Крок 5. Оформлення решта кадрових документів.

Крім заяви, наказу про прийняття на роботу, трудового договору, про які ми говорили вище, треба пам’ятати ще ось про що.

Трудова книжка. Показати її під час прийняття на роботу (у вигляді паперової книжки або у вигляді електронного аналогу — відомостей про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування) працівник зобов’язаний (ст. 24 КЗпП). А от брати цю паперову книжку і зберігати в себе роботодавець уже не зобов’язаний. І записи до неї вносять лише на прохання працівника. Докладніше про це ми писали тут і тут.

Особова картка. Особова картка є основним документом первинного обліку персоналу. Її складають на кожного працівника, включно зі сумісниками, тимчасовими та сезонними працівниками, незалежно від терміну дії договору.

Традиційно для цього використовують типову форму №П-2, затверджену наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495/656. Проте, згідно з роз’ясненнями Мінекономіки, наведеними у листі від 25.09.2024 №4701-05/70518-09, використання саме форми №П-2 не є обов’язковим. Та попри це, форма №П-2 залишається найпоширенішою завдяки своїй зручності та відповідності стандартним вимогам кадрового обліку.

Термін зберігання особової картки становить 75 років після звільнення працівника, що встановлено Переліком типових документів, затвердженим наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 №578/5.

Про заповнення особової картки ми писали за посиланням: «Особова картка №П-2: заповнення і зміни».

Особова справа. Особова справа є добіркою документів, що комплексно характеризують професійний шлях та особисті дані працівника. Її формування починається після видання наказу про прийняття на роботу.

Порядок групування документів в особовій справі регламентується Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі — Правила організації діловодства). Відповідно до п. 12 гл. 2 розділу IV Правил організації діловодства до складу особової справи працівника, як правило, входять:

— заява про прийняття на роботу;

— письмовий трудовий договір (контракт);

— копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу;

— особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів;

— автобіографія;

— копія паспорта;

— копія облікової картки платника податків (крім фізосіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);

— копія військового квитка;

— копії документів про освіту науковий ступінь, вчене звання;

— заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних;

— копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво;

— копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності);

— копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові);

— характеристики;

— копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання);

— документи з атестації;

— заява про звільнення з роботи;

— копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи).

Увага: до особової справи обов’язково складають внутрішній опис, який розміщується на початку справи.

Щодо формування особової справи можна почитати за посиланням: «Особові справи по-новому та особові картки №П-2».

Окремо додаємо добірку матеріалів щодо оформлення працівників, враховуючи порядок залучення їх до роботи:

Зміст

Головні новини

Головне за тиждень

Останні консультації

Семінари для бухгалтерів

Перевір свого контрагента:

Кожному роботодавцю по працівнику: від розміщення вакансії до оформлення