Улітку 2018 року змін було чимало, та за аншлагом щодо звіту з ЄСВ та нових норм отримання коштів від ФСС залишилася непоміченою новина про зміни у переліку особових справ працівників. Чим вони відрізняються від особових карток та як їх зберігати?
Правила організації діловодства зазнали змін завдяки наказу Мін'юсту від 04.07.2018 р. №2277/5. Цими змінами було розширено перелік документів в особових справах працівників з 12 позицій до 25. Застосовувати ці нововведення слід вже з 25.07.2018 р.
Але почнімо з самого початку: які ж документи слід оформлювати у зв'язку із працевлаштуванням працівників?
Документи, що надаються працівником при прийнятті на роботу
Відповідно до ст. 24 КЗпП, при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я тощо.
Як бачимо, норми КЗпП вимагають досить скромний перелік документів, потрібних при прийнятті на роботу. Але насправді цих документів має бути стільки, щоби роботодавець без проблем міг заповнити особову картку працівника. Докладно про це йдеться у «ДК» №44/2017, у статті «Особова картка працівника».
А далі слід сформувати щодо такого працівника особову справу. Саме у Правилах організації діловодства зазначається, що в ній має бути.
Зміст особової справи працівника
Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку №64. Аналогічний перелік міститься у пункті 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства (див. таблицю).
Таблиця
Зміст особової справи працівника
| № з/п |
Документ | З якого періоду |
| 1. | Внутрішній опис документів особової справи | |
| 2. | Заява про прийняття на роботу або письмовий трудовий договір (контракт) | |
| 3. | Копія наказу про прийняття на роботу (витяг зі зведеного наказу) | |
| 4. | Особовий листок з обліку кадрів * | |
| 5. | Доповнення до особового листка з обліку кадрів | |
| 6. | Автобіографія | |
| 7. | Копія паспорта | з 25.07.2018 р. |
| 8. | Копія облікової картки платника податків | з 25.07.2018 р. |
| 9. | Копія військового квитка (за наявності) | з 25.07.2018 р. |
| 10. | Копії документів про освіту | |
| 11. | Копії документів про науковий ступінь, вчене звання | з 25.07.2018 р. |
| 12. | Заява про переведення на іншу роботу (посаду) | з 25.07.2018 р. |
| 13. | Заява про прийняття за сумісництвом | з 25.07.2018 р. |
| 14. | Заява про зміну біографічних даних | з 25.07.2018 р. |
| 15. | Копія наказу про переведення на іншу роботу (посаду) | |
| 16. | Копія наказу про прийняття за сумісництвом | з 25.07.2018 р. |
| 17. | Копії документів про внесення змін до облікових документів у зв'язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові) | з 25.07.2018 р. |
| 18. | Копії документів, що є підставою для надання пільг (за наявності) | з 25.07.2018 р. |
| 19. | Характеристики | |
| 20. | Копії документів про підвищення кваліфікації | з 25.07.2018 р. |
| 21. | Копії документів про стажування | з 25.07.2018 р. |
| 22. | Копії документів про заохочення (нагородження, преміювання) | з 25.07.2018 р. |
| 23. | Документи з атестації | з 25.07.2018 р. |
| 24. | Заява про звільнення | з 25.07.2018 р. |
| 25. | Копія наказу про звільнення (витяг зі зведеного наказу) | |
| * «Особовий листок з обліку кадрів» — це не те саме, що «Особова картка» (форма №П-2). Уніфікованої форми особового листка немає, тож часто роботодавці розробляють його форму самостійно й зазначають необхідну підприємству інформацію. Приклади такого документа містяться у Порядку проведення конкурсу для призначення на посади у Державному бюро розслідувань (додаток 3), у Iнструкції з обліку кадрів в органах прокуратури України (додаток 1) тощо. | ||
В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника, документи групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження.
Відомості про стягнення, заохочення, виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади вносяться до доповнення до особового листка з обліку кадрів.
До особової справи обов'язково складається внутрішній опис документів, який розміщується на початку справи. Внутрішній опис слід складати на окремому аркуші за формою, регламентованою у додатку 16 до Правил організації діловодства.
Порівняно зі старою редакцією Правил організації діловодства тепер із них вилучено кілька документів з переліку, які мають міститися в особовій справі. А саме:
— направлення або подання;
— довідки та інші документи.
Отже, ці документи (або їх завірені копії) можна із особової справи вилучити. Але після вилучення слід обов'язково зазначити про це в описі до особової справи (записом «Документ вилучено»).
Особова картка ф. №П-2
Часто доводиться чути запитання: «Де зберігається особова картка ф. №П-2?». Чимало роботодавців помилково зберігають її в особових справах. Але за Правилами організації діловодства, як видно з таблиці, особової картки за ф. №П-2 в особовій справі немає.
З іншого боку, особова картка державного службовця, за Порядком №64, має зберігатися саме в його особовій справі. Але це правило працює лише для держслужбовців. Тому решта роботодавців особові картки групують в окрему картотеку, яку вносять до номенклатури справ кадрової служби як одну справу.
Нагадаємо, що форма №П-2 «Особова картка працівника», затверджена наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. №495/656, є типовою формою первинної облікової документації. Наказ, яким затверджено типову форму, у Мін'юсті не зареєстровано (типові форми не підлягають державній реєстрації), а отже, не є обов'язковим до виконання.
Тому підприємство може розробити свою форму особової картки. Хоча наявність особової картки за формою, затвердженою Держстатом, зніме принаймні одне запитання під час перевірок від Держпраці.
Наскільки обов'язково вести особові картки?
Мінсоцполітики у листі від 21.11.2016 р. №5907/0/10-16/06 висловилося, що типова форма №П-2 «Особова картка працівника» є основним первинним документом з обліку особового складу. У цьому ж листі міністерство зауважило, що ведення первинних документів з обліку особового складу є обов'язковим для всіх роботодавців, у т. ч. для роботодавців-фізосіб. Це випливає зі змісту абзацу другого п. 1.1 р. I Iнструкції №286, за яким її дія поширюється, у тому числі, і на таку категорію роботодавців.
Тож з наведеного випливає, що, на думку контролерів, особову картку потрібно заводити та заповнювати на кожного працівника (у т. ч. на сумісників) в одному примірнику.
Оскільки особові картки ведуть на всіх працівників, яких прийнято на роботу, то особовій картці можна присвоїти номер, який відповідатиме порядковому номеру працівника за Журналом обліку прийняття працівників. Адже на сьогодні типової форми для Журналу обліку особових карток, у якій ці картки потрібно було б нумерувати окремо, не передбачено.
Iнформація, що міститься в особовій картці, є важливою: відомості, внесені до неї, можуть використовуватися архівами організацій, трудовими архівами та державними архівними установами для підготовки довідок про стаж роботи, тобто для виконання запитів соціально-правового характеру.
Але, як ми вже зазначали, вимогу зберігати особові картки в особовій справі встановлено тільки для держслужбовців.
Для особової картки встановлено тривалий строк зберігання — 75 років після звільнення працівника (п. 499 Переліку №578/5).
Відповідальність роботодавця за порушення
З огляду на ст. 265 КЗпП, за відсутність особових справ та особових карток, так само, як і за помилки при їх веденні, під час перевірок Держпраці до роботодавця може бути застосовано штраф у розмірі 1 мінімальної зарплати, встановленої на момент проведення перевірки (у 2018 р. — 3723,00 грн).
Посадовим особам, які відповідають за ведення таких особових карток, загрожує, крім дисциплінарної, адміністративна відповідальність за ст. 41 КУпАП. Проте Держпраці перевіряє не саме ведення особових карток, а виконання вимог трудового законодавства загалом, тож окремо за кожне порушення інших вимог законодавства з праці роботодавця і його посадових осіб не штрафуватимуть.
Отже, якщо таких порушень за певний період, що перевіряється, буде кілька, відповідальність буде однаковою. Так само не має значення кількість відсутніх документів — по одному чи на всіх працівників.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. №8073-X.
- Iнструкція №286 — Iнструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату від 28.09.2005 р. №286.
- Перелік №578/5 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5.
- Порядок №64 — Порядок ведення та зберігання особових справ державних службовців, затверджений наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016 р. №64.
- Правила організації діловодства — Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. №1000/5.
Галина КАЗНАЧЕЙ, «Дебет-Кредит»