Розглянемо ситуацію, коли власники підприємства вирішили найняти директора. Якщо йдеться про посаду директора, звісно, треба її створити та найняти на неї людину за КЗпП. Але для цієї категорії найманих працівників є свої нюанси.
Як правильно оформити трудові відносини з директором — найманим працівником?
Найпоширенішою формою підприємств наразі є ТОВ. Тож розглянемо цю процедуру на прикладі саме їх.
Отже, загальні збори учасників можуть вирішувати будь-які питання діяльності ТОВ, крім питань, віднесених до виключної компетенції інших органів товариства законом або статутом товариства (ст. 30 Закону №2275). До компетенції загальних зборів учасників належать обрання одноосібного виконавчого органу товариства або членів колегіального виконавчого органу (всіх чи окремо одного або декількох з них), установлення розміру винагороди членам виконавчого органу товариства.
Тобто насамперед статутом підприємства треба передбачити виконавчий орган. Іншими словами, зазначити, що виконавчий орган на вашому підприємстві буде одноосібний (директор). Після чого визначити деталі: повноваження директора (що він може робити як керівник підприємства, а чого не може без згоди засновників), порядок його призначення та звільнення тощо.
Якщо в статуті підприємства сказано, що призначення директора супроводжується укладенням із ним трудового договору у формі контракту, то такий контракт обов’язково потрібно розробити й підписати. І тоді деталі, зазначені вище, в статуті можна і не розписувати, адже контрактом визначається строк найму, права, обов’язки та відповідальність керівника, умови його матеріального забезпечення, умови звільнення з посади, інші умови найму за згодою сторін.
Зверніть увагу! Директор — це назва посади. І ми недарма почали статтю зі згадки про КЗпП. Адже директор — це найманий працівник, і йому має виплачуватися зарплата з дотриманням мінімальних гарантій в оплаті праці. Тобто не можна не платити зарплату директору. І сам він відмовитися від зарплати не може — це суперечить трудовому законодавству.
Якщо ви бажаєте, наприклад, щоб обов’язки директора виконував один із засновників на безоплатній основі, то створювати посаду директора не потрібно, а в рішенні засновників, зафіксованому протоколом загальних зборів, треба так і зазначити.
Розглянемо в таблиці умовний алгоритм дій під час прийняття директора на роботу.
Таблиця 1
Алгоритм дій під час прийняття директора на роботу
| Дія | Норма законодавства | |
| 1 | Рішення власників про призначення особи на посаду директора | ч. 4 ст. 33 Закону №2275, ст. 37 Закону №2275 |
| 2 | Внесення відомостей до ЄДР | п. 13 ч. 2 ст. 9 Закону №755 |
| 3 | Подання документів для працевлаштування та перевірка їх кадровиком | частина 2 ст. 24 КЗпП |
| 4 | Укладення контракту | стаття 21 КЗпП, стаття 65 ГК |
| 5 | Складення наказу про прийняття працівника | частина 3 ст. 24 КЗпП |
| 6 | Оформлення та заповнення особової картки П2 | Наказ Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495/656 |
| 7 | Формування особової справи | пункт 12 глави 2 розділу IV Правил №1000/5 |
| 8 | Ознайомлення працівника з локальними актами підприємства | ст. 29 КЗпП |
| 9 | Повідомлення до ТЦК про прийняття на роботу директора | Порядок №1487 |
Рішення власників про призначення особи на посаду директора
Для ТОВ є два способи затвердження рішення власників підприємства про призначення особи на посаду директора:
1) загальні збори учасників;
2) ухвалення рішення одноособово (якщо учасник лише один).
На загальних зборах учасників ведуть протокол, у якому фіксують перебіг загальних зборів учасників та ухвалені рішення. Протокол підписує голова загальних зборів учасників або інша уповноважена зборами особа з числа учасників товариства або їх представників. Тобто оформлюють протокол загальних зборів учасників (ч. 4 ст. 33 Закону №2275).
У товаристві, що має одного учасника, рішення ухвалюються таким учасником товариства одноособово й оформлюються письмовим рішенням такого учасника (ст. 37 Закону №2275).
Внесення відомостей до ЄДР
Нагадаємо, що в Єдиному державному реєстрі щодо підприємства містяться такі відомості про його керівника:
— прізвище, ім’я, по батькові;
— дата народження;
— реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізосіб, які мають відмітку в паспорті);
— інформація для здійснення зв’язку з керівником юрособи (телефон та/або адреса електронної пошти);
— дані про наявність обмежень щодо представництва юрособи (п. 13 ч. 2 ст. 9 Закону №755).
Для внесення до ЄДР відомостей про призначення директора подають заяву за формою 2, затвердженою наказом Мінʼюсту від 18.11.2016 №3268/5.
Подання працівником документів для працевлаштування та перевірка їх кадровиком
Для укладення трудового договору громадянин зобов’язаний подати (ч. 2 ст. 24 КЗпП):
1) паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
2) трудову книжку (за наявності) або відомості про трудову діяльність із реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
У випадках, окремо передбачених законодавством, він також подає:
1) документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію);
2) документ про стан здоров’я;
3) відповідний військово-обліковий документ та інші документи.
Зверніть увагу: особа, яка хоче працевлаштуватися, подає паспорт, а не копію паспорта. Тож кандидат на робоче місце може надати:
1) паспорт у вигляді паперової книжечки;
2) пластикову ID-картку з безконтактним електронним носієм.
Але він так само може показати е-паспорт у мобільному застосунку Дія! Е-паспорт має таку саму юридичну силу, що й пластикова ID-картка чи паперовий паспорт з 23 серпня 2021 року (п. 12 частина перша стаття 3 Закону №5492). Проте кадровику під час формування особової справи потрібна копія паспорта згідно з п. 12 гл. 2 розд. IV Правил №1000/5, оформлена належним чином згідно з ДСТУ 4163:2020.
Також директор подає реєстраційний номер облікової картки (ідентифікаційний код), якщо не відмовлявся від нього. Це не передбачено КЗпП, але потрібно підприємству для виконання його обов’язків як податкового агента щодо доходів, які нараховуватимуться директору, та складання й подання єдиної звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ.
Укладання контракту з директором
З директором підприємства може бути укладено або контракт, або звичайний трудовий договір.
Контракт є особливою формою трудового договору. У контракті строк його дії, права, обов’язки і відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення й організації праці працівника, умови розірвання договору, в тому числі дострокового, можуть встановлюватися угодою сторін.
Сфера застосування контракту визначається законами України (стаття 21 КЗпП). Щодо ТОВ така норма закону є: з одноособовим виконавчим органом укладають цивільно-правовий або трудовий договір (контракт). Договір (контракт), що укладається з одноособовим виконавчим органом та членом колегіального виконавчого органу, від імені товариства підписує особа, уповноважена на таке підписання загальними зборами учасників (ст. 12 Закону №2275). Але стаття каже лише про можливість укладення контракту. Тобто, якщо ви створили посаду директора на ТОВ, із ним можна укласти як контракт, так і звичайний трудовий договір.
Відрізняється контракт від звичайного трудового договору формою (процедурою оформлення).
Контракт — це справді договір, тобто окремий документ під цією назвою, який укладається між директором (працівником) і роботодавцем (ТОВ в особі засновників). У ньому докладно прописують умови прийняття на роботу та звільнення, самої роботи й оплати за неї. Звісно, що ці умови не можуть суперечити трудовому законодавству або обмежувати права та гарантії працівника, надані йому трудовим законодавством. А от додаткові умови в такому контракті прописати можна: які саме повноваження й обов’язки матиме директор (адже цього у трудовому законодавстві немає і це індивідуально для кожного підприємства), як здійснюватиметься оплата праці, додатковий соцпакет тощо.
Звичайний трудовий договір оформлюють без такого документа. Для нього достатньо наказу про прийняття на роботу.
Зверніть увагу! Навіть якщо ви уклали контракт, скласти наказ про прийняття на роботу треба обов’язково. Без нього оформлення прийняття на роботу вважатиметься незакінченим.
Наказ про прийняття на роботу
Так-так, під час оформлення трудових відносин із директором також видають наказ про прийняття. Це обов’язковий кадровий документ, і його складають незалежно від того, був підписаний контракт чи ні.
Але формулювання в цьому наказі буде інакше, ніж у звичайному наказі про прийняття на роботу. Адже в ньому директор сам себе призначає на роботу! І цим наказом він просто констатує, що стає до виконання трудових обов’язків.
Іншою буде й підстава для складання наказу, яку в ньому зазначають. Так, коли директор братиме на роботу решту працівників, то підставою буде заява працівника. А у випадку прийняття директора потрібне вже рішення засновників (учасників) про таке прийняття. І якщо було укладено контракт, — згадується і цей контракт (див. зразок).
Зразок
Про прийняття Олега Петренка
на посаду директора
Я, ПЕТРЕНКО Олег Олександрович, у зв’язку з обранням директором розпочинаю роботу на умовах контракту з 1 лютого 2025 р. до 31 березня 2028 р. із посадовим окладом 200 000,00 гривень на місяць.
Підстави:
1. Протокол загальних зборів учасників ТОВ «Авангард» від 27.01.2025 №5.
2. Контракт від 01.02.2025 №1.
Підписує наказ сам новий директор.
Дата наказу не може бути ранішою, ніж дата протоколу загальних зборів (або рішення єдиного учасника). Якщо після зборів (рішення) укладають контракт, то дата наказу не може бути ранішою, ніж дата укладання контакту.
Оформлення та заповнення особової картки П2
Особові картки ведуть за типовою формою №П-2, і вони є основним обліковим документом працівника організації.
Інформація, що міститься в особовій картці, є важливою: відомості, внесені до неї, можуть використовуватися архівами організацій, трудовими архівами та державними архівними установами для підготовки довідок про стаж роботи, тобто для виконання запитів соціально-правового характеру.
Щоправда, фахівці Мінекономіки в листі від 25.09.2024 №4701-05/70518-09 кажуть, що наказ №495/656 не встановлює прямого обов’язку для роботодавців вести особові картки саме за цією формою. Але ми й надалі рекомендуємо застосовувати її, бо це найбільш відомий і зрозумілий як для роботодавців, так і для контролерів вид групування інформації щодо працівника.
Формування особової справи
Особову справу формують після укладення трудового договору (видання наказу про прийняття на роботу).
Порядок формування особових справ регламентує пункт 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5. Позаяк директор є найманим працівником, особову справу щодо нього теж формуємо.
Ознайомлення працівника з локальними актами підприємства
Позаяк директор є також найманим працівником і на нього поширюються норми КЗпП, то його треба ознайомити з нормативними документами підприємства щодо трудового розпорядку, охорони праці тощо (ст. 29 КЗпП).
Інша річ, що підприємство теж може бути новостворене і таких локальних актів ще не мати. Їх новому директору ще належить затвердити. Але якщо підприємство не нове, такі локальні акти на ньому вже мають бути, й інструктаж провести треба.
Нормами законодавства не встановлено форму ознайомлення з локальними нормативними актами, тож спосіб ознайомлення обирають самостійно. Це може бути і роздрук (копія) певних правил та інструкцій, і надсилання їх на електронну пошту тощо. Підтвердження ознайомлення на підприємстві теж може бути індивідуальне (підпис у журналі, окремий документ-підтвердження, відповідь на листа в електронній пошті тощо). Особливо тепер, коли норми ч. 2 ст. 7 Закону №2136 на час воєнного стану дозволяють роботодавцям і працівникам домовитися про альтернативні способи створення, пересилання та зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин і про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.
Повідомлення ТЦК про прийняття на роботу директора
Підприємства про призначення або звільнення (увільнення) керівників повідомляють ТЦК та СП за формою яка міститься в додатку 1 до Порядку №1487 (п. 13 Порядку №1487).
Іншими словами, якщо відбувається зміна чи призначення нової особи, яка організовує військовий облік на підприємстві, — про це потрібно поінформувати.
Якщо директор є військовозобов’язаним, призовником або резервістом, про нього треба повідомити ще й за додатком 4 до Порядку №1487, у семиденний строк з дня видання наказу про прийняття на роботу (п. 34 Порядку №1487).
А ось податківців повідомляти не треба!
Повідомлення про прийняття директора до ДПС не подають. У Постанові №413 зазначається, що повідомленням про прийняття на роботу керівника підприємства, є відомості, отримані органами Державної податкової служби з ЄДР.