Подарунки дітям працівників до новорічних свят

Спершу розглянемо документальне оформлення, адже витрати роботодавця мають бути правильно підтверджені для проведення в обліку відповідних операцій. А ще від того, як буде оформлено видачу подарунків, залежить їх оподаткування.

Документальне оформлення

Наказ.

Будь-яке рішення про придбання та безоплатну роздачу активів підприємства ухвалює його керівник. Тож має бути оформлено наказ або розпорядження. Типової форми такого наказу немає. Отже, його складають у довільній формі, відповідно до загальних правил діловодства (див. зразок).

Зразок

Зокрема, в наказі доречно зазначити:

1) розпорядження працівникові відділу кадрів (або іншій уповноваженій особі) скласти перелік працівників, які мають дітей. Такі переліки формують на підставі даних працівників та інформації про наявність у них дітей. Як правило, про наявність дітей у відділі кадрів дізнаються з наданих працівниками копій свідоцтв про народження дитини (або інших документів, які підтверджують опіку, всиновлення тощо). Якщо хто із працівників не надав таких документів, — ще є час (визначений у наказі) зробити це. Обмеження щодо віку або кількості дітей роботодавець може встановити самостійно, адже закон не встановлює обов’язку роздавати новорічні подарунки. Тож кому роздати подарунки, кожен роботодавець вирішує сам. Проте пам’ятайте, що згідно з чинним законодавством дитина — це фізособа до 18 років, тож варто не перевищувати цього віку;

2) що дарувати дітям працівників. Це також вирішує керівник. Традиційно під новорічними подарунками маються на увазі набори солодощів. Проте дехто може вирішити подарувати іграшки, книжки тощо. Тож після того, як буде відомо про кількість дітей, треба або придбати вже готові новорічні набори, або придбати те, з чого подарункові набори можна створити самостійно. У наказі зазвичай встановлюють і вартість кожного подарунка. Вона вплине на заплановану загальну суму витрат;

3) осіб, які відповідатимуть за закупівлю (формування) подарунків, а також за їх роздачу працівникам. І строки, протягом яких цей наказ треба виконати.

Наказ доводять до відома працівників та посадових осіб, які мають його виконати.

Перелік працівників, які мають дітей.

Для визначення потрібної кількості подарунків можна скласти перелік працівників, які мають дітей. А ось видачу подарунків, як правило, оформлюють відомістю, адже отримання подарунка треба підтвердити підписами працівників. Ці документи містять дуже схожу інформацію, тому часто оформлюють тільки відомість.

Звісно, такі подарунки можна вручити лише тим працівникам, які працюють на своїх робочих місцях, і тим, які хоча й працюють дистанційно, але не перебувають за межами України. На жаль, тих працівників, які не зможуть забрати подарунок, включати до відомості немає сенсу.

Типової форми таких відомостей немає, тому застосовується довільна форма. Але така відомість також є первинним документом, тож має містити всі обов’язкові реквізити, зазначені у ст. 9 Закону про бухоблік.

Отже, у відомостях на роздачу подарунків потрібно зазначити:

— назву роботодавця, який склав цю відомість;

— дату її складання (та дату/період видачі подарунків);

— ПІБ працівників та кількість подарунків, які вони отримали;

— підписи працівників, які отримали подарунки;

— посади, ПІБ та підписи тих осіб, які склали цю відомість та підтверджують результати видачі.

Ця відомість буде підставою для списання подарунків та визнання витрат на їх придбання (створення).

Рахуємо вартість подарунків.

Як ми зазначили вище, у наказі потрібно зафіксувати вартість одного подарунка. А отже, перед складанням наказу треба провести аналіз ринку, аби дізнатися, що саме пропонують продавці. І вже погоджена з керівником вартість подарунків у кількості, узгодженій за відомостями, сплачується продавцеві, чия ціна влаштовує роботодавця.

Придбання подарунків.

Придбання подарунків теж оформлюють первинними документами. Так, якщо подарунки оплачуються:

— безготівково з рахунку підприємства, — факт оплати підтверджується випискою банку з цього рахунку;

— за готівку довіреною особою, — така особа може надати авансовий звіт (або для звітування за отриманими коштами, або для отримання відшкодування власних витрат). До авансового звіту додаються документи про проведені розрахунки (фіскальний чек, квитанція, товарний чек тощо).

Оприбутковують подарунки на підставі накладної, фіскального або товарного чека тощо.

Роздача подарунків.

Після придбання новорічних подарунків відбувається їх роздача за затвердженим переліком на підставі відомості. Позаяк така роздача проводиться з ініціативи роботодавця, то строки, протягом яких працівники можуть отримати подарунки, теж визначає роботодавець (у наказі, про який ми сказали вище).

На підставі остаточно оформленої відомості з підписами працівників, які отримали подарунки, після завершення роздачі подеколи складають ще й акт на списання подарунків. Хоча, якщо у відомості на їх видачу є всі обов’язкові реквізити первинного документа, потреби в додатковому первинному документі для списання подарунків з балансу немає.

Правила оподаткування

Новорічний подарунок — це зарплата?

Заробітна плата для потреб розділу IV ПКУ складається з основної та додаткової заробітної плати, інших заохочувальних та компенсаційних виплат, які виплачуються (надаються) працівникові у зв’язку з відносинами трудового найму (пп. 14.1.48 ПКУ).

До інших заохочувальних та компенсаційних виплат належать одноразові заохочення, не пов’язані з конкретними результатами праці (наприклад, до ювілейних та пам’ятних дат, як у грошовій, так і натуральній формі) (пп. 2.3.2 Інструкції №5).

Тож негрошова форма доходу не є достатньою ознакою, яка дозволяє сказати, що це не зарплата, а подарунок. Адже зарплата може надаватися як у грошовій, так і в негрошовій (натуральній) формі (ст. 23 Закону про оплату праці).

Але за нормою ст. 5 Закону про оплату праці організація оплати праці здійснюється на підставі, зокрема, колективних або трудових договорів. Тож подарунки вважаються зарплатою, якщо їх обумовити у таких договорах як обов’язкові і як частину фонду оплати праці. А за відсутності колективного договору — у трудовому договорі з працівником або ж у наказі керівника про надання подарунків. Отже, якщо подарунок зазначено як складову фонду оплати праці у колективному або трудовому договорі (або ж у наказі про його надання працівникові), він і оподатковується як зарплата.

Подарунок-зарплата, незалежно від його вартості, оподатковується ПДФО та військовим збором. Оподаткування ПДФО (18%) відбуватиметься із застосуванням коефіцієнта, встановленого п. 164.5 ПКУ (для ставки ПДФО 18% — 1,2195). А нарахування ЄСВ (8,41% — для осіб з інвалідністю та 22% — для решти працівників) та утримання військового збору за ставкою 1,5% — без застосування коефіцієнта за загальними правилами.

Саме як зарплату такий подарунок треба буде показати і в єдиній звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ. Тобто за своєю номінальною вартістю (без «натурального» коефіцієнта) він має бути показаний і в податковому розрахунку, і в додатку 1 до нього загальною сумою з рештою зарплати працівника. З коефіцієнтом як суму нарахованого та виплаченого доходу такий подарунок (разом із рештою зарплати працівника) показують у додатку 4ДФ.

Якщо ж колективним або трудовим договором обов’язковість надання подарунків не передбачено, а в наказі подарунок зазначено саме як подарунок для дітей і обумовлено, що він не належить до фонду оплати праці, то цей дохід оподатковується як подарунок.

Якщо новорічний подарунок — не зарплата.

Ще до появи ПКУ роботодавці знали, що з 15 листопада до 15 січня діє спеціальний Закон №2117 щодо оподаткування дитячих святкових подарунків. Діє він і тепер. Навіть щодо оподатковуваного доходу батьків у цьому законі є пільга. Але цю пільгу зручно перекрила інша, зазначена у ПКУ.

Наразі ст. 165 ПКУ встановлено перелік доходів, які не включаються до розрахунку загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку, зокрема вартість дарунків (а також призів переможцям та призерам спортивних змагань) — у частині, що не перевищує 25% однієї МЗП (з розрахунку на місяць), встановленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі (пп. 165.1.39 ПКУ). У 2024 р. — це 1 775 грн.

Якщо вартість подарунків перевищує 1 775 грн, то сума такого перевищення оподатковується ПДФО як додаткове благо, з урахуванням положень п. 164.5 ПКУ.

Але новорічні дитячі подарунки надаються у негрошовій формі. А відповідно до п. 164.5 ПКУ під час нарахування (надання) доходів у будь-якій негрошовій формі базою оподаткування ПДФО є вартість такого доходу, розрахована за звичайними цінами, правила визначення яких установлено ПКУ, помножена на коефіцієнт, який обчислюється за такою формулою:

К = 100 : (100 - Сп),

де: К — коефіцієнт;

Сп — ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування.

Позаяк до таких подарунків застосовується ставка ПДФО 18%, то у 2024 р. «натуральний» коефіцієнт становить 1,2195.

Сума понад 1 775 грн підлягає оподаткуванню і військовим збором (наразі за ставкою 1,5%). Ставка ВЗ може збільшитися до 5% з дня набрання чинності Законом №4015, який так і залишається на підписі у Президента. Тож на дату написання статті діє ще стара ставка. Якщо ж роботодавець у листопаді тільки закуповує подарунки та їхня вартість буде більша за 1 775 грн, а дарувати планує вже у грудні, то тут потрібно буде дивитися, якою буде ставка ВЗ на дату видачі подарунка.

Проте з метою утримання військового збору вартість подарунка збільшувати на «натуральний» коефіцієнт не потрібно.

Позаяк подарунок не є базою для нарахування ЄСВ, то в єдиній зарплатній звітності в додатку 1 його не відображають. Проте його обов’язково треба показати в додатку 4ДФ! 

Ознака доходу в 4ДФ

Неоподатковувану вартість новорічних подарунків у додатку 4ДФ до єдиної звітності відображають за ознакою доходу «160».

А оподатковану суму перевищення показують у додатку 4ДФ до єдиної звітності за ознакою доходу «126» (як додаткове благо).

Зверніть увагу: хоча подарунки й видаються на дітей, отримує їх від роботодавця працівник. Отже, у 4ДФ такий дохід відображають сумарно (вартість усіх подарунків, що їх отримав працівник на всіх своїх дітей) і з номером фізособи — платника податків працівника (а не його дітей).

Кілька слів про ЄСВ.

Якщо вартість подарунка працівникові не є частиною його зарплати, то, як ми вже зазначили, ЄСВ нараховувати не потрібно. Але під час перевірок цей факт треба буде доводити податківцям.

Часто вони не полюбляють ділити подарунки на зарплатні та незарплатні і вважають, що вартість усіх подарунків, безоплатно наданих працівникам, є базою нарахування ЄСВ. Незалежно від того, чи передбачені вони колдоговором або трудовими договорами як частина фонду оплати праці, чи ні.

Але тут роботодавець має аргумент: за п. 8 розд. ІІ постанови КМУ №1170 ЄСВ не нараховується на вартість розданих подарунків, якщо такі подарунки надаються працівникам для їхніх дітей до свят.

Бухоблік і податок на прибуток.

У бухгалтерському обліку придбані подарунки можна відображати на рахунку 28 «Товари». Але позаяк вони для продажу не призначені, на думку автора, правильніше показувати їх на субрахунку 209 «Інші матеріали».

При роздачі подарунків нараховані податкові зобов’язання з ПДВ потрібно відобразити на субрахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності».

Позаяк подарунки можуть як належати до зарплати працівників, так і ні, то такий дохід працівника треба провести через рахунок 66:

— якщо подарунки надаватимуться як частина зарплати, то їх видачу оформлюють проведенням Д-т 661 К-т 209;

— якщо ж ні, то проведенням Д-т 663 К‑т 209.

Зверніть увагу: об’єктом оподаткування податком на прибуток є фінрезультат до оподаткування, визначений за правилами бухгалтерського обліку (пп. 134.1.1 ПКУ). І спеціальних податкових різниць щодо таких подарунків, наданих фізособам, ПКУ не передбачено (пп. 140.5.10 ПКУ у цьому випадку не застосовується).

Щодо ПДВ.

Оподаткування ПДВ новорічних дитячих подарунків регулює спеціальний Закон №2117, який діє лише в ці святково-казкові дні — щороку в період з 15 листопада поточного року до 15 січня наступного року.

Отже, від оподаткування ПДВ звільняються операції з продажу виробничими та торговими підприємствами дитячих святкових подарунків, а також квитків на новорічно-різдвяні заходи для дітей, що закуповуються за кошти Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, профспілкових комітетів підприємств та організацій, інших неприбуткових організацій (ст. 2 Закону №2117). При цьому суми податку, сплачені виробниками дитячих святкових подарунків за придбання сировини та матеріалів для їх виробництва, відносять до складу валових витрат і до податкового кредиту не включають.

Тобто ця пільга стосується окремого кола осіб, а саме профспілок та неприбутківців. Щодо застосування для звичайних підприємств, які не мають статусу неприбуткових, в Законі нічого не сказано. Тож якщо роботодавець не має профспілки або не долучив її до придбання таких подарунків, то звільнення від ПДВ не відбувається.

На звичайного роботодавця — платника ПДВ продавець святкових дитячих подарунків складе та зареєструє в ЄРПН ПН за ставкою 20%.

І наостанок наголосимо, що під дитячими святковими подарунками в цьому Законі маються на увазі набори товарів, які містять лише кондитерські вироби й іграшки вітчизняного виробництва та фрукти загальною вартістю не більше ніж 8% прожиткового мінімуму для працездатної особи, встановленого законом на 1 січня звітного податкового року. Тож пільгу з ПДВ у 2024 році передбачено для тих новорічних подарунків, чия вартість не перевищує: 3 028 грн х 8% = 242,24 грн. Але пільга щодо всіх роботодавців не діє.

А от надання подарунків працівникам є операцією з постачання товарів і оподатковується ПДВ на загальних підставах (п. 185.1 ПКУ). Адже постачанням товарів є будь-яка передача права на розпорядження товарами як власник, у тому числі продаж, обмін чи дарування такого товару (пп. 14.1.191 ПКУ).

База оподаткування ПДВ залежить від того, у який спосіб було отримано подарунки — придбання чи виробництво. У разі передачі подарунків, придбаних на стороні, базою оподаткування є вартість їх придбання.

При цьому визнаватиметься таке ПЗ з ПДВ лише один раз (як постачання). Застосовувати одночасно ще й норми п. 198.5 ПКУ (визнавати умовне ПЗ) у цій ситуації не потрібно (навіть якщо подарунки придбавалися з ПДВ).

Щодо складення ПН при роздачі подарунків

У разі безоплатної роздачі договірна ціна дорівнює нулю, тобто база оподаткування перевищує договірну ціну. І підприємству треба оформити дві ПН (Порядок №1307):

— першу — на договірну (тобто нульову) вартість. При цьому діє правило, що ПЗ з ПДВ виникають на дату оформлення відомості, яка підтверджує факт передачі подарунків фізособам. Отже, ця ПН має бути складена датою такої відомості. У графі 7 та у графі 10 ставлять «0», графу 11 (сума ПДВ) не заповнюють. Інші графи ПН заповнюють у загальному порядку;

— другу — на суму перевищення. У ній замість позначки «Х» зазначають код ознаки 3 і тип причини 15. У рядках, відведених для даних покупця, постачальник (продавець) наводить власні дані.

У табличній частині:

— у графі 2 зазначають опис (номенклатуру) товарів/послуг постачальника (продавця), крім опису (номенклатури) товарів/послуг, а також — «перевищення бази оподаткування, визначеної відповідно до ст. 188 і 189 ПКУ, над фактичною ціною постачання»;

— графи 3.1, 3.2.1, 3.2.2, 3.3, 4, 5 не заповнюють;

— інші графи заповнюються без особливостей.

Приклад Для дітей працівників придбали дитячі новорічні подарунки кількістю 10 шт. у ПП «Солодка мрія» за ціною 540 грн/шт. (з ПДВ).

Вартість подарунків менша за 1 775 грн, тому оподаткуванню ПДФО та ВЗ вона не підлягає (див. табл).

Таблиця

Бухгалтерський облік роздачі подарунків