Насамперед треба переконатися, що надання таких подарунків відповідає статуту профспілки.
Щоб бути неприбутковою організацією, профспілка має відповідати певним умовам, установленим пп. 133.4.1 ПКУ. І не тільки на дату присвоєння такого статусу, а й у подальшій своїй діяльності.
Отже, доходи (прибутки) неприбуткової організації використовуються виключно для фінансування видатків на утримання такої неприбуткової організації, реалізації мети (цілей, завдань) та напрямів діяльності, визначених її установчими документами (пп. 133.4.2 ПКУ).
Виготовлення (придбання) подарунків у вигляді книги, на наш погляд, не можна віднести до розподілу отриманих доходів (прибутків) або їх частини серед засновників (учасників), членів такої організації, членів органів управління та інших пов’язаних із ними осіб. Тим більше якщо така книга даруватиметься фізособам, які не є членами профспілки. Але, щоб не втратити неприбуткового статусу, можливість надання таких подарунків має бути передбачена статутом профспілки.
Варіант І. Профспілка роздає книги своїм членам
Профспілка може роздати книги безоплатно своїм членам та іншим фізособам до ювілею організації відповідно до оформлених документів.
Для цього, крім списків членів профспілки та інших фізосіб, яким будуть видані книги, має бути кошторис заходу, відомість на видачу книг. А якщо книгу друкує стороння організація, — то ще й накладна від постачальника. Після дарування обов’язково оформлюють акт на списання книг.
Книга як виплата у негрошовій формі членові профспілки.
До загального місячного (річного) оподатковуваного доходу, відповідно до пп. 165.1.47 ПКУ, не включаються сума виплат чи відшкодувань (крім заробітної плати чи інших виплат та відшкодувань за цивільно-правовими договорами), що здійснюються за рішенням професійної спілки, її об’єднання та/або організації професійної спілки, прийнятим в установленому порядку, на користь члена такої професійної спілки протягом року сукупно у розмірі, що не перевищує суми граничного розміру доходу, визначеного абз. 1 пп. 169.4.1 ПКУ, у 2024 році — це 4 240,00 грн.
Тобто профспілка може оформити видачу книг своїм членам у вигляді виплати у негрошовій формі (а не подарунка) без оподаткування ПДФО та ВЗ у сумі 4 240,00 грн і відобразити таку видачу у додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ за ознакою доходу «169».
Якщо ж вартість книги перевищить 4 240 грн, то у додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ суму перевищення оподатковують ПДФО та ВЗ і відображають за ознакою доходу «126».
Книга як подарунок члену профспілки.
Також профспілка може скористатися нормою пп. 165.1.39 ПКУ, відповідно до якої до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу не включається вартість дарунків (а також призів переможцям та призерам спортивних змагань) — у частині, що не перевищує 25 відсотків однієї мінімальної заробітної плати (з розрахунку на місяць), установленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі.
Тобто книга у вигляді подарунка для члена профспілки не підлягатиме оподаткуванню у сумі 1 775,00 грн. У додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ подарунок відображатимуть за ознакою доходу «169». Сума перевищення підлягає збільшенню на натуральний коефіцієнт для оподаткування ПДФО, для ВЗ зазначений коефіцієнт не застосовується. Суму перевищення показують у додатку 4ДФ за ознакою доходу «126».
ЄСВ при наданні книг членам профспілки.
ЄСВ при видачі книг своїм членам у вигляді виплати в негрошовій формі чи у вигляді подарунка не буде, якщо у них немає трудових відносин із профспілкою. Тобто такі доходи не є базою для нарахування ЄВС згідно зі ст. 7 Закону про ЄСВ.
Книга у подарунок працівнику профспілки, який не є її членом.
Якщо книга надається працівнику профспілки, який не є її членом і до нього не можна застосувати вищенаведені правила, то вартість такого подарунку оподатковуватиметься як дохід у вигляді заробітної плати, тобто ЄСВ, ПДФО і ВЗ.
Утім, профспілка може включити працівників організації — не членів профспілки в один список з членами профспілки при грамотному оформленні первинних документів та правильному оподаткуванні в розрізі кожного отримувача.
Варіант ІІ. Роздає книги підприємство
Профспілка також може надати надруковані книги самому підприємству, яке, своєю чергою, видасть їх своїм працівникам (тим, які не є членами профспілки). Передачу книжок профспілка має відповідно документально оформити. Тобто має бути складено акт передачі.
Книга як подарунок працівнику від підприємства.
ПДФО та ВЗ
Якщо отримані від профспілки книги підприємство роздаватиме своїм працівникам, то провести їх доцільно як подарунки. І при цьому треба керуватися нормою пп. 165.1.39 ПКУ, відповідно до якої до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу не включається вартість дарунків у частині, що не перевищує 25 відсотків однієї мінімальної заробітної плати (з розрахунку на місяць), установленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі.
Тобто книга у вигляді подарунка для працівника від підприємства не підлягатиме оподаткуванню у сумі 1 775,00 грн. У додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ подарунок відображатимуть за ознакою доходу «101». Сума перевищення підлягає збільшенню на натуральний коефіцієнт для оподаткування ПДФО, для ВЗ згаданий коефіцієнт не застосовується. Суму перевищення показують у додатку 4ДФ за ознакою доходу «126».
ЄСВ
Щодо ПДФО та ВЗ зазначити таку роздачу не як зарплату, а як подарунки можна. Але щодо ЄСВ прямої норми, яка б дозволила ухилитися від нарахування, на жаль, немає.
Так, базою нарахування ЄСВ для підприємства є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ).
Визначення видів виплат, що належать до основної, додаткової заробітної плати й інших заохочувальних та компенсаційних виплат, при нарахуванні єдиного внеску передбачено Інструкцією №5.
І ось згідно з пп. 2.3.2 Інструкції №5 одноразові заохочення працівникам підприємства, не пов’язані з конкретними результатами праці, належать до фонду додаткової заробітної плати. До того ж у Переліку №1170 серед доходів, які надає роботодавець і на які ЄСВ не нараховується, згадуються лише подарунки до свят для дітей працівників.
Отже, на всю вартість подарунка, незалежно від того, чи оподатковуватиметься вона ПДФО та ВЗ, чи ні, потрібно нарахувати ЄСВ та відобразити у додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ як зарплату (тобто одним рядком і загальною сумою із зарплатою). Нагадуємо, що максимальна місячна база нарахування ЄСВ становить наразі 120 000 грн.
Книга як подарунок стороннім фізособам.
ПДФО та ВЗ
Якщо отримані книги від профспілки підприємство роздаватиме стороннім фізособам, то провести їх потрібно як подарунки за тією самою нормою пп. 165.1.39 ПКУ.
Тобто книга у вигляді подарунка для сторонньої фізособи (яка не є ані членом профспілки, ані її працівником) не оподатковуватиметься у сумі 1 775,00 грн і відображатиметься за ознакою доходу «160». Сума перевищення підлягатиме збільшенню на натуральний коефіцієнт для оподаткування ПДФО, для ВЗ — без такого коефіцієнта, з відображенням цієї суми у додатку 4ДФ за ознакою доходу «126».
ЄСВ
ЄСВ при видачі книг стороннім фізособам у вигляді подарунка не буде, бо у них немає трудових відносин із профспілкою. Адже такі доходи також не є базою для нарахування ЄВС згідно зі ст. 7 Закону про ЄСВ.