Обов’язки з ведення військового обліку на підприємствах покладаються на працівників служби персоналу, служби управління персоналом (п. 8 Порядку №1487). За відсутності штатної одиниці служби персоналу обов’язки з ведення військового обліку покладаються на особу, яка веде облік працівників на підприємстві. Це зазвичай кадровик, але може бути бухгалтер чи інша особа, уповноважена на це.
Водночас для належного функціонування системи військового обліку (забезпечення її автоматизації із застосуванням Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів) визначають кількість осіб, відповідальних за ведення військового обліку, з урахуванням таких норм: у державних органах, на підприємствах, в установах та організаціях за наявності на військовому обліку (пп. 3 п. 9 Порядку №1487):
— від 501 до 2 000 призовників, військовозобов’язаних та резервістів — одна особа;
— від 2 001 до 4 000 призовників, військовозобов’язаних та резервістів — дві особи;
— від 4 001 до 7 000 призовників, військовозобов’язаних та резервістів — три особи, а на кожні наступні від 1 до 3 000 призовників, військовозобов’язаних та резервістів — по одній особі додатково.
А за наявності на військовому обліку менше ніж 500 призовників, військовозобов’язаних та резервістів обов’язки щодо ведення військового обліку покладаються на особу служби персоналу, якій встановлюється доплата у розмірі до 50 відсотків посадового окладу, а для державних службовців — у межах економії фонду оплати праці (п. 10 Порядку №1487).
Зважаючи на те, що за умовами запитання на підприємстві 25 працівників (менше ніж 500), брати до штату окрему особу, яка відповідатиме за ведення військового обліку, не потрібно. Достатньо покласти ці обов’язки на особу, відповідальну за облік працівників, якій встановити доплату в розмірі до 50% посадового окладу. Така доплата була передбачена і раніше у Порядку №921.
Свого часу Мінсоцполітики у листі від 09.02.2018 №227/0/101-18/281 щодо доплати зазначило: якщо на посадову особу кадрового підрозділу або служби управління персоналом покладаються додаткові обов’язки з ведення військового обліку, які не передбачено посадовою інструкцією, то за їх виконання встановлюється відповідна доплата. Якщо у посадовій інструкції, наприклад, інспектора з кадрів (бухгалтера) визначено завдання з ведення військового обліку, то доплата, передбачена Порядком, не виплачується. І тоді відповідальна особа при веденні військового обліку виконує безпосередні обов’язки й отримує оплату з урахуванням виконання зазначених функціональних обов’язків.
Тож доплата в розмірі до 50% посадового окладу виплачується або не виплачується залежно від того, чи передбачено такий обов’язок посадовою інструкцією.