При заповненні трудової книжки працівника вперше до неї вносяться відомості, зокрема про прізвище, ім’я та по батькові й дату народження (п. 2.2 Інструкції №58).
Якщо згодом у трудовій книжці виявлено помилку щодо дати народження працівника, то для виправлення такої помилки слід звернутися до п. 2.13 Інструкції №58.
Так, зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім’я, по батькові і дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім’я та по батькові тощо) із посиланням на номер та дату цих документів (п. 2.13 Інструкції №58).
Ці зміни вносять на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюють, наприклад, колишнє прізвище або ім’я, по батькові, дату народження, записують нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки та засвідчують підписом керівника підприємства або печаткою відділу кадрів.
Тобто для виправлення помилки в даті народження працівника, якої припустився перший роботодавець під час оформлення трудової книжки, не потрібно звертатися до такого першого роботодавця, виправити може роботодавець за останнім місцем роботи працівника.
Для виправлення достатньо неправильну дату закреслити однією рискою та поруч зазначити правильну дату.
Поруч на обкладинці роблять запис: «Дату народження змінено з… на …. Підстава: свідоцтво про народження Серія Х-ХХ №ХХХХХХ, ким та коли видано». А також ставлять підпис уповноваженої особи, що внесла такий запис, та печатку підприємства (за наявності).