Для підприємств наявність операцій із готівковими коштами означає необхідність створення каси та складання первинних касових документів.
Порядок оформлення касових операцій прописано у розд. 3 Положення №148. Він передбачає, що касові операції оформлюють касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами, електронними розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням платіжних інструментів, іншими касовими документами, які згідно із законодавством України підтверджували би факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівки (п. 23 Положення №148).
Тож розглянемо порядок оформлення основних з перелічених касових документів.
Загальні вимоги до оформлення первинних касових документів
Касові документи можуть бути створені як у паперовому, так і в електронному вигляді.
Але, складаючи касові документи в електрон ному вигляді, працівники підприємства, фіз особи-підприємці та фізособи для їх підписання зобов’язані мати й використовувати КЕП/УЕП (п. 23 Положення №148). Суб’єкт господарювання має право використовувати кваліфіковану електронну печатку банку/удосконалену електронну печатку як додатковий реквізит електрон ного касового документа.
ПКО і квитанції до них, ВКО і видаткові відомості заповнюють бухгалтер або відповідальна особа підприємства, на яку покладено обов’язок з оформлення цих документів у будь-який спосіб, який забезпечив би належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну (п. 32 Положення №148).
Як касир перевіряє отримані первинні документи!
Касир, одержуючи з бухгалтерії касові ордери або видаткові відомості, зобов’язаний перевірити (див. п. 34 Положення №148):
1) наявність і справжність на документах підписів, а на видатковій відомості — дозвільного напису керівника підприємства або уповноважених ним осіб;
2) правильність оформлення документів та наявність усіх реквізитів;
3) наявність перелічених у документах додатків.
Касир повертає документи для додаткового оформлення у разі невиконання хоча б однієї з обов’язкових вимог.
У касових ордерах зазначають підставу для їх складання і перелічують додані до них доку менти. Видача касових ордерів і видаткових відомостей на руки особам, які вносять або одержують готівку, а також виправлення у касових ордерах та видаткових відомостях забороняються.
Приймання і видачу готівки за касовими ордерами провадять лише у день їх складання.
ПКО та ВКО до передавання до каси бухгалтер реєструє у журналі реєстрації, який ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями. ВКО, оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструють у такому журналі після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості (п. 33 Положення №148).
Бухгалтер або відповідальна особа має право реєструвати касові ордери та видаткові відомості за допомогою комп’ютерних засобів із можливістю подальшого друку. У документі «Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», який формують і роздруковують за відповідний день, забезпечується формування даних для обліку руху коштів.
Касові ордери та видаткові відомості після їх одержання або видачі за ними готівки касир підписує, а на доданих до них документах проставляє відбиток штампа або напис «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік).
Складений касиром звіт й опрацьовані касові документи потрібно поскладати у хронологічному порядку, пронумерувати та сформувати у справи відповідно до номенклатури справ для подальшого зберігання.
Виносити касові документи без письмового дозволу суворо заборонено!
Виносити касові документи з приміщення підприємства дозволяється тільки за письмовим погодженням із керівником або головним бухгалтером.
До кінця робочого дня такі документи обов’язково мають бути повернуті до приміщення підприємства (п. 35 Положення №148).
Оформлення прибуткового касового ордера (ПКО)
Приймати готівку до каси потрібно за прибутковим касовим ордером, підписаним головбухом або уповноваженою особою. До ПКО додаються документи, що є підставою для їх складання.
Підтвердженням приймання готівки до каси підприємства за ПКО є його відривна частина — квитанція, підписана головбухом або уповноваженою особою. Використання печатки при цьому не є обов’язковим (п. 25 Положення №148).
Заповнюють прибутковий касовий ордер у такий спосіб:
— у рядку «Найменування підприємства/установи/організації» зазначають назву суб’єкта господарювання, який приймає готівкові кошти;
— у рядку «Прибутковий касовий ордер №» — номер та дату оформлення ПКО;
— у колонках таблиці — номер кореспондуючого рахунку (субрахунку), код аналітичного рахунку, отриману суму (включно зі сумою ПДВ) та код цільового призначення;
— у рядку «Прийнято від» — інформацію про особу (суб’єкт господарювання), від якої прийнято готівкові кошти;
— у рядку «Підстава» — підставу для оприбуткування готівки (джерело походження);
— у рядку «Сума» — фактично отриману суму коштів, з урахуванням ПДВ.
Для наочності алгоритм заповнення прибуткового касового ордера покажемо в таблиці.
Таблиця
Алгоритм заповнення прибуткового касового ордера (ПКО)
| Назва реквізиту | Приклад заповнення | Пояснення | За Положенням №148 |
| Заголовна частина | |||
| Ідентифікаційний код в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України | 45600654 | Зазначається код ЄДРПО* (п. 2 ч. 2 ст. 9 Закону №755) | — |
| ________________ (найменування підприємства/ установи/ організації) |
ТОВ «Гарні справи» | Зазначається повне або скорочене найменування юридичної особи* (п. 1 ч. 2 ст. 9 Закону №755) | — |
| № ______ | 89 | Зазначається реєстраційний номер у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4 до Положення №148) | До передавання в касу ПКО реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4), який ведеться окремо за прибутковими операціями (абз. 1 п. 33) |
| від «_» __ 20_ року | «25» серпня 2024 | Зазначається дата складання ПКО та його реєстрації в журналі (додаток 4 до Положення №148) | Приймання готівки за касовими ордерами проводиться тільки у день їх складання (абз. 3 п. 32) |
| Графи табличної частини | |||
| 1) №з/п | 89 | Зазначається реєстраційний номер у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4 до Положення №148) | До передавання в касу ПКО реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4), який ведеться окремо за прибутковими операціями (абз. 1 п. 33) |
| 2) кореспондуючий рахунок, субрахунок | 372 | Зазначається кореспондуючий рахунок, субрахунок (тобто надходження коштів до каси відображається за Д-т рах. 30 з К-т рахунків: 14; 15; 18; 30; 31; 34; 36; 37; 40; 42; 45; 46; 48; 50; 52; 55; 60; 63; 66; 68; 69; 70; 71; 73; 74; 76 (Інструкція №291) | |
| 3) код аналітичного рахунку | Зазначається код аналітичного рахунку (якщо такий ведеться) | ||
| 4) сума цифрами | 1 586,25 | Зазначається сума готівки у гривнях, що підлягає внесенню до каси підприємства (наприклад, 1586,25; 1586-25; 1900 ₴) | Для позначення сум національної грошової одиниці гривні в касових документах може використовуватись її графічний знак — «₴» (п. 36) |
| 5) код цільового призначення | Зазначається код цільового призначення (якщо воно має місце) | ||
| 6) примітки | Наводится додаткова пояснювальна інформація | ||
| Основна частина | |||
| Прийнято від | Весни Григорія Івановича | 1) Зазначається прізвище, ім’я, по батькові особи (далі — ПІБ), яка вносить готівку до каси; 2) зазначається назва суб’єкта господарювання та ПІБ особи, яка вносить готівку (ТОВ «Квітка» ч/з Івасюка Б. С.); 3) назва банку, якщо підприємство в один день отримало кошти з двох різних банків за різними чековими книжками |
Не заповнюються в ПКО, які оформляються на загальну суму проведених касових операцій (отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі) (абз. 5 п. 32) |
| Підстава | Повернення залишку коштів, отриманих під звіт | Зазначається підстава для оприбуткування готівки (призначення платежу), яка залежить від кореспондуючого рахунку, субрахунку (наприклад: 311 — чек №231143 (ЗП — 150 000, під звіт — 900); 361 — виручка за втулки; 372 — повернення залишку коштів, отриманих під звіт; 46 — внесок до статутного капіталу; 661 — повернення зайво виплачених коштів; 703 — виручка від реалізації послуг друку; 716 — відшкодування нестачі за актом №4) |
Зазначається підстава для складання (абз. 2 п. 32); одержання готівкової виручки (п. 11) |
| Сума (словами) | Одна тисяча п’ятсот вісімдесят шість грн 25 коп. | Зазначається сума коштів, що підлягають внесенню до каси, без помилок та виправлень | Суб’єкти господарювання мають право здійснювати розрахунки готівкою протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами: 1) між собою у розмірі до 10 000 (десяти тисяч) гривень включно; 2) з фізособами — у розмірі до 50 000 (п’ятдесяти тисяч) гривень включно (пп. 1 п. 6) |
| Додатки: | — | Зазначаються документи, які є підставою для складання ПКО та які до них додаються (наприклад: видаткова накладна на втулки; витяг із протоколу загальних зборів засновників; заява працівника на отримання послуг друку тощо) | Можуть додаватися документи, які є підставою для складання ПКО (абз. 1 п. 25); перелічуються документи, додані до ПКО (абз. 2 п. 32) |
| Головний бухгалтер _________________ (підпис, прізвище, ініціали) |
Літо С .В. | Підписує власноруч головний бухгалтер або особа, уповноважена керівником, із зазначенням його прізвища та ініціалів | ПКО має бути підписаний головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником установи/підприємства (абз. 1 п. 25) |
| Одержав касир ______________ (підпис, прізвище, ініціали) |
Зима К. А. | Підписує власноруч касир (особа, яка виконує його функції) із зазначенням його прізвища та ініціалів | Підписує касир (особа, яка виконує його функції); якщо штатним розписом підприємства не передбачено посади касира, виконання його обов’язків покладають на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність, відповідно до письмового розпорядження керівника (абз. 5 п. 45) |
| * Не заборонено проставляння штампа (у т. ч. набірного), який містить ці реквізити. | |||
Алгоритм заповнення квитанції до прибуткового касового ордера
| Назва реквізиту | Приклад заповнення | Пояснення | За Положенням №148 |
| ______________ (найменування підприємства/ установи/ організації) |
ТОВ «Гарні справи» | Зазначається повне або скорочене найменування юридичної особи* (п. 1 ч. 2 ст. 9 Закону №755) | — |
| № ______ | 89 | Зазначається реєстраційний номер у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4 до Положення №148) | До передавання в касу ПКО реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4), який ведеться окремо за прибутковими операціями (абз. 1 п. 33) |
| від «_» __ 20_ року | «25» серпня 2024 | Зазначається дата складання ПКО та його реєстрації в журналі (додаток 4 до Положення №148) | Приймання готівки за касовими ордерами проводиться тільки у день їх складання (абз. 3 п. 32) |
| Прийнято від | Весни Григорія Івановича | 1) Зазначаються прізвище, ім’я, по батькові особи (далі — ПІБ), яка вносить готівку до каси; 2) зазначаються назва суб’єкта господарювання та ПІБ особи, яка вносить готівку (ТОВ «Квітка» ч/з Івасюка Б. С.); 3) назва банку, якщо підприємство в один день отримало кошти з двох різних банків за різними чековими книжками |
Не заповнюються в ПКО, які оформляються на загальну суму проведених касових операцій (видача готівки за видатковими відомостями, платіжними інструментами, здавання готівки до банку, отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі) (абз. 4 п. 32) |
| Підстава | Повернення залишку коштів, отриманих під звіт | Зазначається підстава для оприбуткування готівки (призначення платежу), яка залежить від кореспондуючого рахунку, субрахунку (наприклад: 311 — чек №231143 (ЗП — 150 000, під звіт — 900); 361 — виручка за втулки; 372 — повернення залишку коштів, отриманих під звіт; 46 — внесок до статутного капіталу; 661 — повернення зайво виплачених коштів; 703 — виручка від реалізації послуг друку; 716 — відшкодування нестачі за актом №4) |
Зазначається підстава для складання (абз. 2 п. 32); одержання готівкової виручки (п. 11) |
| Сума (словами) | Одна тисяча п’ятсот вісімдесят шість грн 25 коп. | Зазначається сума коштів, що підлягають внесенню до каси без помилок та виправлень | Суб’єкти господарювання мають право здійснювати розрахунки готівкою протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами: 1) між собою у розмірі до 10 000 (десяти тисяч) гривень включно; 2) з фізичними особами — у розмірі до 50 000 (п’ятдесяти тисяч) гривень включно (пп. 1 п. 6) |
| М. П. | Проставляється відбиток печатки підприємства, якщо вона є | Підпис на квитанції може бути засвідчений відбитком печатки підприємства. Використання печатки підприємством не є обов’язковим (абз. 2 п. 25) | |
| Головний бухгалтер _________________ (підпис, прізвище, ініціали) |
Літо С. В. | Підписує власноруч головний бухгалтер або особа, уповноважена керівником із зазначенням його прізвища та ініціалів | Підписується головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства (абз. 1 п. 25) |
| Касир ___________ (підпис, прізвище, ініціали) |
Зима К. А. | Підписує власноруч касир (особа, яка виконує його функції) із зазначенням його прізвища та ініціалів | Підписує касир (особа, яка виконує його функції); якщо штатним розписом підприємства не передбачено посади касира, виконання його обов’язків покладають на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність, відповідно до письмового розпорядження керівника (абз. 5 п. 45) |
| * Не заборонено проставляння штампа (у т. ч. набірного), який містить ці реквізити. | |||
Про правила оформлення видаткового касового ордера та видаткової відомості читайте в нашій статті «Видаткові касові документи» у наступному номері.
Нормативна база
- Закон №755 — Закон України від 15.05.2003 №755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань».
- Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148.
- Інструкція №291 — Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Мінфіну від 30.11.1999 №291.