Що таке додаткова відпустка на дітей?
Додаткові відпустки на дітей надаються згідно зі ст. 19 Закону про відпустки.
Базова тривалість такої відпустки становить 10 календарних днів на рік. Проте за наявності декількох підстав для надання цієї відпустки її загальна тривалість не може перевищувати 17 календарних днів.
Набуття права на отримання цієї відпустки настає з першого дня календарного року за умови, що інший із батьків у поточному календарному році не скористався своїм правом на таку відпустку.
Хто має право на цю додаткову відпустку:
— один із батьків, які мають двох або більше дітей віком до 15 років;
— один із батьків, які мають дитину з інвалідністю, особи з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи;
— один із батьків, які усиновили дитину, один із прийомних батьків;
— одинока матір;
— батько дитини або особи з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, який виховує їх без матері (у тому числі у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі);
— особа, яка взяла під опіку дитину або особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи.
Отже, право на цю відпустку дають як рідні, так і всиновлені або взяті під опіку діти.
Як документально підтвердити право на додаткову відпустку
Перше запитання: як довести, що працівник є тією особою, яка має право на додаткову відпустку на дітей?
Для цього спочатку дивимося перелік осіб, які мають право на таку відпустку, а далі перевіряємо, чи надав працівник документи, що підтверджують обставини, зазначені у цьому переліку.
Наявність дітей підтвердити просто — достатньо надати свідоцтва про народження, документи про всиновлення або опіку.
Інвалідність дитини підтвердити теж нескладно.
А от статус «одинока матір» або «одинокий батько» підтвердити трохи складніше.
Хто такі «одинока матір» або «одинокий батько»?
Термін «одинока матір» на законодавчому рівні не визначено, проте відповідно до п. 9 Постанови Пленуму Верховного Суду України від 06.11.1992 №9 «Про практику розгляду судами трудових спорів» одинокою матір’ю вважають жінку, яка не перебуває у шлюбі та у свідоцтві про народження дитини якої немає запису про батька дитини або запис про батька зроблено у встановленому порядку за вказівкою матері; вдову; іншу жінку, яка виховує й утримує дитину сама.
Але, позаяк п. 5 ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки визначає одиноку матір як таку, яка виховує дитину без батька, факт утримання (аліменти) для надання відпустки значення не має.
Одинокий батько — це чоловік, який не перебуває у шлюбі, але при цьому виховує дитину, у свідоцтві про народження якої він записаний як батько; або він розлучений і виховує дитину без матері; або він удівець.
Чинне законодавство не мiстить конкретного перелiку документiв, що їх повинні подати розлучені жінка (чоловік), котрі виховують дитину без батька / матері, для отримання додаткової соціальної відпустки.
Проте розлучені жінка (чоловік), які справді виховують дитину самі (без батька, без матері), для отримання додаткової соціальної відпустки мають надати копію свідоцтва про народження дитини, копію свідоцтва про розірвання шлюбу та документ, який підтверджував би те, що батько (мати) не беруть участі у вихованні дитини.
Або ж жінка може надати довідку з органiв реєстрації актiв цивільного стану про те, що взагалі не перебувала у шлюбі. Або про те, що чоловік її помер, і вона є вдовою.
Але цього замало. Для підтвердження права на таку відпустку працівник (працівниця) мають надати роботодавцю будь-який офiцiйно складений, оформлений та засвідчений в установленому порядку документ, у якому з достатньою достовiрнiстю підтверджується неучасть батька (матері) у вихованні дитини.
Як довести, хто виховує дитину?
Прикладом документів підтвердження того, що батько (мати) не беруть участь у вихованні дитини, можуть бути:
рішення суду про позбавлення відповідача батьківських прав,
рішення органів опіки та піклування або суду щодо неучасті батька (матері) у вихованні дитини.
Крім того, підтвердженням неучасті батька (матері) у вихованні дитини може бути акт, складений соціально-побутовою комісією, створеною первинною профспілковою організацією чи будь-якою іншою комісією, утвореною на підприємстві, в установі, організації, а також довідка зі школи про те, що батько (мати) не бере участі у вихованні дитини (не спілкується з учителями, не забирає дитину додому, не бере участі у батьківських зборах) тощо.
Достовiрнiсть документа щодо неучастi батька (матері) у вихованні дитини визначає роботодавець.
Враховуючи, що додаткова соціальна відпустка надається один раз протягом календарного року і за цей час статус одинокої матері може змінитися, роботодавець має право вимагати поновлення зазначених документів один раз на рік.
Друге запитання: як довести, що інший із батьків не скористався цією відпусткою того року, за який працівник бажає скористатися нею (відгуляти або отримати грошову компенсацію при звільненні)?
Держпраці каже таке:
1) чинним законодавством не визначено конкретного переліку документів, які повинен надати один із батьків на підтвердження того, що він не скористався правом на додаткову соціальну відпустку;
2) що означає, що роботодавцю може бути надано будь-який належно оформлений та засвідчений в установленому порядку документ, у якому підтверджується, що іншому з батьків дитини така соціальна відпустка не надавалася.
Тобто це може бути, наприклад, довідка з місця роботи іншого з батьків із відповідною інформацією. А може бути й, наприклад, заява самого працівника (який бажає скористатися цією відпусткою) про те, що інший з батьків цього року не працював і тому не міг скористатися заявленою відпусткою. До заяви можна додати відомості з Реєстру застрахованих осіб з даними про відсутність місця роботи. Але обмежень наразі немає, і це може бути будь-який документ, що містить потрібну інформацію.
Чи є обмеження в наданні цієї відпустки під час воєнного стану?
Під час воєнного стану надання відпусток працівникам регламентується ст. 12 Закону №2136.
Згідно з цією статтею:
1) у період дії воєнного стану працівникові може надаватися будь-який вид відпустки (крім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та відпустки у зв’язку з усиновленням дитини) понад щорічну основну відпустку за рішенням роботодавця без збереження заробітної плати. Надання невикористаних днів такої відпустки переноситься на період після припинення або скасування воєнного стану. За рішенням роботодавця невикористані дні такої відпустки можуть надаватися без збереження заробітної плати.
Але це не стосується керівних працівників закладів освіти й установ освіти, навчальних (педагогічних) частин (підрозділів) інших установ і закладів, педагогічних, науково-педагогічних та наукових працівників;
2) у період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівникові у наданні будь-якого виду відпусток (крім відпустки у зв’язку вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури, робіт із виробництва товарів оборонного призначення або до виконання мобілізаційного завдання (замовлення).
Тобто, якщо йдеться про тих роботодавців, які працюють на оборону країни, то вони під час війни мають право відмовити працівникам у додатковій відпустці на дітей. Проте такі відпустки не пропадають — вони не мають строку давності і їх можна буде використати після війни або ж отримати за них грошову компенсацію під час звільнення.
Решта роботодавців теж отримали додаткове право: вони можуть обирати, як надавати такі відпустки, з оплатою чи без. І працівник теж має право обирати, коли скористатися такою додатковою відпусткою: нині, під час війни чи після її закінчення. Тобто уможливлюються такі варіанти:
— працівник користується такою відпусткою тепер у загальному порядку, з оплатою (відпустковими);
— працівник користується такою відпусткою тепер, але, за рішенням роботодавця, без оплати (без відпусткових). При цьому відпусткові пізніше виплачені не будуть і компенсація під час звільнення за ці використані дні додаткової відпустки працівникові не належиться;
— працівник не користується такою відпусткою тепер, вона зберігається за ним і він матиме право або використати її після воєнного стану (з оплатою), або отримати за неї компенсацію в разі звільнення (як під час воєнного стану, так і після його закінчення).
Як документально оформити додаткову відпустку на дітей?
Оформлюється вона за загальними правилами, аналогічними до тих, які ми застосовуємо під час оформлення щорічних відпусток. Докладно (зі зразками документів) ми розповіли про це у статті «Документальне оформлення відпусток» у «ДК» №26/2024.
Почати потрібно з графіка відпусток. Формально, за ст. 10 Закону про відпустки, у такому графіку відображають щорічні відпустки, до яких додаткова відпустка на дітей не належить. Але позаяк вона надається за певний календарний рік, то може, за угодою між роботодавцем та працівниками, відображатися в цьому графіку.
Якщо така відпустка є у графіку, то заява від працівника не потрібна — графік узгоджується, доводиться до відома працівників (під підпис) і далі, за два тижні до надання відпустки за графіком, роботодавець складає наказ про її надання, з конкретними датами початку й закінчення.
Якщо ж до графіка цю відпустку не включали або якщо працівник бажає змінити період надання цієї відпуски, він має подати заяву. На підставі цієї заяви (у разі її погодження керівником) складають наказ про надання відпустки.
На підставі наказу кадрова служба робить відмітку про використання відпустки, а бухгалтерія розраховує відпусткові згідно з Порядком №100 та виплачує їх до початку відпустки (готівкою через касу або безготівково, переказом на банківський рахунок працівника). Не забувайте сплатити ЄСВ, ПДФО та ВЗ під час виплати цих відпусткових!
А що каже Мінекономіки?
На думку Мінекономіки, зазначену в листі від 28.01.2024 №4706-05/6893-09, для ухвалення рішення про відсутність оплати відпустки, роботодавцю потрібне економічне обґрунтування. Такої вимоги в Законі №2136 немає, але Мінекономіки на цьому наполягає.
І ще, на думку Мінекономіки, надання оплачуваних відпусток без оплати можливе лише щодо тих відпусток, на які працівник отримав право після 24.12.2023 — дати набрання чинності змінами до Закону №2136, які запровадили таке правило.
Чи підлягає така відпустка поділу?
Поділу підлягають лише щорічні відпустки (ст. 12 Закону про відпустки). Перелік щорічних відпусток визначено ст. 4 Закону про відпустки.
Позаяк додаткова відпустка працівникам, які мають дітей, віднесена до виду соціальних відпусток (і регламентується ст. 19 Закону про відпустки), то, формально, поділу на частини вона не підлягає.
Проте, на думку Мінсоцполітики, працівниця (працівник), яка має право на цю відпустку з двох підстав, може використати зазначену відпустку, наприклад, спочатку за однією підставою тривалістю 10 календарних днів, а через деякий час — за іншою підставою тривалістю 7 календарних днів (лист від 12.05.2015 №256/13/116-15).
Якщо працівник захворів під час цієї відпустки
У разі настання тимчасової непрацездатності працівника у період використання ним додаткової відпустки на дітей та частина відпустки, на яку припала тимчасова непрацездатність, має бути перенесена на інший період або надана одразу після закінчення дії причини, тобто відпустка має бути продовжена.
Тобто у випадку з цим видом відпустки діють правила, встановлені ст. 11 Закону про відпустки для щорічних відпусток. Так принаймні стверджує Мінсоцполітики у листі від 12.05.2015 №256/13/116-15.