Під час війни позиція уряду та контролерів щодо цього неоднозначна.
У перший місяць війни вони намагалися захистити інтереси працівників і зберегти їхні робочі місця. Тому наполягали: хоча в законодавстві нез’явлення через початок війни не зазначено як поважну причину відсутності на робочому місці, все ж таки варто таких працівників не звільняти (див. консультації Мінекономіки «Табелювання працівників, відсутніх на робочому місці через бойові дії» в рубриці «Запитання і відповіді» «ДК» №12/2022 та «Працівника, який не з’являється на роботі через бойові дії, відправити у відпустку заднім числом не можна» в рубриці «Запитання і відповіді» «ДК» №12/2022).
Зазначений час нез’явлення працівника у табелі обліку використання робочого часу рекомендували фіксувати умовним позначенням «І» — інші причини неявок або «НЗ» — неявка з нез’ясованих причин.
Такої самої позиції дотримувалася й Держпраці (див. консультацію Держпраці «Виїзд за кордон через бойові дії — не підстава для звільнення» в рубриці «Запитання і відповіді» «ДК» №12/2022).
Проте наприкінці квітня ставлення до таких нез’явлень дещо змінилося. Наразі йдеться про працівників суб’єктів господарювання державного сектору економіки: Кабмін заборонив їм працювати з-за кордону. У разі перебування таких працівників у робочий час за кордоном без рішення про відрядження до них може бути застосоване дисциплінарне стягнення (тобто догана або звільнення)! Це зазначено в Постанові №481.
Це, звісно, ще не автоматичне звільнення, але, як бачимо, право звільнити такого працівника за прогул (!) керівництво держпідприємств уже має.
Решті роботодавців ми не радимо користуватися нагодою і звільняти працівника. Адже вже є судові рішення на їхню користь. Наприклад, з рішенням суду від 28.06.2022 у справі №554/2454/22.
У цьому рішенні суд вирішив, що прогулу не було, адже працівник мав поважні причини нез’явлення на роботу. Працівника було поновлено на роботі, а також стягнуто середній заробіток за час вимушеного прогулу.
Основним аргументом було те, що невихід на роботу внаслідок ведення воєнних дій та пов’язаних із ними обставин не може мати наслідком звільнення за п. 4 ч.1 ст. 40 КЗпП України за підставою «прогул», тому що це обумовлено необхідністю збереження життя та здоров’я працівників та їхніх сімей і вважається як відсутність на роботі з поважних причин. І в такому разі за працівниками зберігаються робоче місце та посада.
Отже, можливі два варіанти:
1) працівник частину кварталу сумлінно працював, і йому вчасно нараховано й виплачено зарплату. Цю частину даних відображаємо у звіті за фактом;
2) але решту кварталу він був відсутній на роботі без поважної причини (інші нез’явлення) та/або не виходив на зв’язок. За цей період він нарахувань не отримає, і податки за цей період за нього платити не треба.
Увага!
Якщо ви отримали інформацію від працівника, що він в евакуації (в Україні чи за кордоном), але має можливість працювати дистанційно, ви можете оформити це наказом і зберегти працівникові і робоче місце, і зарплату. Проте тут ви маєте право вибору: працівник — ініціатор запровадження дистанційного режиму роботи, проте на це потрібна згода роботодавця! А працівникам держпідприємств це і взагалі заборонено. Тому, якщо згоди керівника на це немає, це може поставити працівника перед досить суворим вибором: або повернутися на робоче місце, або його буде звільнено за прогули (чи призупинено трудовий договір, про що далі).
Приклад 1. У I кварталі 2023 року працівник відпрацював до 11 березня, а потім зник і не виходить на зв’язок. Оклад працівника 10000 грн.
Йому нараховано по 10000 грн за січень та лютий. А за березень нараховано: 10000 : 23 х 8 = 3478,26 грн (умовно з 23 робочих днів відпрацював лише 8). Як показати це в «зарплатному» звіті?
Щодо ЄСВ у звіті відображаємо:
- у податковому розрахунку в рядку 1 та 1.1 нараховану зарплату окремо за кожен місяць (графи 1, 2 — за січень і лютий сума 10000,00 грн, у графі 3, відповідно, за березень 3478,26 грн). При цьому доплата до мінімальної зарплати в березні не нараховується (бо він був відпрацьований не повністю), крім зазначеного нижче;
- але якщо це основне місце роботи і працівник не має інвалідності, то ЄСВ в цьому разі треба за березень нарахувати у мінімальному розмірі. Тобто буде заповнено рядки 2 і 2.5 (графа 3) на суму різниці між мінімальною зарплатою 6700,00 грн та фактично нарахованою зарплатою: 3221,74 грн;
- а далі в рядку 3.1 відображаємо в розрізі місяців нараховані суми ЄСВ на фактично нараховану зарплату (в графах 1, 2 — по 2200,00 грн, у графі 3 — 765,22 грн). І в рядку 3.5 (у графі 3) показуємо донарахування ЄСВ — 708,78 грн. Зазначені дані переносимо до граф 1, 2, 3 рядка 3 (за підсумком у кожній із них проставляємо цифру 1474,00 грн);
- у додатку 1 роботодавець персоніфікує ці дані, тобто зазначає, якого саме працівника вони стосуються. Нагадаємо, що цей додаток складають окремо за кожен місяць кварталу, але в кожному з них обов’язково треба зазначити, за який місяць зроблено нарахування (графа 10 — обов’язковий для заповнення реквізит). Тож у додатку 1 за січень та лютий буде зазначено лише по одному рядку щодо такого працівника, з фактично нарахованою зарплатою 10000,00 грн та ЄСВ з неї 2200,00 грн. А ось у додатку 1 за березень буде два рядки: в одному — фактично нарахована зарплата 3478,26 грн і нарахований на неї ЄСВ 765,22 грн, а в іншому — різниця між мінімальною та фактично нарахованою зарплатою 3221,74 грн і донарахований до мінімуму ЄСВ 708,78 грн.
Увага: прогули та інші нез’явлення в додатку 5 не відображають!
Що ж стосується додатка 4ДФ, то в ньому відображатимемо (теж окремо за кожен місяць) лише суму фактично нарахованої зарплати й утриманих із неї ПДФО та ВЗ (без жодних донарахувань).
Працівника все ж таки звільнили за прогул!
Зрозуміло, що рекомендацій Мінекономіки дотримувалися не всі роботодавці, і далі ситуація для працівників, в умовах безробіття та конкуренції на ринку праці, лише погіршуватиметься. Тим більше що під час війни діють спеціальні правила, встановлені Законом №2136, які значно розширюють права роботодавця, зокрема і щодо звільнення працівників.
Тож, якщо ви звільнили працівника, не забувайте, що йому треба видати паперову трудову книжку (якщо вона зберігається у вас!) і копію наказу про звільнення (ст. 47 КЗпП). А ще в день звільнення (або раніше) з таким працівником треба провести остаточний розрахунок (але до цього ми ще повернемося).
Наприклад, якщо у прикладі 1 працівника 15 березня звільнили, то в «зарплатному» звіті:
- не було б відображено донарахування ЄСВ до мінімального розміру, навіть якщо це основне місце роботи такого працівника. Адже якщо трудові відносини тривали не повний календарний місяць, вимога щодо сплати роботодавцем ЄСВ хоча б у мінімальному розмірі не працює;
- у додатку 5 треба було б показати звільнення працівника 15 числа (в графі 10 як дату закінчення трудових відносин треба було б поставити 15032023, без крапок!);
- зазначається дата звільнення в цьому випадку і в додатку 4ДФ за березень (у графі 8 «15.03.2023», тобто вже з крапками!).