Згідно з пп. 2 п. 4 розд. IV Порядку №4 графи розд. I «Персоніфіковані дані про суми нарахованого (виплаченого) на користь фізичних осіб доходу та нарахованих (перерахованих) до бюджету податку на доходи фізичних осіб та військового збору» додатка 4 «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (далі — додаток 4ДФ) до Розрахунку, зокрема, відображають:
- у графі 3а «Сума нарахованого доходу» (за звітний період місяць) — дохід, нарахований фізособі відповідно до ознаки доходу, наведеної у розд. 1 «Довідник ознак доходів фізичних осіб» (додаток 2 до Порядку);
- у графі 3 «Сума виплаченого доходу» — суму фактично виплаченого доходу платнику податку податковим агентом;
- у графі 4а «Сума нарахованого податку» — суму податку, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку згідно із законодавством за звітний період;
- у графі 4 «Сума перерахованого податку» — фактичну суму перерахованого податку до бюджету у звітному періоді;
- у графі 5а «Сума нарахованого військового збору» — суму збору, нарахованого й утриманого з доходу, нарахованого платникові податку згідно із законодавством;
- у графі 5 «Сума перерахованого військового збору» — фактичну суму перерахованого збору до бюджету.
При цьому в разі нарахування доходу його відображення у графі 3а є обов’язковим незалежно від того, виплачено такі доходи чи ні.
Нарахований дохід показують повністю, без вирахування податку на доходи фізичних осіб, страхових внесків до Накопичувального фонду, у випадках, передбачених законом, — обов’язкових страхових внесків до недержавного пенсійного фонду, які відповідно до закону сплачуються за рахунок заробітної плати працівника, суми податкової соціальної пільги за її наявності та військового збору (у періоді його справляння).
Заробітна плата, що виплачується у встановлені терміни наступного місяця, має бути відображена в додатку 4ДФ до Розрахунку за той період, до якого входить попередній місяць, за який заробітну плату було нараховано. Наприклад, у додатку 4ДФ до Розрахунку за січень фіксують заробітну плату, яка нарахована у січні та виплачена в лютому, за лютий (нарахована у лютому та виплачена в березні), за березень (нарахована в березні та виплачена у квітні).
Аналогічно відображають і податок на доходи фізичних осіб, що перераховується у встановлені терміни до бюджету наступного місяця, у разі своєчасної виплати заробітної плати.
Якщо заробітна плата виплачується несвоєчасно (у наступному кварталі), то незважаючи на те, що податок на доходи фізичних осіб перераховується до бюджету протягом 30 календарних днів, наступних за місяцем нарахування доходів, суму фактично перерахованого до бюджету податку фіксують у графі 4 «Сума перерахованого податку» та у графі 5 «Сума перерахованого військового збору» додатка 4ДФ до Розрахунку за наступний місяць (квартал).