Для ФОПів-«єдинників» діють правила, встановлені ст. 44 ПКУ щодо строку зберігання первинних документів, форм обліку або книг обліку та податкових декларацій. Докладно про це ми написали в «ДК» №18/2023.
Тобто вони повинні не лише використовувати дані форм обліку для складання декларацій з ЄП, а й зберігати ці форми, а також первинні документи, на підставі яких ці форми складалися, протягом граничного строку.
Станом на тепер строки зберігання документів такі:
— 2 555 днів — для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до ст. 39 і 39-2 ПКУ;
— 1 825 днів — для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1, пп. 133.2.2 та п. 133.4 ПКУ, а також юрособами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується триваліший строк зберігання — 2 555 днів (за пп. 44.3.1 ПКУ);
— 1 095 днів — для інших документів, на які не поширюються вимоги зберігання протягом строків 2 555 та 1 825 днів (за пп. 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ);
— 1 095 днів — для документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.
Позаяк контрольованих операцій ФОПи-«єдинники» не здійснюють (вони виникають лише у юросіб — платників податку на прибуток), ст. 133 ПКУ їх не стосується і вони є фізособами, то важливим для них є строк 1095 днів — тобто славнозвісні три роки з дати закінчення граничного строку подання декларації за певний період. Нагадаємо, що порушення такого граничного строку (тобто якщо декларацію подано несвоєчасно) або подання уточнюючого розрахунку подовжують строки зберігання документів (1095 днів починають рахуватися з дати фактичного подання декларації або уточнюючого розрахунку). А якщо декларацію взагалі не подано, то і строків давності щодо перевірок, а отже, і щодо зберігання документів за цей звітний період немає — податківці можуть перевірити його у будь-який момент, а платники податків не можуть знищити або архівувати ці документи до такої перевірки.
Втрата документів та наслідки
Прописує ст. 44 ПКУ і дії платника податків у разі втрати таких документів. Просто забути про них не вийде, а в разі втрати/пошкодження їх треба буде відновити у встановлені ПКУ терміни, інакше уможливлюється штраф.
У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити ДПС за місцем обліку (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, що підтверджують настання події, яка призвела до втрати, пошкодження або дострокового знищення документів).
Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, наступного за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.
У разі надання платником податків повідомлення та неможливості проведення перевірки платника податків через втрату, пошкодженням або дострокове знищення платником податків документів строки проведення таких перевірок (крім перевірок, визначених ст. 200 ПКУ щодо бюджетного відшкодування ПДВ) переносять до дати відновлення та надання документів до перевірки у межах визначених цим підпунктом строків, але на строк не більше ніж 120 днів.
У разі невідновлення документів або їх повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що відбулися після використання платником податків права на їх відновлення, вважається, що таких документів платник не мав на час складення податкової звітності або на час виконання ним вимог митного, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на ДПС.
Штраф за незбереження документів наразі становить 1 020 грн (п. 121.1 ПКУ). Ті самі дії, вчинені ФОПом — платником ЄП, до якого протягом року застосовано штраф за таке саме порушення, — тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 2 040 грн.
Докладніше про цей штраф та про те, які документи, на думку податківців, ФОП-«єдинник» має надати під час перевірки, ми розповіли в «ДК» №32/2020.
Які документи мають зберігати фізособи-«єдинники»
Якщо виходити з об’єкта оподаткування єдиним податком, зазначеного для фізосіб-«єдинників» у ст. 292 ПКУ, то вони мусять мати документи, які підтверджують факт отримання доходів у грошовій та негрошовій формі, зазначених у складених деклараціях.
До них належать:
— Книга обліку доходів (довільної форми — для неплатників ПДВ) або Книга обліку доходів і витрат (для платників ПДВ);
— документи, на підставі яких ця Книга заповнювалася;
— решта документів, які використовувалися під час складання декларації з єдиного податку.
Ці первинні документи за потреби контролюючі органи мають право вивчати і перевіряти під час перевірок.
Правила під час війни
Чи пом’якшує відповідальність ФОПа оголошення та подовження воєнного стану?
Так, під час війни діяли тимчасові норми. Але повного мораторію на штрафи вони не встановлювали.
Позаяк підставами неможливості пред’явлення документів ФОПа-«єдинника» могла бути їх втрата (знищення чи зіпсуття) або перебування цих документів на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на територіях, тимчасово окупованих збройними формуваннями російської федерації, то положення ст. 44 ПКУ застосовувалися з урахуванням пп. 69.28 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ. Ця норма давала право повідомити податківців про втрату форм обліку та первинних документів. І, як наслідок, періоди, які стосувалися цих документів, не перевірялися.
Водночас, якщо втрата документів не була пов’язана із веденням бойових дій або тимчасовою окупацією територій збройними формуваннями російської федерації, то навіть під час воєнного стану ФОП-«єдинник» мав застосовувати положення ст. 44 ПКУ в загальному порядку.
Що змінилося з 6 травня?
Зазначені вище винятки діяли до 6 травня 2023 року. Завдяки Закону №3050 до ПКУ було внесено зміни, і тепер норма пп. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ діє в іншій редакції.
Згідно з нею до платників податків/податкових агентів, які провадять діяльність на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих російською федерацією територіях України і не можуть пред’явити первинні документи, на підставі яких здійснюється облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, як виняток із положень ст. 44 цього Кодексу застосовуються спеціальні правила для підтвердження даних, визначених у податковій звітності.
Тож наразі ці винятки працюють тільки для тих ФОПів, які розташовані на території активних бойових дій і ТОТ. Перелік територій, затверджений Наказом №309, в оновленому вигляді можна знайти на нашому сайті.
А решта ФОПів з 6 травня 2023 року має повноцінний обов’язок зберігати первинні документи, типові форми обліку або книги та подані до ДПС декларації.
Консультують податківці
<...> Облік товарних запасів здійснюється ФОПом шляхом постійного внесення до Форми ведення обліку товарних запасів (далі — Форма обліку) інформації про надходження та вибуття товарів на підставі первинних документів, які є невід’ємною частиною такого обліку (п. 1 розд. II Порядку №496).
Первинні документи, на підставі яких внесено записи до Форми обліку, є обов’язковими додатками до такої форми. Внесення даних до Форми обліку щодо надходження товарів на підставі первинних документів здійснюється до початку їх реалізації. <...>
Таким чином, ФОПи, у тому числі платники єдиного податку ІІ — ІV груп, які здійснюють продаж товарів, визначених абзацом другим п. 12 ст. 3 Закону №265, зобов’язані вести облік всіх товарних запасів за Формою обліку з відображенням інформації про їх надходження та вибуття, незалежно від способу розрахунку за такі товари (у готівковій та/або в безготівковій формі через установи банку).
Головне управління ДПС у Київській області
Що змінилося з 1 серпня?
І ще. З 1 серпня відновлено перебіг строку зберігання документів, але не для всіх платників та, судячи з переліку підстав, фізосіб-«єдинників» це не стосуватиметься. Докладно про це ми написали в «ДК» №34/2023.
Закон №3219 запроваджує новий пп. 69.2-1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ, яким тимчасово, на період з 01.08.2023 до припинення або скасування воєнного стану на території України, дозволяється проводити документальні позапланові перевірки з певних підстав.
І під виконання цієї норми відновлюється перебіг строку зберігання документів, які можуть знадобитися податківцям під час цих перевірок.
Підстави для документальних перевірок такі:
1) на звернення платника податків;
2) з підстав, визначених
— пп. 78.1.1 ПКУ, проте лише у частині документальних позапланових перевірок платників податків:
— за якими отримано інформацію, що свідчить про порушення податкового законодавства з питань оподаткування доходів, отриманих нерезидентами, із джерелом їх походження з України та/або з питань оподаткування нерезидентів, які провадять діяльність через відокремлені підрозділи, у т. ч. постійні представництва;
— які провадять діяльність у сфері виробництва та/або реалізації підакцизної продукції, організації та проведення азартних ігор в Україні (гральний бізнес), платників податків, які надають фінансові, платіжні послуги;
— пп. 78.1.2 ПКУ в частині контролю за трансфертним ціноутворенням;
— пп. 78.1.5 ПКУ в разі подання заперечення до акта перевірки чи скарги на рішення ДПС, де вимагається повний або частковий перегляд результатів перевірки;
— пп. 78.1.7 ПКУ в разі реорганізації платника податків;
— пп. 78.1.8 ПКУ, якщо заявлено відшкодування ПДВ на суму понад 100 тис. грн;
— пп. 78.1.9 ПКУ, якщо подано скаргу на покупця щодо ненадання ПН чи ненадання акцизної накладної;
— пп. 78.1.12 ПКУ щодо перевірок податковим органом вищого рівня;
— пп. 78.1.14 — 78.1.16 ПКУ щодо операцій за принципом «витягнутої руки» чи участі у міжнародній групі компаній;
— пп. 78.1.21 ПКУ в разі отримання інформації від міжнародних органів щодо порушень податкового законодавства;
— пп. 78.1.22 ПКУ в разі провадження нерезидентом господарської діяльності через постійне представництво без взяття на податковий облік;
3) документальні позапланові перевірки платників податків, за якими отримано податкову інформацію, що свідчить про порушення платником валютного законодавства в частині дотримання граничних строків надходження імпортного товару та/або валютної виручки за експортом.
Нормативна база
- Закон №3050 — Закон України від 11.04.2023 №3050-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо звільнення від сплати екологічного податку, плати за землю та податку на нерухоме майно, відмінне від земельної ділянки, за знищене чи пошкоджене нерухоме майно».
- Закон №3219 — Закон України від 30.06.2023 №3219-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законів України щодо особливостей оподаткування у період дії воєнного стану».
- Наказ №309 — Наказ Мінреінтеграції від 22.12.2022 №309 «Про затвердження Переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією».