Яку кількість днів компенсації за невикористану відпустку потрібно оплатити працівниці?
Працівниця має право на дні відпустки, відповідно і на їх компенсацію при звільненні, за період з 01.06.2020 до 13.10.2020, тобто на 24 :365 х 135 = 9 к. д. Позаяк період відпустки для догляду за дитиною до 3-х років не зараховується до стажу, який дає право на щорічну відпустку, на відміну від періоду відпустки по вагітності та пологах.
Звільнення працівниці, яка перебуває у декретній відпустці, виходячи з умов запитання, може піти двома шляхами: працівниця звільняється або 18 серпня (у п’ятницю), або 19 серпня (у суботу). При цьому слід розуміти, що 19 серпня — це не тільки останній день відпустки по догляду за дитиною до трьох років, а й субота, тобто, найімовірніше, вихідний день для адміністрації підприємства.
Нагадаємо, що право звільнитися під час будь-якої відпустки має кожен працівник. І в день звільнення такому працівникові не обов’язково ставати до роботи, а роботодавцю — переробляти наказ про раніше надану відпустку. Чинне законодавство не містить такої вимоги, навіть навпаки: ст. 116 КЗпП прямо каже про можливість того, що працівник у день звільнення не працював. Можливість звільнення останнім днем відпустки, тобто у день, коли працівник не працював, прямо передбачено і в ст. 3 Закону про відпустки.
Тож дату звільнення за власним бажанням визначає сама працівниця. А ми розглянемо обидва варіанти.
Варіант перший: звільнення 18.08.2023
Звісно, це можливо, якщо в заяві працівниці буде зазначено дату звільнення саме 18.08.2023. І цей варіант кращий, адже це є робочим днем для адміністрації підприємства.
Цього дня проводять остаточний розрахунок, а саме нараховують компенсацію за невикористані дні відпустки за п. 4 Порядку №100, нараховують/утримують/ і сплачують податки та збори, бо компенсація — це частина зарплати.
Переробляти наказ на відпустку, як ми вже зазначили вище, не треба — достатньо наказу про звільнення працівниці за власним бажанням. Але сама процедура звільнення буде аналогічна тому, як це відбуватиметься 19 серпня (про що далі). Різниця тільки в тому, що в робочий день її буде кому звільняти і не треба буде нікого виводити на роботу тільки заради її звільнення.
Варіант другий: звільнення 19.08.2023
У цьому випадку працівниця звільняється останнім днем відпустки по догляду за дитиною за власним бажанням, тож має написати заяву, а роботодавець, якщо він не заперечує, видати наказ.
За загальним правилом у разі звільнення за власним бажанням працівник має попередити роботодавця про звільнення за два тижні. На практиці це реалізується шляхом подання заяви про звільнення за два тижні до бажаної дати звільнення. Але є винятки, коли таке попередження робити не обов’язково:
— за наявності обставин, передбачених ч. 1 ст. 38 КЗпП;
— через ведення бойових дій у районах, в яких розташоване підприємство та є загроза для життя і здоров’я працівника (ст. 4 Закону №2136).
І ще раз наголосимо: трудовим законодавством не передбачено вимог щодо початку або закінчення трудових відносин саме в робочі дні тижня, не встановлено і заборони приймати на роботу або звільняти у вихідний день.
Для випадку звільнення у день, коли працівник не працював, у КЗпП передбачено норму щодо порядку проведення розрахунків із працівником, якого звільняють. Згідно зі ст. 116 КЗпП, якщо працівник у день звільнення не працював, то належні йому при звільненні суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок.
Але виплата зарплати й інших належних звільненій працівниці виплат — це ще не все! Слід дотриматися і всіх трудових гарантій, зокрема й щодо внесення за бажанням працівниці до трудової книжки запису про звільнення і видачі в день звільнення трудової книжки (якщо вона все ще зберігається у роботодавця) та копії наказу про звільнення. Тож звільняти у суботу варто лише тоді, коли підприємство зможе забезпечити дотримання цих гарантій саме у суботу. Отже, вихід на роботу, навіть на декілька годин, працівникам, які будуть звільняти працівницю, треба оплатити за звичайними правилами оплати роботи у вихідний день.
Заповнення єдиної звітності
ПДФО сплачують (перераховують) до відповідного бюджету під час виплати оподатковуваного доходу єдиним платіжним документом (пп. 168.1.2 ПКУ). Аналогічно сплачують і ВЗ. ЄСВ теж сплачують одночасно з виплатою нарахованої працівникові зарплати (абз. 1 та 2 ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ).
Отже, якщо остаточний розрахунок із працівницею буде проведено у день звільнення (наприклад, перерахуванням на банківський рахунок), тоді ж треба сплатити і ПДФО, ВЗ та ЄСВ. Якщо ж зарплата виплачується готівкою, а працівниці немає у день звільнення на роботі, то розрахунок з нею буде проведено наступного дня після пред’явлення вимоги, тоді ж будуть сплачені і ПДФО, ВЗ та ЄСВ — якщо цей розрахунок не затягнеться на кілька місяців. Адже не забувайте про граничні строки сплати ПДФО, ВЗ та ЄСВ для випадків, коли зарплата була нарахована, але не виплачена! Проте, сподіваємось, це не той випадок, і далі говоритимемо про складання об’єднаної звітності з урахуванням того, що зарплату (компенсацію) звільненій працівниці у серпні не лише нарахували, а й виплатили.
Результат проведеного остаточного розрахунку потрібно відобразити у відповідних додатках єдиної звітності.
У додатку 5 інформацію щодо такої працівниці відображають так:
1-й рядок:
— у графі 7 — код категорії «6»;
— у графі 10 — дата закінчення відпустки для догляду за дитиною (а вона збігатиметься з датою звільнення);
— у графах 13 — 15 — інформація про професійну назву роботи, КП та посаду не зазначають;
— у графі 16 — проставляють номер і дату наказу про надання відпустки для догляду за дитиною до 3-х років;
2-й рядок:
— у графі 7 — код категорії «1» (основне місце роботи)/«2» (сумісник);
— у графі 10 — дата звільнення;
— у графах 13 — 15 — наводять інформацію про професійну назву роботи, КП та посаду;
— у графі 16 — номер і дату наказу, на підставі якого відбулося звільнення;
— у графі 17 — підставу звільнення (в цьому випадку КЗпП).
У додатку 1 відображають виплачену працівниці компенсацію за невикористану відпустку:
— у графі 8 — код категорії застрахованої особи «1»/або «2»;
— у графі 14 — кількість календарних днів у трудових відносинах у звітному місяці до дати звільнення включно;
— у графах 16 і 17 — сума компенсації за невикористану відпустку;
— у графі 20 — сума ЄСВ, нарахована на суму компенсації.
Реквізит 09 за рядком зі сумою компенсації за невикористану відпустку не заповнюють:
— графи 05, 06, 07, 10, 21 — 24 заповнюють у загальному порядку;
— інші графи не заповнюють.
У додатку 4ДФ нараховану та виплачену компенсацію працівниці разом із податками відображають за ознакою доходу «101». Не забудьте зазначити дату звільнення працівниці у графі 8 цього додатка.