Електронний документообіг стає що далі, то поширенішим. Проте більшість суб’єктів господарювання і пересічних фізосіб вважає важливими е-документи, які складено за певними встановленими формами та на які накладено електронні підписи. А листування за допомогою електронної пошти не розглядають як щось істотне. А дарма.
Розглянемо це на прикладі нещодавньої судової справи1.
1 Постанова Верховного Суду від 18 січня 2023 року у справі №910/15383/21.
Зміст спору
30.09.2020 уповноважений представник НЕК «Укренерго» склав та підписав акти приймання-передачі послуг. 07.10.2020 ці акти були надіслані на електронну адресу уповноважених представників ТОВ «Ю» для підписання.
У згаданому е-листі НЕК «Укренерго» просила ТОВ «Ю» підписати акти від 30.09.2020 та повернути їх не пізніше 15.10.2020 і зазначила, що оригінали актів можна буде отримати після закінчення карантину у працівників відділу НЕК «Укренерго».
У відповідь ТОВ «Ю» надіслало на адресу НЕК «Укренерго» заперечення від 14.10.2020 на акт приймання-передачі від 30.09.2020, в яких ТОВ «Ю» відмовилося підписувати акт з огляду на порушення процедури, зазначеної у розд. Х Постанови НКРЕКП від 03.04.2020 №763 «Про затвердження Правил управління обмеженнями та Порядку розподілу пропускної спроможності міждержавних перетинів» (далі — Правила №763).
30.11.2020 НЕК «Укренерго» надала відповідь, в якій зазначила про необґрунтованість заперечень щодо підписання акта.
Потім судом буде встановлено, що, можливо, ТОВ «Ю» мало рацію: на надісланих рахунках та актах не було електронних підписів — по суті, це були відскановані копії. Але як це впливає на виконання договору?
Використання e-mail для обміну документами — звичайна практика
Відомості в електронній формі наразі є вже типовими доказами для суду. У коментованій справі було так:
— по-перше, повідомлення (з додатками), надіслані електронною поштою, є електронним доказом (п. 77 постанови Верховного Суду від 13.10.2021 у справі №923/1379/20);
— по-друге, роздрук електронного листа та додатків до нього є паперовою копією електронного доказу.
Електронний документ і електронний доказ
74. <...> Поняття електронного доказу є значно ширшим за поняття електронного документа.
75. Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис (статті 5, 6 Закону «Про електронні документи та електронний документообіг»).
76. Відповідно до ч. 1 ст. 96 ГПК електронними доказами є інформація в електронній (цифровій) формі, яка містить дані про обставини, що мають значення для справи, зокрема електронні документи (в тому числі текстові документи, графічні зображення, плани, фотографії, відео- та звукозаписи тощо), вебсайти (сторінки), текстові, мультимедійні та голосові повідомлення, метадані, бази даних й інші дані в електронній формі. Такі дані можуть зберігатися, зокрема, на портативних пристроях (картах пам’яті, мобільних телефонах тощо), серверах, системах резервного копіювання, інших місцях збереження даних в електронній формі (в тому числі в мережі Інтернет).
77. На відміну від електронного документа, електронний доказ — це будь-яка інформація в цифровій формі, що має значення для справи. Таким чином, повідомлення (з додатками), відправлені електронною поштою, є електронним доказом.
Постанова Верховного Суду від 13.10.2021 у справі №923/1379/20
Крім того, листування шляхом надсилання електронних листів уже давно стало частиною ділових звичаїв в Україні, а електронне листування як усталений звичай ділового обороту в Україні, що не потребує договірного врегулювання, визнається цивільним звичаєм за ст. 7 ЦКУ (постанова Верховного Суду від 27.11.2018 у справі №914/2505/17), як і обмін сторонами іншою інформацією під час виконання договірних зобов’язань.
Відповідно до ст. 3, 5, 8 Закону про електронні документи електронні документи є частиною ділового обороту, і юридичну силу електронного документа як доказу не може бути заперечено виключно через те, що він має електронну форму (п. 84 постанови Верховного Суду від 13.10.2021 у справі №923/1379/20).
Важливо!
Загальні вимоги до документів, якими обмінюються сторони, можуть бути визначені укладеним ними договором, Порядком розподілу та Правилами управління. Тобто, крім договірних умов, сторони мають керуватися відповідними нормативними актами, які у тій чи іншій сфері відносин регулюють як порядок обміну, так і форму та зміст документів.
Які вимоги сторони встановили у договорі?
У коментованій справі договором передбачено, що розрахунки здійснюються на підставі виставлених виконавцем рахунків, що оприлюднюються через інтерфейс користувача аукціонної платформи або надсилаються на електронну пошту чи або особисто вручаються під підпис уповноваженій особі в аукціонному офісі.
Що ж до повідомлень замовника, то належним вважається повідомлення, розміщене/надіслане замовником за допомогою доступних каналів зв’язку (через аукціонну платформу за умови її функціонування у звичайному режимі, а в разі використання резервного механізму — за допомогою електронної пошти або факсимільним зв’язком) за реквізитами, розміщеними на аукціонній платформі та/або опублікованими на офіційному вебсайті виконавця.
Водночас за умовами пп. 11.2.2 Порядку розподілу, якщо в цьому Порядку не визначено іншого, аукціонний офіс і зареєстровані учасники повинні обмінюватися всіма повідомленнями й іншими сповіщеннями у письмовій формі шляхом їх надсилання через аукціонну платформу та/або на електронну адресу, а якщо це неможливо — за номером факсу представника іншої сторони, зазначеним у договорі про доступ або повідомленим зареєстрованим учасником.
Тобто маємо перший доведений факт: надсилати документи та повідомлення на е-мейл сторони договору мали право.
Суди встановили, що ідентифікаційні дані зазначених осіб, адреси їхньої електронної пошти та наявність у них повноважень на вчинення від імені ТОВ «Ю» правочинів зафіксовано у виданих довіреностях.
Отже, маємо і другий факт: е-мейл було визначено, і саме ним і скористався «Укренерго».
При цьому ані Закон про ринок електроенергії, ані Правила №763, ані Договір прямо не містять вимогу щодо підписання виставлених рахунків та актів за допомогою електронного цифрового підпису. Натомість зазначені акти та договір визначають спосіб обміну такими документами через інтерфейс користувача аукціонної платформи або шляхом надсилання повідомлення на офіційні електронні адреси, що його сторони й дотримали.
Відсутність ЕП на рахунках та акті не вплинуло на їхню дійсність
Відповідні відносини між НЕК «Укренерго» та ТОВ «Ю» ґрунтувалися на Договорі, яким сторони керувалися під час обміну документами (в тому числі рахунками на оплату й актами). Це свідчить про те, що порядок надсилання таких документів, а також їх форма (зокрема, надсилання позивачем сканкопій рахунків на оплату на електронні адреси представників ТОВ «Ю», зазначені у виданих ним довіреностях, надсилання сканкопії акта та подальша передача його оригіналу) були прийнятними у відносинах сторін.
При цьому ТОВ «Ю» не наголосило, що дії, які воно оскаржувало, не траплялися й раніше. Що до моменту виникнення спірних відносин НЕК «Укренерго» завжди надсилала йому рахунки й акти, підписані електронним підписом, або що зазвичай надавались оригінали паперових документів і що саме цього разу надсилання сканкопій на е-мейл не відповідало формі документів/способу їх обміну, прийнятим зазвичай сторонами.
Також ТОВ «Ю» не навело достатніх доводів на підтвердження сумнівів щодо того, що відсутність електронного підпису на рахунках на акті у цьому конкретному випадку вказувало на несправжність документів чи іншим чином вплинуло на зміст відносин сторін.
Роздруківка е-мейла
81. Сам лист електронної пошти є таким, що містить відомості про факт відправлення повідомлення з відповідної електронної адреси, час відправлення, адресатів листа — осіб, до відома яких було доведено таке повідомлення тощо. У випадку, якщо позивач подає позов у паперовій формі, то електронний лист може бути наданий суду у вигляді відповідної роздруківки.
82. Така роздруківка електронного листа та додатків до нього є паперовою копією електронного доказу.
Постанова Верховного Суду від 13.10.2021 у справі №923/1379/20
Як правильно організувати електронний документообіг із контрагентом?
Із коментованої справи ми бачимо, що варто уважно ставитися до договірних умов, які прописуються сторонами.
Обережні сторони договору домовляються про можливість електронного листування під час його виконання, а також можливість обміну документами шляхом надсилання їх на електронні адреси, щодо погодження між сторонами відповідних адрес для такого електронного листування та переліку осіб, уповноважених вести подібне листування.
Для цього сторони фіксують у договорі умову:
«документи, які надіслані факсом чи електронною поштою, мають повну юридичну силу до моменту обміну оригіналами, породжують права й обов’язки для сторін, можуть бути подані до судових інстанцій та бути належними доказами у спорі між сторонами та не можуть заперечуватися стороною, від імені якої їх було надіслано».
Адже, справді, за допомогою е-мейлу нині в Україні зазвичай обмінюються копіями, а не оригіналами е-документів.
Якщо вам потрібні оригінали, то такий обмін, як правило, здійснюється за допомогою спеціальних електронних систем (програм, платформ) і встановлюється чіткий перелік таких документів: акти, податкові накладні, рахунки тощо. Підтвердженням юридичної сили таких документів є накладення на них електронного цифрового підпису (КЕП, УЕП). Але цілком можливо, що такі спеціальні електронні системи у сторін договору інтегровані з електронною поштою, яку вони використовують для листування.
Тож, на нашу думку, для запобігання майбутнім спорам щодо дійсності та прийняття до виконання актів й інших документів сторони мають чітко прописати у договорі, що вони бажають отримувати насправді — копії документів електронною поштою чи оригінали електронних документів із накладенням на них електронного підпису. При цьому варто уточнити, які системи ви плануєте використовувати.
Нормативна база
- ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 №435-IV.
- Закон про електронні документи — Закон України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».
- Закон про ринок електроенергії — Закон України від 13.04.2017 №2019-VІІІ «Про ринок електричної енергії».
- Правила №763 — Правила управління обмеженнями, затверджені постановою Національної комісії, що здійснює державне регулювання у сферах енергетики та комунальних послуг, від 03.04.2020 №763.