Чи є типова форма бухгалтерської довідки?
Сам документ знайти в Інтернеті або у бухгалтерській програмі можна. Але чи відповідатиме закону форма цієї знахідки? Можливо, є усталена типова форма бухгалтерської довідки?
Типова форма є. Мінфін наказами №356 та №755 затвердив типові форми бухгалтерських довідок.
Тож далі наводимо зразок за типовою формою у редакції наказу від 21.07.2021 №408 (який є актуальним для небюджетників). Проте зауважимо, що п. 2.6 Положення №88 каже: документування господарських операцій може здійснюватися з використанням виготовлених самостійно бланків, які мають містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.
Отже, насправді, якщо ви не бюджетне підприємство і маєте право самостійно вирішувати питання організації власного бухобліку, ви можете самі розробити власну форму бухгалтерської довідки. Головне, щоб у цій новоспеченій формі були обов’язкові реквізити.
Обов’язкові реквізити
Як нагадує Мінфін у коментованому листі, відповідно до статті 9 Закону про бухоблік підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. А первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:
— назву документа (форми);
— дату складання;
— назву підприємства, від імені якого складено документ;
— зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
— посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
— особистий підпис або інші дані, що уможливлюють ідентифікацію особи, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Залежно від характеру господарської операції і технології опрацювання облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).
В яких випадках доречно використовувати бухгалтерську довідку?
У коментованому листі Мінфін наводить лише два приклади.
Приклад 1 коли підприємство здійснило господарську операцію за участю контрагента, але не отримало вчасно первинні документи.
У такому разі, вважає Мінфін (і це стала позиція, якій уже не один рік), якщо правилами документообігу підприємства передбачено можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ, складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.
У місяці надходження від контрагента первинного документа щодо господарської операції, інформація про яку в минулих звітних періодах була перенесена до регістрів бухгалтерського обліку згідно з внутрішнім первинним документом, до регістрів бухгалтерського обліку за звітний період переносять інформацію про таку господарську операцію. При цьому її обсяг (за потреби) зазначають шляхом коригування на суму різниці між оцінкою такої господарської операції за внутрішнім первинним документом та первинним документом, отриманим від контрагента.
Ось роль такого внутрішнього документа і може відігравати бухгалтерська довідка. А може — й акт або документ з іншою назвою. Адже це залишається на розсуд керівництва підприємства. Проте, позаяк потреба в такому документі може виникнути терміново, радимо розробити/затвердити цю форму і зазначити саме її для цих випадків у правилах внутрішнього документообігу. Так, такі правила на підприємстві варто мати завжди.
Приклад 2 виправлення помилок у бухобліку
Водночас бухгалтерську довідку застосовують для виправлення помилок у регістрах бухгалтерського обліку. Чомусь Мінфін говорить лише про один метод виправлення — і це метод сторно!
Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, до якої помилку (суму, кореспонденцію рахунків) вносять червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або зі знаком «мінус», а виправлення (суму, кореспонденцію рахунків) — чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до регістру бухгалтерського обліку у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображається правильна сума і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку.
Довідка має наводити причину помилки, посилання на документи та регістри бухгалтерського обліку, в яких припустилися помилки, і підписується працівником, який склав довідку, та після її перевірки — головним бухгалтером.
І нагадаємо, що з 9 березня 2023 року діють зміни до порядку складання первинних документів. Докладний аналіз цих змін ми навели в «ДК» №11/2023.
Зокрема, зміни було внесено і до порядку виправлення помилок у первинних документах. Нагадаємо їх.
Мінфін прописав окремо правила для виправлень у паперових та в електронних первинних документах.
Для паперових документів тепер є три варіанти виправлень:
— способом «червоного сторно»,
— або способом додаткових бухгалтерських проведень,
— або коректурним способом.
Для е-документів варіантів лише два: способом сторно або способом додаткових бухгалтерських проведень.
Що передбачає кожен із варіантів, — з’ясуємо докладно.
Спосіб «червоного сторно»: виправлення здійснюють шляхом внесення неправильного запису (кореспонденції рахунків чи суми) червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо, що означає від’ємні числа, які в підсумку вираховуються. Водночас під записом червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору роблять другий запис із зазначенням правильної кореспонденції рахунків чи суми.
Спосіб додаткових бухгалтерських проведень: виправлення здійснюють шляхом внесення додаткової кореспонденції рахунків на суму, яка є різницею між правильною та відображеною в цих регістрах.
Коректурний спосіб: виправлення здійснюють шляхом закреслення неправильного тексту або цифри і над закресленим пишуть правильний текст або цифри. Закреслення роблять однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
Зрозуміло, що закреслення тексту можна використовувати лише для паперових документів. А як застосовувати інші два методи для е-документів? Про це в оновленому розділі Положення №88 не кажуть. Лише зазначено, що у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, складених в електронній формі, під час виправлення помилок має бути збережена інформація, яка виправляється, та міститися відомості про дату виправлення, посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які склали виправлений електронний документ.
То як же зробити це виправлення? Спробуємо здогадатися — для цього потрібно скласти бухгалтерську довідку.
Так, в описі методу «червоного сторно» зазначено: цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, до якої помилку (суму, кореспонденцію рахунків) вносять червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або зі знаком «мінус», а виправлення (суму, кореспонденцію рахунків) — чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до регістру бухгалтерського обліку в місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображаються правильна сума і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку. Довідка має наводити причину помилки, посилання на документи та регістри бухгалтерського обліку, в яких припустилися помилки, і підписується працівником, який склав довідку, та після її перевірки — головним бухгалтером.
Зрозуміло, що колір чорнил для е-документа не має жодного значення. Тож метод сторно для них передбачає складання е-довідки, в якій є, як мінімум, два рядки:
1) спочатку неправильну інформацію відображають зі знаком «мінус»,
2) а відтак із додатним значенням наводять правильну інформацію про господарську операцію.
Аналогічно, на наш погляд, треба скласти бухгалтерську довідку і для методу додаткових бухгалтерських проведень. Але розгорнуто коригувати операцію в такому разі не треба — коригуюче проведення роблять на різницю між неправильною та правильною інформацією.
Зразок
І який метод використовувати для яких помилок, це теж має вирішувати саме підприємство. Хоча у змінах також зазначено, що метод сторно призначено для виправлень помилок у первинних документах за минулий звітний період.
Тут є лише одне чималеньке «але». Крім порядку виправлень у бухгалтерських первинних документів, є ще й порядок виправлень помилок у фінансовій звітності (НП(С)БО 6).
Так, звітним періодом вважається календарний рік — це випливає з п. 1 розділу ІІ НП(С)БО 1 і чітко зазначено у ст. 13 Закону про бухоблік. Отже, коли ми говоримо про виправлення помилок за минулий звітний період, ми маємо на увазі помилки минулих років.
А згідно з п. 4 НП(С)БО 6 виправляють помилки, допущені під час складання фінансових звітів у попередніх роках, шляхом коригування сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного року, якщо такі помилки впливають на величину нерозподіленого прибутку (непокритого збитку).
І тільки якщо помилка не вплинула на сальдо рахунку 44, дозволяється повторне відображення відповідної порівняльної інформації у фінансовій звітності.
Це означає, щодо 9 березня, виправляючи помилки у витратах або доходах за минулі роки, ми робили виправлення шляхом коригування рахунку 44.
Тобто у випадку, який наведено у зразку, проведення було б лише одне: Д-т 131 К-т 44 на суму різниці 10 000 грн. Отже, метод сторно для цього випадку — не застосовувався. Натомість такий метод (сторно) застосовувався для виправлення помилок протягом одного звітного року.
А після 9 березня виходить, що бухгалтерська довідка — це одне, вона виправить ситуацію в первинному документі і в бухобліку. А от виправлення у фінзвітності — це інше, і правила, встановлені НП(С)БО 6 для складання бухдовідки, вже не застосовуються.
Нормативна база
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Наказ №356 — Наказ Мінфіну від 29.12.2000 №356 «Про затвердження Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку» (у редакції наказу Мінфіну від 21.07.2021 №408).
- Наказ №755 — Наказ Мінфіну від 08.09.2017 №755 «Про затвердження типових форм меморіальних ордерів, інших облікових регістрів суб’єктів державного сектору та порядку їх складання».
- Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88.
- НП(С)БО 1 — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності», затверджене наказом Мінфіну від 07.02.2013 №73.
- НП(С)БО 6 — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах», затверджене наказом Мінфіну від 28.05.1999 №137.