Для правомірного використання власного автомобіля працівника у відрядженні (тобто в діяльності підприємства) підприємство має укласти з працівником один із таких договорів: оренди автомобіля; позички автомобіля; використання авто з компенсацією.
Але суть питання не в оформленні договорів, а власне у списанні пального, виданого підприємством за допомогою паливної картки, на таке відрядження.
Тож списання палива за паливними картками залежить від того, чи уклали на підприємстві один із зазначених вище договорів, чи ні.
Якщо договір укладено
Якщо один із вищезазначених договорів уклали, то в разі безкоштовної передачі картки на бензин працівникові використане пальне списуватимуть, як і в разі використання службового автомобіля, бо простежується використання автомобіля в межах діяльності підприємства.
Тобто вартість використаного пального списуватимуть на витратні рахунки залежно від мети використання автомобіля — 23, 91, 92, 93, 94 проведенням: Д-т 23, 92-94 К-т 203.
Проте, крім договору для списання палива за картками, працівник після повернення з відрядження також надає підтвердні документи (подорожні листи (підтверджують кількість витраченого пального за спідометром)), чеки термінала та РРО про заправку картками).
Якщо договору не укладено
Якщо договору з працівником про використання його власного автомобіля під час відрядження не укладено і вартість придбаного за допомогою паливної картки бензину він підприємству не компенсує, то в працівника виникає додаткове благо у вигляді безоплатно отриманих товарів (у нашому випадку — пального) на підставі пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ в розмірі вартості використаного пального з відображенням у додатку 4ДФ об’єднаної звітності за ознакою доходу «126».
ПДФО розраховують з урахуванням натурального коефіцієнта 1,219512) за ставкою 18%. Військовий збір справляють без урахування коефіцієнта за ставкою 1,5%.
В обліку це відобразять так, як показано в таблиці.
Відображення в обліку підприємства передачі паливних карток працівникові для використання у відрядженні його власним автомобілем
| № з/п |
Господарська операція | Бухгалтерський облік | |
| Д-т | К-т | ||
| Якщо використання автомобіля працівника для потреб підприємства оформлено договором | |||
| 1. | Передано працівникові паливну картку | 203* | 203* |
| 2. | Списано використане пальне (на підставі подорожних листів або актів на списання) | 23, 92, 93, 94 | 203 |
| Якщо використання автомобіля працівника для потреб підприємства не оформлено договором | |||
| 1. | Нараховано додаткове благо на вартість пального | 949 | 661 |
| 2. | Списано використане працівником пальне (на підставі фіскальних чеків, відомостей про заправляння автомобіля на АЗС) | 661 | 203 |
| 3. | Утримано із зарплати ПДФО та ВЗ із вартості пального | 661 | 641/ПДФО, 642 |
| 4. | Перераховано утриманий ПДФО та ВЗ до бюджету | 641/ПДФО, 642 | 311 |
| * За потреби можна виокремити субрахунки, наприклад: Д-т 203/працівник К-т 203/під-во | |||