Про те, як зберігати контрольну стрічку РРО в електронній формі (КСЕФ), суб'єкти господарювання вже переважно знають. А от чи можна знімати з неї резервні копії? Як їх зберігати? Чи матимуть такі копії доказову силу в разі перевірки? ДПСУ спробувала відповісти на ці запитання в IПК від 04.08.2020 р. №3180/IПК/99-00-07-05-01-06 (див. «ДК» №33-34/2020), та запитання залишилися.
Чи КСЕФ — електронний документ?
Відповідь на це запитання дозволить нам з'ясувати, чи поширюються на КСЕФ положення Закону про електронні документи. Адже ДПСУ в коментованій IПК цей закон чомусь цілковито ігнорує.
Частина 1 ст. 6 Закону про електронні документи говорить, що для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. З цього можна зробити висновок, що електронний підпис не є неодмінним атрибутом електронного документа. А положення частини 2 ст. 6 Закону про електронні документи (що накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа) можна трактувати як вказівку на те, на якому етапі накладається електронний підпис, а не на обов'язковість цієї операції.
Однак податківці так не вважають і в численних роз'ясненнях зазначають, що електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа. I в цьому з ними варто погодитись, адже електронний документ без електронного підпису — не документ, а так, анонімка якась невідомого походження.
КСЕФ і електронний підпис
Вимоги №1057, на які посилаються податківці в коментованій IПК, нічого не говорять про електронний підпис.
По суті, єдиний нормативний документ у сфері застосування РРО, де прямо сказано і про електронні підписи, і про дотримання норм Закону про електронні документи, — це Вимоги щодо забезпечення виконання фіскальних функцій програмними реєстраторами розрахункових операцій для різних сфер застосування, затверджені постановою КМУ від 18.02.2002 р. №199. Апаратних РРО цей документ не стосується.
То як же зберігати КСЕФ?
Природно, на носії КСЕФ. А носій КСЕФ є функціональною частиною РРО.
Контрольна стрічка й електронний документ
Контрольна стрічка — копії розрахункових документів, послідовно сформованих реєстратором розрахункових операцій, що надруковані або створені в електронній формі таким реєстратором, а також копії фіскальних звітних чеків у разі створення контрольної стрічки в електронній формі.
Контрольна стрічка в електронній формі (далі — КСЕФ) — копії розрахункових документів, а також копії фіскальних звітних чеків, послідовно сформованих РРО, що створені в електронній формі таким реєстратором, які зберігаються на носії контрольної стрічки у формі пакетів даних.
Носій контрольної стрічки в електронній формі — функціональна частина РРО з контрольною стрічкою в електронній формі, яка призначена для зберігання створених цим РРО пакетів даних.
Пункт 1.2 розділу I Вимог №1057
Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.
Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.
Це питання дуже хвилювало суб'єктів господарювання, адже якщо контрольну стрічку не надруковано або не створено в електронній формі, до СГ застосовуються фінансові санкції за п. 5 ст. 17 Закону про РРО у розмірі 30 н. м. д. г. (510 грн). Можливо, хтось пам'ятає втричі меншу цифру, але так було до внесення змін до Закону про РРО Законом від 20.09.2019 р. №128-IХ.
Добра новина тут полягає в тому, що РРО, які створюють КСЕФ, самі її і зберігають.
Однак зберігати її треба не менше трьох років: так вимагає п. 10 ст. 3 Закону про РРО. А що як РРО з носієм КСЕФ вийде з ладу? Доведеться платити 510 гривень штрафу?
Ні, не доведеться, і про це казали самі ж податківці в IПК ДФСУ від 12.12.2017 р. №2962/6/99-99-14-05-01-15/IПК: «...відповідальності за невідновлення електронної контрольної стрічки... не передбачено».
Але чужа IПК трирічної давності не гріє душу, тож автор запиту на коментовану IПК поцікавився, чи можна створювати резервні копії КСЕФ, які б розміщувалися не на носії — функціональній частині РРО, та чи можуть такі копії надаватися під час перевірок.
I відповідь ДПСУ виявилася дуже лояльною: так, можна.
«У не заборонений законом спосіб»
I отут постає запитання. «Не заборонений законом» — це який?
Свій варіант відповіді на це запитання відразу ж дають автори коментованої IПК: «Вимог до носіїв для зберігання зазначеної інформації [Закон про РРО та Вимоги №1057] не містять».
Ну, скажімо, Вимоги №1057 — це не закон. Крім того, теза про «не заборонений законом спосіб» у цій IПК — це трохи самодіяльність податківців, адже в нормативних актах про це не йдеться. I все-таки це твердження небезпідставне, адже суб'єкт господарювання у своїй діяльності керується принципом диспозитивності — дозволено все, що не заборонено законом.
А Закон про РРО прямих заборон на форму зберігання копій КСЕФ не встановлює.
Ура, пишемо КСЕФ на флешку!
Не поспішайте. Так, ця IПК лояльна, але вона надана конкретному підприємству — небанківській фінустанові, яка приймає готівку для подальшого переказу. Невідомо, чи в іншій ситуації податківці будуть такими самими лояльними.
I це ще не все.
Ваш РРО справді дозволяє скидати копію КСЕФ на флешку? Якщо так, — дивно, конструкція РРО не мала би цього передбачати. А самостійно вносити до конструкції РРО зміну, яка б таке дозволяла, — оце вже якраз законом заборонено.
Але гаразд, уявімо, що ви маєте флешку чи інший окремий від РРО носій із копією КСЕФ. Як ви будете доводити, що файл на флешці — це і є точна копія КСЕФ? Ось тут податківці й згадають про Закон про електронні документи та вимоги до їх зберігання, встановлені його статтею 13. Де, серед іншого, сказано, що в разі неможливості виконати ці вимоги електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері.
Ще є можливість передавати копію КСЕФ у хмарний сервіс, — але й тут відновити інформацію без звертання до ЦСО не вдасться.
I, до речі, щоденна передача Z-звітів на фіскальний сервер не є їх зберіганням — про це податківці казали в IПК ДФСУ від 05.08.2019 р. №3643/6/99-99-14-05-01-15/IПК.
Отож, по суті, єдиний на сьогодні реальний спосіб зберігати копії контрольної стрічки або відновити її в разі втрати оригіналу — це роздрукувати копію звітного фіскального чека та підклеїти її до відповідного розділу КОРО, про що чесно говорять податківці у відповіді на останнє запитання в коментованій IПК.
Нормативна база
- Закон про електронні документи — Закон України від 22.05.2003 р. №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».
- Закон про РРО — Закон України від 06.07.95 р. №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».
- Вимоги №1057 — Вимоги щодо створення контрольної стрічки в електронній формі у реєстраторах розрахункових операцій та модемів для передачі даних, затверджені наказом Мінфіну від 08.10.2012 р. №1057.
- Порядок №547 — Порядок реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затверджений наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. №547.
Андрій ПОРИТКО, головний редактор