На підприємстві (юрособа, платник ЄП), де 8 працівників, є посада старшого бухгалтера. Звітність формує бухгалтер і підписує за допомогою ЕЦП директора. Чи потрібно ЕЦП для старшого бухгалтера? Чи може формувати звітність бухгалтер, а бути відповідальним за ведення бухобліку директор? Як це оформити?
ДФС у ЗІР, підкатегорія 135.03, нагадує, що відповідно до ст. 8 Закону про бухоблік бухгалтерський облік на підприємстві ведеться безперервно з дня реєстрації підприємства до його ліквідації.
Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно з дотриманням вимог Закону про бухоблік обирає форми його організації, зокрема введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером, чи веде бухоблік та складає звітність безпосередньо власник чи керівник підприємства.
Отже, за відсутності на підприємстві головного бухгалтера при складанні звітності можливе накладання ЕЦП безпосередньо власником чи керівником підприємства. Для цього до контролюючого органу подається заява за ф. №1-ОПП або №1-РПП (додатки 5 або 6 до Порядку №1588) з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» з відомостями про керівника підприємства (п. 66.4 ПКУ та п. 9.3 розд. IX Порядку №1588).
Щоб надати право підпису електронних документів особам, яким делеговано право підпису, платник надсилає до контролюючого органу повідомлення про надання інформації щодо ЕЦП в електронному вигляді за ідентифікатором форми J(F)1391103 (додаток 2 до Порядку №557). Згідно з п. 11 розділу ІІІ Порядку №557, для надання права підпису електронних документів (крім заяви про приєднання до договору) іншим особам, яким делеговано право підпису, платник повідомляє орган ДФС про таких осіб, надсилаючи повідомлення в електронному вигляді за встановленою формою.
Відповідно до п. 66.4 ПКУ та п. 9.3 розд. IX Порядку №1588, платники податків — юридичні особи та їхні відокремлені підрозділи зобов'язані подати контролюючому органу відомості стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи, її відокремлених підрозділів, у 10-денний строк з дня взяття на облік чи виникнення змін у облікових даних платників податків шляхом подання заяви за ф. №1-ОПП або №1-РПП із позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку». При цьому заповнюються розділи 1, 2, 4 та 10 заяви за ф. №1-ОПП, а інформація про засновників не подається.
Крім того, платники податків можуть подати заяву за ф. №1-ОПП або №1-РПП із позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» засобами електронного зв'язку в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством.
Платник створює електронні документи у строки та відповідно до порядку, що визначені законодавством для відповідних документів в електронному та паперовому вигляді, із зазначенням всіх обов'язкових реквізитів та з використанням ЕЦП.
Створення електронного документа завершується накладанням на нього ЕЦП підписувача (підписувачів), електронної печатки (за наявності), як передбачено для аналогічного документа в паперовому вигляді.
Із зазначеного вище можна дійти висновку, що у разі якщо у штатному розписі підприємства передбачено посаду бухгалтера і наказом керівника на неї делеговано право ведення бухгалтерського обліку та складання і подання податкової звітності, то такій посадовій особі необхідно одержати в акредитованих центрах сертифікації ключів ЕЦП і подати до органу ДФС за місцем реєстрації посилені сертифікати ЕЦП цієї особи (абз. 10 п. 10 Порядку №1246).
Зазначимо, що згідно з абзацом 2 пп. 48.5.1 ПКУ достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність в електронному документі ЕЦП (КЕП) платника податку. Тому за відсутності на підприємстві посади головного бухгалтера подають посилені сертифікати відкритих ключів шляхом надсилання повідомлення на всіх відповідальних осіб платника податків, які мають право відповідного підпису. Аналогічна думка з цього питання міститься в ІПК ГУ ДПС у Дніпропетровській області від 05.11.2019 р. №1191/ІПК/04-36-04-01-16.
Нормативна база
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Порядок №557 — Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами, затверджений наказом Мінфіну від 06.06.2017 р. №557.
- Порядок №1246 — Порядок ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затверджений постановою КМУ від 29.12.2010 р. №1246.
- Порядок №1588 — Порядок обліку платників податків і зборів, затверджений наказом Мінфіну від 09.12.2011 р. №1588.
Світлана ЩЕРБИНА, «Дебет-Кредит»