Підприємство (платник податку на прибуток і ПДВ) придбаває спеціальні безконтактні картки для проходження через пункти пропуску офісного центру, які використовуються співробітниками підприємства, а також особами, які орендують робочі місця за договором коворкінгу. На якому рахунку та за якою вартістю обліковувати картки?
Документальне оформлення
Безконтактні картки — найбільш перспективний і вживаний тип карток-перепусток. Фактично — це замінник ключів від дверей, відносно невелика ціна дозволяє використовувати такі картки підприємствам з великою кількістю працівників, орендарів та гостей офісу.
Проте для початку рекомендуємо видати наказ по підприємству про прийняття рішення використовувати безконтактні картки.
У наказі про застосування карток-ключів слід зазначити:
— порядок видачі з уточненням, що картки-ключі не переходять у власність працівників та орендарів, а залишаються у власності підприємства (уточнити періодичність, строк служби тощо);
— порядок повернення та відшкодування компенсації за картки у разі неповернення;
— відповідальних осіб за придбання, зберігання, видачу. Як правило, такі картки-ключі закріплюються за конкретною особою, а далі для обліку руху карток на підприємстві (враховуючи договори коворкінгу) можна вести журнал обліку руху таких карток, який складається у довільній формі.
У документах потрібно уточнити, на яких умовах працівники та орендарі отримують картки: чи вони видаються у безоплатне користування з обов'язковою умовою повернення, чи передаються у власність фізособам. Ця інформація допоможе бухгалтеру зрозуміти, як оподатковується така операція.
Бухгалтерський облік
Для потреб бухобліку картки-ключі можна віднести до інших запасів, адже вони призначені для адміністративних потреб, надання послуг оренди (якщо картки-ключі видаються орендарям) тощо.
Для оформлення руху запасів використовують первинні документи, які призначені для контролю за рухом запасів (аналітичний облік) та в яких відображено одиницю виміру, кількість, вартість.
У більшості випадків картки будуть відображатись на рахунку 22 «Малоцінні і швидкозношувані предмети». Цей рахунок призначено для обліку й узагальнення інформації про наявність та рух малоцінних та швидкозношуваних предметів, що належать підприємству та перебувають у складі запасів. До малоцінних та швидкозношуваних предметів належать предмети, що використовуються протягом не більше одного року або нормального операційного циклу, якщо він довший за один рік. Приймання та вибуття (списання) карток здійснюється на підставі первинних документів (накладна від постачальника, акт приймання-передачі, акт списання тощо).
Після передачі МШП в експлуатацію їх списують з балансу з подальшою організацією оперативного кількісного обліку за місцями експлуатації та відповідальними особами протягом строку використання. Отже, у періоді використання таких карток їх списують на витрати. Враховуючи, що картки видають для працівників та орендарів офісу, списання відобразиться за дебетом рахунку 92.
Витрати відображають у складі витрат того звітного періоду, в якому вони були здійснені згідно з п. 7 П(С)БО 16.
Якщо МШП (безконтактні картки) придатні для подальшого використання, їх повертають з експлуатації на склад. При цьому їх треба знову оприбуткувати, в обліку це відобразиться за кредитом субрахунку 719.
Як виняток, якщо строк служби картки-ключа — понад 1 рік, а вартість відповідає встановленому підприємством вартісному критерію для МНМА, картки будуть зараховані на субрахунок 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи».
Картки, найімовірніше, придбані за плату, тому оприбутковуються за первісною вартістю, яка складається з витрат, що виникли у зв'язку з їх придбанням, зокрема:
— ціна придбання за мінусом знижок відповідно до договору з постачальником (продавцем) та непрямих податків, крім випадків, якщо податки не відшкодовуються підприємству;
— інші витрати, які безпосередньо пов'язані з придбанням запасів і доведенням їх до стану, в якому вони придатні для використання із запланованою метою.
Первісною вартістю запасів, що виготовляються власними силами підприємства, визнається їхня виробнича собівартість. Формується виробнича собівартість таких запасів за нормами П(С)БО 16.
Первісною вартістю запасів, одержаних підприємством безоплатно, визнається їх справедлива вартість (сума, за якою може бути здійснений обмін активу або сплата зобов'язання внаслідок операції між обізнаними, зацікавленими та незалежними сторонами) з урахуванням фактично понесених витрат, наприклад, на доставку або інші витрати, пов'язані з придбанням запасів. Якщо картки отримано безоплатно, то в обліку підприємства слід відобразити проведення: Д-т 22 К-т 718, а вже згодом списання відобразиться на відповідному витратному рахунку.
Видаються картки працівникам безоплатно, залишаючись при цьому власністю підприємства. Тож при звільненні працівника така картка підлягає обов'язковому поверненню.
Податковий облік
У бухгалтера може виникнути запитання: чи немає тут ризику визнання доходу працівників у вигляді додаткового блага?
За визначенням терміна «додаткове благо», наведеним у пп. 14.1.47 ПКУ, це, зокрема, матеріальні цінності, інші види доходу, що надаються платнику податку податковим агентом, якщо такий дохід не є заробітною платою та не пов'язаний з виконанням обов'язків трудового найму. А в наведеному випадку видача карток-ключів — це обов'язок підприємства щодо забезпечення обмеженого доступу фізосіб на його територію. Тому такі картки не розглядаються як дохід працівників, а підприємство не виконує функцій податкового агента, відповідно, не утримує ПДФО та військовий збір.
Видача карток працівникам не належить до заробітної плати, а отже, ЄСВ також не нараховується.
А от якщо картки не повертаються працівником при звільненні, то є всі підстави включити їх до загального місячного оподатковуваного доходу працівника. Дохід надається у негрошовій формі, тому сума податку обчислюється за правилами, визначеними п. 164.5 ПКУ (база для ПДФО збільшується на коефіцієнт, база для військового збору на такий коефіцієнт не збільшується). У податковому розрахунку за формою №1ДФ нарахований дохід у вигляді додаткового блага треба показати з ознакою доходу «126» (або «127», як інші доходи згідно з пп. 164.2.20 ПКУ).
Якщо під час видачі працівникам карток податкові зобов'язання з ПДВ не нараховувалися (зрозуміло, якщо картки придбано з ПДВ), адже право власності на майно залишалось у роботодавця, і така операція здійснювалась у межах господарської діяльності, то у разі неповернення ситуація кардинально інша. Така операція згідно з пп. 14.1.191 ПКУ є постачанням товарів і, як наслідок, вимагає нарахувати податкові зобов'язання з ПДВ. Відповідно до п. 188.1 ПКУ і враховуючи абз. 2 цього пункту, база оподаткування не може бути нижчою від ціни придбання. Платник ПДВ складає та реєструє в ЄРПН дві податкові накладні, особливості складання яких наводяться у п. 8, 15, 16 Порядку №1307, та визначає базу оподаткування з вартості придбання карток у постачальника.
Якщо підприємство є платником податку на прибуток і застосовує різниці для визначення об'єкта оподаткування, жодних податкових різниць не виникає. При передачі карток у використання все відобразиться за правилами бухобліку.
Олена ВОДОП'ЯНОВА, «Дебет-Кредит»