Здавалось би, повідомлення про прийняття працівника на роботу — надзвичайно простий документ. Проте на практиці і досі виникають запитання. Пропонуємо пригадати основні правила та порядок подання уточнень.
Хто за що відповідає
Нагляд і контроль за додержанням законодавства про працю згідно зі ст. 259 КЗпП здійснює Держпраці. За порушення законодавства про працю юридичні та фізичні особи — підприємці, які використовують найману працю, несуть фінансову відповідальність, передбачену ст. 265 КЗпП. Штрафи, визначені у ст. 265 КЗпП, є фінансовими санкціями і не належать до адміністративно-господарських санкцій, визначених гл. 27 ГКУ, та накладаються уповноваженим органом з реалізації державної політики з питань державного нагляду та контролю за дотриманням законодавства про працю та про зайнятість населення — Держпраці.
Відповідальність у випадку фактичного допуску працівника до роботи без оформлення трудового договору встановлено ст. 265 КЗпП та ст. 41 КУпАП.
На вимогу ч. 3 ст. 24 КЗпП було розроблено документ, яким, властиво, і повідомляється, що роботодавець уклав трудовий договір з працівником.
Що вимагає КЗпП
Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.
Частина 3 ст. 24 КЗпП
Форма такого документа затверджена Постановою №413 і має назву «Повідомлення про прийняття працівника на роботу» (далі — повідомлення).
Отже, нагляд і контроль за додержанням законодавства про працю здійснює Держпраці, а повідомлення від суб'єктів господарювання — роботодавців приймає ДФСУ1.
1 Податківці не регулюють питання трудових відносин, установлених ст. 24 КЗпП, — це належить до компетенції Мінсоцполітики та Держпраці.
Кому подавати
Обов'язок подання повідомлення поширюється виключно на трудові відносини, коли з працівником укладається трудовий договір. Зокрема, на трудові відносини із нерезидентами.
Повідомлення не надається, якщо:
— власник виконує функції з управління підприємством;
— з фізособою укладається договір цивільно-правового характеру;
— стажист навчається у роботодавця на підставі договору про стажування, який є різновидом договору цивільно-правового характеру;
— фізособа працює на громадських засадах;
Зверніть увагу!
Визначення терміна «робота на громадських засадах» у законодавстві немає, але за деякими ознаками можна дійти висновку, що йдеться про неоплачувану роботу фізособи, яка виконує її у вільний від основної роботи час та без оформлення трудового договору. Тож тут слід бути обережним. Ознаки роботи на громадських засадах наведено в статті О. Золотухіна «Оформлення трудових відносин з головою правління» у «Віснику» №29-30/2014.
— працівника поновлено на попередній роботі за судовим рішенням;
— працівник виходить із відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та відпустки без збереження заробітної плати, бо на період відпустки дія трудового договору не припиняється.
Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору та повідомлення про його прийняття на роботу.
Зверніть увагу: якщо, наприклад, працівник тимчасово суміщає посади на одному підприємстві (в одного роботодавця-підприємця), то це підприємство є основним місцем роботи. У цьому разі роботодавцю не потрібно подавати повідомлення на такого працівника.
Проте про оформлення працівника за сумісництвом (у тому числі внутрішнім) слід подати повідомлення (з деякими відмінностями у заповненні, про що далі). Адже у цьому разі треба укласти ще один трудовий договір про те, що працівник працює на іншій посаді за сумісництвом.
Також якщо приймається працівник із випробним строком (така умова зазначається у наказі про прийняття на роботу), повідомлення слід подавати, адже згідно зі ст. 26 КЗпП трудовий договір укладається в будь-якому разі.
Повідомлення має бути подано, і якщо укладено строковий договір.
Отже, загальне правило — повідомлення про прийняття працівника на роботу подають у кожному випадку укладення трудового договору!
Коли і куди подавати
Під час оформлення нового працівника на роботу (або при укладанні трудового договору із сумісником) роботодавцю необхідно:
— укласти трудовий договір;
— оформити наказ (розпорядження) щодо прийняття працівника на роботу;
— до початку роботи працівника подати повідомлення.
Повідомлення подається до територіальних органів ДФС за місцем обліку як платника ЄСВ (місцезнаходженням (для юридичної особи) та місцем реєстрації місця проживання або місцем фактичного проживання (для фізичної особи). Нагадаємо: взяття на облік юросіб (їх відокремлених підрозділів) та фізосіб-підприємців здійснюється ДФС за їх місцезнаходженням чи місцем проживання на підставі відомостей з реєстраційної картки, наданих державним реєстратором. Перевірити місце обліку як платника ЄСВ можна у виписці з Єдиного державного реєстру. До речі, якщо протягом року змінювалось місцезнаходження, то повідомлення слід подати за новим місцем обліку.
Подається документ в один із таких способів:
— засобами електронного зв'язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу та електронного підпису;
Якщо повідомлення подається в електронному вигляді
ДФС розроблено спеціалізоване клієнтське програмне забезпечення для формування та подання звітності до «Єдиного вікна подання електронної звітності», яке розповсюджується на безоплатній основі і розміщене в розділі «Платникам податків про електронну звітність».
— на паперових носіях разом з копією в електронній формі;
— на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж із п'ятьма особами. Як повідомляється у листі ДФСУ від 05.10.2015 р. №21095/6/99-99-17-03-03-15, таке право виникає, коли у повідомленні заповнюють рядки не більше ніж на п'ять прийнятих осіб, незалежно від кількості найманих працівників, що вже працюють на підприємстві.
А от подання повідомлення поштою, на жаль, не передбачено (додатково див. лист Мінсоцполітики України від 19.08.2015 р. №1069/13/84-15, «ДК» №40/2015, коментар «ДК»).
Як заповнити
Працівник не може бути допущений до роботи без подання повідомлення до ДФС. У формі документа, а саме у графах 7, 8 та 9, зазначають інформацію про номер, дату видання наказу та дату початку роботи, а у полі 10 проставляють дату формування повідомлення. Тож повідомлення про прийняття на роботу є частиною укладання трудового договору. Документ можна подати у день прийняття працівника на роботу (день видання наказу), за умови що до роботи працівник ще не став.
Формат дати у повідомленні
Зазначені графи на паперових носіях та в електронній формі заповнюють у форматі «ддммрррр», де:
— «дд» — двозначне число, що означає календарний день у місяці;
— «мм» — двозначне число, що означає місяць року;
— «рррр» — чотири цифри числа року.
Так, зокрема, дата «3 серпня 2015 року» в гр. 8 та гр. 9 повідомлення заповнюється як «03082015».
ЗIР, підкатегорія 301.06.01
Iнформація, що міститься у повідомленні, вноситься до реєстру страхувальників та реєстру застрахованих осіб відповідно до Закону про ЄСВ.
Виходячи з того що цей документ подається власником підприємства, на практиці виникає запитання: як подати документ новоствореному підприємству?
У листі Мінсоцполітики від 18.09.2015 р. №14209/0/14-15/13 повідомляється, що у випадку прийняття керівника на новостворене підприємство повідомлення про прийняття працівника на роботу має бути підписано особою, визначеною внутрішніми документами підприємства або установчими документами. Деякі сміливі фахівці вважають, що в такій ситуації повідомити ДФС немає фактичної можливості.
У випадку подання повідомлення на сумісника у графі 4 потрібно зазначити категорію особи, а саме код 2 — наймані працівники без трудової книжки. Адже на осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи. Пам'ятайте про внутрішнє сумісництво: у цьому разі без повідомлення також не обійтись!
У разі якщо роботодавець подав повідомлення, але працівник так і не почав виконувати обов'язки, роботодавець може подати повідомлення типу «скасовуюче» (лист Мінсоцполітики від 29.04.2016 р. №492/13/84-16). Але у цьому разі треба мати підтвердження, що працівник не працюватиме у цього роботодавця (наприклад, передумав). Адже самого лише факту неявки на роботу замало, тому що підстави можуть бути різні: хвороба, затримання фізособи органами поліції тощо.
Тому роботодавцю необхідно:
— скласти акт про відмову працівника стати до роботи;
— видати наказ про скасування наказу про прийняття на роботу;
— подати повідомлення типу «скасовуюче».
Отже, якщо працівник не повідомив про своє бажання відмовитися від роботи, трудові відносини не припиняються і повідомлення типу «скасовуюче» не подається.
Як виправити помилку
Цей документ містить тип повідомлення:
«початкове» — подання інформації про прийняття працівника на роботу;
«скасовуюче» — подається у разі допущення помилки роботодавцем та необхідності внесення змін до повідомлення про прийняття працівника на роботу.
У разі допущення помилки роботодавцем та необхідності внесення змін подається повідомлення типу «скасовуюче» з помилковими даними і одночасно повідомлення типу «початкове» з правильними даними.
Накладення штрафу за подання уточнюючої інформації про прийнятих працівників до фіскальних органів чинним законодавством не передбачено.
У помилковому повідомленні у полі 10 зазначено дату формування документа, тому стверджувати, що роботодавець не виконав свій обов'язок, доволі упереджено, з чим погоджуються і податківці.
Зверніть увагу!
Якщо у повідомленні допущено помилку, то подається нове повідомлення. Проте позаяк факт подання документа, як того вимагає КЗпП, є, то це не вважається порушенням строку подання повідомлення, тож підстав для штрафів не буде. До речі, строків виправлення помилки не встановлено.
Між іншим, ПФУ здійснює електронний обмін інформацією з органом Держпраці (п. 1 розділу IV Порядку №11-1), і про факт подання повідомлення буде відомо, навіть якщо таке повідомлення з помилкою.
А от якщо у Звіті з ЄСВ звітного місяця буде інформація про прийняття працівника на роботу (таблиці 5 та 6), проте не подано повідомлення до органу ДФС, — це є порушенням, і тут штрафу не уникнути.
У будь-якому випадку роботодавцю слід подати два повідомлення. Перше повідомлення буде скасовуючим з помилковими даними, тип якого «скасовуюче». Друге з правильними даними, тип якого буде «початкове». Саме таким шляхом є можливість внести уточнення до інформації документа.
Зокрема, у цьому разі можна виправити графу 9 — дата початку роботи (адже, як свідчить практика, саме тут доволі часто виникають помилки).
Приклад Працівника прийнято на роботу з 01.08.2019 р., про що зазначено у наказі по підприємству від 31.07.2019 р. №3107. Після реєстрації наказу з ним ознайомили працівника під підпис. Поряд з підписом на наказі працівник написав дату ознайомлення. Копію наказу передано до бухгалтерії для подання повідомлення про прийняття працівника на роботу.
Бухгалтерія подала документ 31.07.2019 р., про що свідчить поле 10. Проте в документі у графі 9 помилково зазначено дату початку роботи 31.07.2019 р.
Потрібно подати уточнення з виправленою інформацією у графі 9.
Повідомлення подано роботодавцем до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором — 31.07.2019 р. Тому незалежно від дати подання повідомлень із типом «скасовуюче» і другого з правильними даними, тип якого «початкове», порушення немає. Підстав для нарахування санкцій також немає.
А от якщо за даними наказу працівник став до роботи 31.07.2019 р., про що зазначено у звіті з ЄСВ (реквізити 11 та 16 таблиці 5 додатка 4, реквізит 11 таблиці 6), проте повідомлення подано пізніше, про що свідчить поле 10 у самому повідомленні, це є порушенням, і є підстави для нарахування штрафу.
Штраф за неподання
Вище ми зауважили, що подання повідомлення — це одна з вимог ст. 24 КЗпП, як наслідок, одна з умов оформлення на роботу. Відповідальність за неподання повідомлення аналогічна як за порушення законодавства про працю.
Фахівці Держпраці повідомляють:
— якщо є наказ про прийняття працівника на роботу, працівник поінформований про права, обов'язки, умови праці, ознайомлений з правилами внутрішнього трудового розпорядку, йому нараховується, виплачується заробітна плата, сплачуються внески, але роботодавець не подав повідомлення до ДФС, — вноситься припис;
— у разі невиконання вимог припису керівник несе адміністративну відповідальність, — складається протокол про адмінправопорушення за ч. 1 чи 2 ст. 41 КУпАП, який направляється на розгляд до суду, та протокол за ст. 188-6 КУпАП, який розглядається безпосередньо інспектором. Судом зазвичай виноситься штраф 510 — 1700 грн, інспектором — 850 — 1360 грн.
У разі невиконання вимог припису за неподання повідомлення до ДФС застосовуються санкції як за інші порушення законодавства про працю згідно з абз. 8 ч.2 ст. 265 КЗпП. Тоді штраф у розмірі 1 мінімальної заробітної плати — з 1 січня 2019 року це 4173 грн.
Нормативна база
- ГКУ — Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. №436-IV.
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. №8073-X.
- Закон про ЄСВ — Закон України від 08.07.2010 р. №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
- Постанова №413 — Постанова КМУ від 17.06.2015 р. №413 «Про порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу».
- Порядок №11-1 — Порядок обміну інформацією про відомості, що містять ознаки використання праці неоформлених працівників та порушень законодавства про працю, затверджений постановою правління ПФУ від 29.05.2017 р. №11-1.
Олена ВОДОП'ЯНОВА, «Дебет-Кредит»