Під час роботи з РРО можуть виникнути нештатні ситуації, наприклад відімкнення Iнтернету чи електроенергії, вихід самого РРО з ладу. Халепи трапляються і під час роздрукування Z-звіту: то стрічки не вистачить, то не всі реквізити роздруковуються… Як бути в таких ситуаціях, поговоримо у статті.
Забракло стрічки для друку Z-звіту
Така ситуація призведе до того, що роздрукованого Z-звіту не буде в наявності, адже другий раз роздрукувати Z-звіт або його копію немає можливості. На сьогодні штрафу за непідклеювання Z-звіту до КОРО вже немає у ст. 17 Закону про РРО. Натомість є штраф за неоприбуткування виручки, отриманої за відповідну зміну, — у п'ятикратному розмірі неоприбуткованої суми згідно з п. 1 Указу №436. А згідно з п. 1.2 Положення №637 оприбуткування готівки в цьому разі — це проведення підприємствами і підприємцями обліку готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень у книзі обліку розрахункових операцій (далі — книга ОРО).
Тож за таким Z-звітом треба зробити запис у книзі ОРО, який буде свідчити про оприбуткування готівки. Iнформацію про показники нероздрукованого Z-звіту можна отримати з фіскальної пам'яті РРО шляхом формування періодичного звіту, який дозволяє отримати підсумок даних фіскальної інформації за будь-який період, отриманий з фіскальної пам'яті РРО (п. 2, п. 18 Вимог №199). Потім слід записати отримані показники до книги ОРО, а також можна підклеїти в книгу цей звіт.
Отже, цю ситуацію виправити не можна, їй можна лише запобігти. Тому у кожного касира повинна бути звичка завжди перевіряти наявність достатнього розміру касової стрічки для повного роздрукування Z-звіту.
Такі ж самі наслідки має ситуація, коли у Z-звіті бракує обов'язкових даних (перелік наводиться у п. 17 Вимог №199), — вони не друкуються РРО. У цьому разі слід звернутися до сервісного центру за вирішенням цієї проблеми.
Відключення Iнтернету
Якщо з'єднання з Iнтернетом немає більше 72 годин і через це немає змоги передавати звіти до ДФСУ, проведення розрахунків доведеться зупинити, тому що робота РРО буде заблокована. Відповідно до пп. 3.1.2 Вимог №1057, відбувається блокування проведення розрахункових операцій у разі неможливості передачі контрольно-звітної інформації до сервера обробки інформації протягом 72 годин. Коли з'єднання з мережею відновиться і звітні дані будуть передані, РРО розблоковується. Зауважимо, що жодної необхідності в поданні паперової РРО-звітності про роботу в «проблемний» період не виникає, бо після відновлення нормальної роботи РРО звітні дані будуть передані до органів ДФС в електронному вигляді.
Якщо Iнтернету немає протягом 1 — 2 діб, причин для занепокоєння ще немає. У цей час можна проводити розрахункові операції у звичайному режимі та виконувати Z-звіти. Але до закінчення 72-ї години з моменту формування першого непереданого Z-звіту Iнтернет на торговій точці має з'явитися. На практиці можна також перемістити сам РРО до місця діючого підключення до Iнтернету та відправити Z-звіти, поки на торговій точці зв'язку з мережею немає.
Відключення електроенергії
При відімкненні електроенергії, якщо немає альтернативних її джерел (акумулятори для РРО, дизельні або бензинові генератори тощо), можна застосовувати розрахункові квитанції та книгу ОРО, але не більше 7 робочих днів (ст. 5 Закону про РРО). На такі випадки слід було завчасно зареєструвати розрахункову книжку відповідно до Порядку №547. Реєстраційна сторінка розрахункової книжки наведена у додатку 6 до Порядку №547, а форма самої розрахункової квитанції затверджена у додатку 3 до Положення про форму та зміст розрахункових документів, затвердженого наказом Мінфіну від 21.01.2016 р. №13.
Зауважимо, що для таких СГ, як АЗС, робота без електроенергії неможлива, тому що не працюватимуть паливороздавальні колонки. Тому їм немає практичного сенсу реєструвати розрахункові книжки.
Стосовно отримання довідок про відключення електроенергії податківці повідомляють, що порядок їх використання для підтвердження неоприбуткування готівкової виручки законодавством не передбачено — див. IПК від 10.10.2017 р. №2188/IПК/28-10-01-03-11. Також щодо дій СГ під час відімкнення електроенергії податківці писали у листі від 11.03.2014 р. №4479/6/99-99-18-03-01-15.
Після відновлення постачання електроенергії необхідно виконати низку дій, передбачених п. 10 гл. 4 розділу II Порядку №547 (про що — далі).
Якщо електроенергії немає більш ніж 7 р. д., треба припинити продаж товарів (надання послуг) за готівку до відновлення електропостачання. У цьому випадку продавати товари (надавати послуги) можна тільки за безготівковим розрахунком.
Порядок роботи при відімкненні електроенергії
Етап 1. Підготовка до здійснення розрахункових операцій за відсутності електроенергії.
1. Одразу після відімкнення електроенергії підрахувати суму виручки, що є у скриньці РРО.
2. Записати цю суму до корінця першої розрахункової квитанції з позначкою «Службове внесення».
3. Заповнити графи 1 — 5 розділу 3 книги ОРО «Облік розрахункових квитанцій»:
— графа 1 — номер першого на початок робочого дня фіскального чека;
— графа 2 — номер останнього фіскального чека, виконаного перед відімкненням електроенергії;
— графа 3 — номер РК, яка використовуватиметься в період відсутності електроенергії;
— графа 4 — дата і час початку використання РК;
— графа 5 — серія і номер першої розрахункової квитанції (у корінці цієї квитанції був зроблений запис «Службове внесення»).
Якщо електроенергії немає понад один робочий день, то в розділі 3 книги ОРО графи 1 і 2 заповнюються тільки в перший день роботи без РРО (у день відімкнення електроенергії), а графа 8 — в останній день використання РК. Графи 6 — 8 заповнюються до початку реєстрації розрахункових операцій за допомогою РРО після відновлення постачання електроенергії (IПК від 10.10.2017 р. №2188/IПК/28-10-01-03-11).
Етап 2. Оформлення розрахункових операцій при здійсненні розрахункових операцій.
Перед початком використання розрахункової книжки на її реєстраційній сторінці необхідно зазначити дату початку використання.
1. РК (корінець і відривна частина) заповнюється на кожну розрахункову операцію.
2. До розділу 2 книги ОРО вноситься інформація за кожен день розрахунків з використанням РК. При цьому в записах за перший день враховують інформацію про суми розрахунків, які були проведені з початку робочого дня до відключення електроенергії (на підставі контрольної стрічки РРО за цей день).
3. За кожен робочий день до розділу 3 книги ОРО вносять записи про реквізити розрахункових квитанцій до і після закінчення використання РК у межах робочого дня або зміни. Щодня заповнюють такі графи:
а) на початку зміни — графи 3 — 5: номер РК, що використовується, час і дата першої розрахункової квитанції, її серія і номер;
б) наприкінці зміни — графи 6 і 7: час і дата останньої виписаної за робочий день (зміну) РК, її серія і номер.
Етап 3. Дії після відновлення постачання електроенергії.
Провести через РРО суми розрахунків за час роботи до відключення електроенергії, якщо інформація про ці суми не збереглася в РРО (у разі обнулення оперативної пам'яті) — окремо за кожною ставкою ПДВ. Iнформація для цього береться на підставі контрольної стрічки. У разі потреби можна зробити «службове внесення» готівки, що зберігається на місці проведення розрахунків (розмінної монети).
Визначити суму розрахункових операцій, оформлених за допомогою РК, за корінцями розрахункових квитанцій.
Записати цю суму до корінця останньої розрахункової квитанції з позначкою «Службова видача» (сюди буде включена і та сума готівки, що була в скриньці РРО на момент відключення електроенергії, вона була внесена до першої РК на першому етапі).
Провести через РРО суму розрахункових операцій, які були оформлені розрахунковими квитанціями за період відключення електроенергії, за кожною ставкою ПДВ окремо.
З метою перевірки правильності внесених сум роздрукувати Х-звіт.
Роздрукувати Z-звіт і на його підставі заповнити розділ 2 КОРО. Якщо РРО не працював кілька днів, в розділі 2 КОРО зазначити, за які дати підсумовані дані у Z-звіті.
Заповнити графи 6 — 8 розділу 3 КОРО:
— графа 6 — дата і час закінчення використання РК;
— графа 7 — серія і номер останньої використаної розрахункової квитанції;
— графа 8 — номер Z-звіту, роздрукованого після введення РРО в дію.
Вихід РРО з ладу або пошкодження засобів контролю (пломб)
При виході з ладу РРО або при пошкодженні пломби СГ повинен повідомити про це сервісний центр — протягом робочого дня, коли було виявлено несправність РРО, письмово або засобами електронного зв'язку в довільній формі (п. 4 розділу III Порядку опломбування РРО). Також протягом двох робочих днів після дня виявлення несправностей чи пошкодження письмово або засобами електронного зв'язку в довільній формі повідомити про це контролюючий орган, у якому суб'єкт господарювання зареєстрований як платник податків.
При виході з ладу РРО можна здійснювати розрахунки двома способами.
Спосіб 1. Застосовувати книгу ОРО і РК.
Порядок проведення розрахунків з використанням книги ОРО і РК при виході з ладу РРО загалом такий, як і при відімкненні електроенергії, але має певні особливості.
Алгоритм дій при виході основного РРО з ладу
1. Повідомити сервісний центр про вихід з ладу РРО — у той же робочий день.
2. Заповнити графи 1 і 2 розділу 4 книги ОРО, яка зареєстрована на РРО, що вийшов з ладу. При звичайній роботі РРО цей розділ не заповнюється.
3. Визначити суму виручки, що є у скриньці РРО, який вийшов з ладу, і записати її до корінця першої розрахункової квитанції з позначкою «Службове внесення».
4. Заповнити графи 1 — 5 розділу 3 книги ОРО.
5. Проводити розрахункові операції за допомогою розрахункових квитанцій.
6. Щодня заповнювати розділи 2 і 3 книги ОРО так само, як при відімкненні електроенергії.
7. Разом з працівником сервісного центру заповнити розділ 4 книги ОРО.
8. Працівник ЦСО заповнює: графу 3 — причина несправності, графу 4 — дата і час відновлення роботи РРО, графу 5 — свій підпис та індивідуальне клеймо після передачі відремонтованого РРО.
9. Касир заповнює: графу 6 — як проводилися розрахунки в період ремонту РРО (за допомогою РК і КОРО або через резервний РРО); графу 7 — номер першого Z-звіту, виконаного після відновлення роботи відремонтованого РРО.
10. Якщо сталося обнулення оперативної пам'яті, провести через РРО суми розрахунків за час роботи до поломки РРО окремо за кожною ставкою ПДВ (на підставі контрольної стрічки). За потреби виконати операцію «службове внесення» готівки, що зберігається на місці проведення розрахунків (розмінної монети).
11. Визначити суму розрахунків, оформлених за допомогою РК, за корінцями розрахункових квитанцій.
12. Записати її до корінця останньої розрахункової квитанції з позначкою «Службова видача» (сюди буде включено і суму, що зберігалася в скриньці РРО на момент його поломки).
13. Провести через РРО суму розрахункових операцій, які були оформлені розрахунковими квитанціями за період ремонту РРО, за кожною ставкою ПДВ окремо. Щоб перевірити правильність введених сум, зробити Х-звіт.
14. Роздрукувати Z-звіт і на його підставі заповнити розділ 2 книги ОРО.
15. Якщо РРО не працював кілька днів, у розділі 2 книги ОРО слід зазначити, за які дати підсумовано дані в Z-звіті.
16. Заповнити графу 8 розділу 3 книги ОРО — номер Z-звіту.
Спосіб 2. Застосовувати резервний РРО і резервну книгу ОРО. Звісно, що вони мають бути належним чином зареєстровані та готові до роботи. Це зручно, бо не потребує застосування розрахункових квитанцій. Розрахункові операції реєструються у звичайному порядку через резервний РРО. Проте все-таки є особливості, а саме:
1. Після поломки РРО до початку розрахункових операцій слід підрахувати суму готівки, що зберігається в скриньці РРО (суму виручки, отриманої за день до поломки РРО і відображеної в контрольній стрічці, і суму розмінної монети).
2. Увімкнути резервний РРО.
3. Операцією «службове внесення» внести суму готівки, яка переноситься до скриньки резервного РРО зі скриньки РРО, що вийшов з ладу.
4. Розрахункові операції через резервний РРО проводяться у загальному порядку.
5. Після відновлення роботи основного РРО треба підрахувати суму готівки у скриньці резервного РРО і з використанням операції «службова видача» перенести її до скриньки відремонтованого РРО або до головної каси підприємства чи відокремленого підрозділу.
6. Роздрукувати Z-звіт на резервному РРО, на підставі якого заповнити розділ 2 резервної книги ОРО.
7. Якщо сталося обнулення оперативної пам'яті основного РРО, треба провести через нього суми розрахунків за час роботи до його поломки окремо за кожною ставкою ПДВ (на підставі контрольної стрічки). У разі потреби виконати операції «службове внесення» або «службова видача» (зокрема, на суму коштів, перенесених у день поломки до резервного РРО). Для контролю правильності внесених сум роздрукуйте Х-звіт.
8. Роздрукувати Z-звіт і відобразити його в розділі 2 книги ОРО, зареєстрованої на основний РРО.
9. Операцією «службове внесення» внести суму готівки, що переміщується зі скриньки резервного РРО до скриньки основного РРО.
10. Далі проводити розрахункові операції через основний РРО в загальному порядку.
Z-звіт друкувати у звичайному режимі (у день відновлення роботи — за період з початку проведення першої розрахункової операції).
11. Розділ 4 книги ОРО заповнюється так само, як і при використанні РК (див. вище).
Нормативна база
- Закон про РРО — Закон України від 06.07.95 р. №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».
- Указ №436 — Указ Президента України від 12.06.95 р. №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки».
- Положення №637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. №637.
- Порядок №547 — Порядок реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затверджений наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. №547.
- Порядок опломбування РРО — Порядок опломбування реєстраторів розрахункових операцій, затверджений наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. №547.
- Вимоги №199 — Вимоги щодо реалізації фіскальних функцій реєстраторами розрахункових операцій для різних сфер застосування, затверджені постановою КМУ від 18.02.2002 р. №199.
- Вимоги №1057 — Вимоги щодо створення контрольної стрічки в електронній формі у реєстраторах розрахункових операцій та модемів передачі даних, затверджені наказом Мінфіну від 08.10.2012 р. №1057.
Ганна ЛІСОВА, фахівець з оподаткування та бухобліку